Thalès teste un Juriste Numérique junior pour répondre aux appels d'offres

Contexte

Quand on est un géant comme Thalès (15 milliards de CA) et que l'on exerce dans les domaines de la défense, de la sécurité et de l'aérospatial, ces appels d'offres sont par nature des exercices d'analyses juridiques touffus et complexes.

Le travail des juristes en charge de ces dossiers consiste dans un premier temps à identifier les éléments clefs : ceux qui pourraient poser problème et ceux qui peuvent - au contraire - être une opportunité.

Toutes ces informations sont ensuite synthétisées dans un « Legal Memo » de cinq ou six pages.

Sa pertinence est critique. Il permet aux managers de décider de répondre - ou non - à l'appel d'offres. Et dans le cas d'une réponse, il identifie les clauses contractuelles qu'il faut mettre en place pour gérer les risques que constituerait le contrat. Il aide également à déterminer le niveau de provisions financières qu'il faut mettre pour gérer ce risque.

Bref, les juristes de Thalès doivent analyser très finement le texte, ne pas se tromper, ne rien oublier de fondamental, et le faire dans un délai restreint.

Des milliers d'appels d'offres par an, d'en moyenne 500 pages, qui prennent deux minutes par pages à lire

« Thalès reçoit des milliers d'appels d'offres par an. Chacun fait, en moyenne 500 pages », explique Xavier Fontana, Directeur Juridique Groupe chez Thales. « La lecture d'un tel document ne se fait pas tout à fait comme un roman, il faut au moins une à deux minutes pour lire une page. Sur les millions de pages par an, cela fait des millions de minutes. Vous arrivez très rapidement à des hommes-ans ».

D'où l'idée d'automatiser.

ASCCIM : le « Digital Junior » qui prépare le travail

Le projet lancé en interne se nomme alors ASCCIM (jeu de mot sur "Ask Him").

Véritable « Digital Junior », ASCCIM est « la petite main qui sait lire le document en quelques minutes, qui sait identifier les points critiques de l'appel d'offre, qui sait filtrer l'information et la mettre au regard des éléments d'analyse du Legal Memo, et qui sait associer ce qu'il y a dans le mémo et les différents points qu'il a identifiés qui correspondent à la problématique », résume Xavier Fontana. « En gros, c'est le Junior qui va mâcher le travail du Senior - qui lui va signer et prendre la responsabilité de l'appel d'offre ».

Concrètement, l'outil mis en place explore le texte original et identifie les différentes thématiques voulues que l'on retrouve dans le Legal Memo. L'utilisateur peut cliquer sur une thématique pour arriver au fragment de texte concerné et indiquer au logiciel si l'élément est, effectivement intéressant. Le Legal Memo se construit ainsi progressivement en extrayant les "snippets" du texte original, avec possibilité de vérification.

ASCCIM de Thalès par Proxem

Deuxième étape, l'idée germe alors en interne d'ajouter une « mémoire » à ASCCIM. Le but est que la « machine » se rappelle de l'appel d'offre en cours avec le client, et de l'historique de ceux déjà passés.

Avec cette mémoire, « nous saurons ce que demande le client au cours du temps » et Thalès pourra ainsi analyser l'évolution des besoins pour anticiper.

Ce cas d'usage déborde d'ailleurs du service juridique. Avec ces données extraites du texte brut, les services commerciaux pourraient « devancer les desideratas du client » et mieux négocier en fonction de l'évolution des clauses contractuelles.

Un PoC exigeant

Au tout début du projet, Thalès voit bien le bénéfice potentiel de l'analyse sémantique, mais l'entreprise n'était pas sûre que la technologie fonctionne. Elle décide donc fort logiquement de commencer par un PoC. Mais pas un PoC simpliste. Loin de là.

« Ce n'était pas: "convainquez-nous avec deux trois bouts de logiciels" », confirme Xavier Fontana. Thalès voulait un vrai prototype fonctionnel. La criticité de la tâche à remplir expliquait cette exigence.

