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Réussir son projet RPA - seconde partie
Les entreprises prennent de plus en plus la mesure des bénéfices qu’elles peuvent retirer de l’automatisation de processus. Yannick Waller, directeur général chez Business Line Fonctionnel, Devoteam, se penche sur la manière de retirer le meilleur retour sur investissement.
Cette tribune de Yannick Waller succède à une première qu’il est possible de retrouver ici.
Je suis convaincu que ce marché de l’automatisation continuera de croître dans les années à venir et que les cas d’usage seront de plus en plus nombreux, à la fois portés par le succès des projets en développement et par l’incroyable potentiel offert par les technologies d’Intelligence Artificielle. Ces projets devront se concevoir à l’échelle de l’entreprise, car en automatisant ces tâches ce sont bien les métiers mêmes des collaborateurs qui seront impactés. Des collaborateurs qu’il faudra accompagner. Tour d’horizon des cas d’usages.
Pour une grande banque internationale : « robotisation de processus de contrôles manuels sur le reporting projet »
L’équipe « Project Portfolio Management » pilote un portefeuille de 95 projets. Sur les 3 premiers jours ouvrés du mois, chaque projet doit obligatoirement compléter son reporting mensuel dans l’outil de pilotage de la banque. Il comporte des éléments qualitatifs tels que les messages clés, les livrables et jalons atteints, prochaines étapes, avis du sponsor, alerte, etc. Il doit aussi indiquer les mises à jour de la roadmap, les KPI, les risques, et les données financières (consommé vs prévisionnel).
L’équipe PPM doit s’assurer de la qualité des données et de la soumission des reportings dans les délais impartis (760 checks effectués 3 fois par jour chaque mois). Ce processus se montre chronophage, répétitif et à faible valeur ajoutée. Un robot a donc été mis en place pour automatiser l’ensemble de ces contrôles générant un gain d’un ETP [équivalent temps plein] dans l’équipe.
L’amélioration est également qualitative avec l’ajout de 285 points de contrôles supplémentaires lors des développements qui sont venus s’additionner aux 760 points de contrôle automatisés.
Transport
Yannick Waller, directeur général
Business Line Fonctionnel,
Devoteam.
Un important fournisseur de transport mondial a utilisé le RPA pour automatiser la prise de commande et leur exécution pour la plupart des commandes de fret des fournisseurs. La société a initialement mis en œuvre une solution RPA fonctionnant d’après des règles contrôlées manuellement pour augmenter/remplacer la prise manuelle de commandes et leur exécution.
En raison des grandes variations régulières de la charge de travail, ainsi que des pics causés par des événements mondiaux et commerciaux, la capacité était difficile à gérer efficacement, et le contrôle de l’exécution complexe – la gestion manuelle causant un nombre important d’inefficacités à déclarer.
Un fournisseur de solutions et de plates-formes informatiques a donc été recruté pour restructurer la solution RPA, afin qu’elle devienne une solution hautement évolutive hébergée sur le cloud. Le principal moteur d’affaires de la restructuration de la solution était un degré d’automatisation plus élevé donnant moins d’erreurs, des économies de coûts en abandonnant les solutions sur site et le travail manuel, un très haut niveau d’évolutivité et un très haut degré de continuité des activités grâce aux possibilités de reprise mondiale.
La solution qui s’ensuit est hébergée dans Azure en utilisant les machines virtuelles les plus petites et les moins chères pour les nœuds de travailleurs et la restructuration, de telle sorte que les responsables d’origine puissent travailler et comprendre le code. Elle automatise entièrement la prédiction de charge de travail, afin de mettre en service ou hors service les nœuds de travailleurs par pas de 10 s, 100 s ou 1 000 s, le cas échéant. Les nœuds travaillés ayant échoué ou ayant été écrasés sont placés dans une file d’erreurs pour une intervention manuelle.
Secteur public
Les robots RPA sont souvent utilisés pour garantir que les informations saisies dans les formulaires de site Web sont facilement extraites et chargées sur les systèmes pertinents. Ceci est utilisé lorsque les visiteurs du site Web s’abonnent aux bulletins d’information, à la publication, etc., en remplissant des formulaires. Les robots recueillent les informations enregistrées et les chargent sur le système de gestion de la relation client (CRC) qui crée les listes de diffusion et assure le suivi de l’activité des clients.
Une municipalité a utilisé ces fonctions pour traiter les plaintes des citoyens concernant le bruit et les odeurs dans la ville. Une fois reçues, les plaintes sont enregistrées, les données sont extraites et chargées sur les systèmes pertinents. Par la suite, chaque cas est transmis aux personnes concernées. Cela garantit un traitement rapide et facilite le travail des employés concernés, car les dossiers sont prêts pour une action ultérieure le lendemain.