La Direction juridique s'adresse alors à la Direction technique pour qu'elle lui propose des sociétés qu'elle juge suffisamment robustes d'un point de vue technologique. Résultat, une "short list" de quatre noms. Mais face aux exigences des juristes de Thalès, seul Proxem est retenu. Le prestataire se lance alors dans l'aventure - avec une certaine modestie.

Il faut dire que même pour un expert de la sémantique, le défi est de taille. Il l'est encore plus lorsque Xavier Fontana fixe ses conditions.

« Nous leur avons dit : sur les 20 sujets qu'il y a dans le Legal Mémo, il faut que vous en traitiez cinq (les critères d'acceptation, les dépendances critiques, les clauses de terminaison, les clauses de pénalités et d'indemnité, et savoir si le contrat est embêtant ou non pour les normes comptables IRFS 15) ».

Il ajoute qu'il souhaite que le PoC aille vite, qu'il soit précis, qu'il soit complet (« il ne faut rien rater ») et que le résultat soit exploitable. Par-là, il entend une UI « qui ne s'adresse pas à des geeks » et surtout des résultats sans faux-positif (« si la personne doit vérifier tout le travail, autant qu'elle lise directement l'appel d'offre »).

Un apprentissage sur 80 documents d'appels d'offres seulement

Proxem demande alors un millier de documents pour l'apprentissage juridique des algorithmes de sa solution. Mais là encore, Xavier Fontana réserve une surprise.

Il ne souhaite pas faire sortir 1000 appels d'offres de ses archives. Proxem en négocie 500. Il refuse également. Tout comme il refuse d'en communiquer 100. Son souhait est de n'en donner que cinquante.

Proxem souligne alors qu'avec cinquante petits documents, il est quasiment impossible de relever le défi. « On leur a dit que s'ils voulaient le contrat, il faudrait faire avec 50 », tranche le donneur d'ordres.

L'éditeur accepte, mais tente tout de même une dernière fois d'avoir plus de données. Avec succès. Thalès concède à leur donner quatre-vingt appels d'offres.

Après apprentissage, les résultats du premier test sont positifs sur toute la ligne. Seul bémol, avec si peu d'apprentissage, il faut faire le « fine tuning à la main ». Chose qui ne dérange pas le juriste dans ce PoC, bien conscient des contraintes énormes qu'il a fixé à son - désormais - partenaire.

La Machine bat les juristes

En résumé « c'est simple, ça marche ! », lance un Xavier Fontana convaincu.

Pour lancer l'outil, la direction juridique organise un concours interne. « Nous avons distribué [à des juristes] le gros classeur d'un appel d'offres. Nous leur avons dit que l'atelier allait durer 3 heures et que chacun devait faire un Legal Memo ». Les participants rétorquent qu'un tel travail en si peu de temps n'est pas possible. « Sortez ce que vous pouvez », leur répond le responsable.

Un Légal Memo en à peine quelques minutes

Dans le même temps, l'appel d'offres est rentré dans « la machine »... qui sort son Legal Memo - sur cinq critères - en à peine quelques minutes. Ce qui met fin à l'atelier à la surprise des autres concurrents.

Le mémo est alors dévoilé aux participants battus, en même temps que le logiciel qui l'a généré. Les juristes sont bluffés. Ils demandent immédiatement à être équipés de cet outil.

Le logiciel de Proxem a depuis été présenté à d'autres fonctions de l'entreprise, elles aussi sous le charme. Les techniciens se verraient bien avoir quasi automatiquement les exigences techniques des appels d'offres. « Proxem nous a dit qu'ils sauraient faire cela ; que s'ils savaient reconnaitre quelque chose, ils sauraient reconnaître autre chose ».

Idem pour les exigences non techniques, qui sont cachées et éparpillées un peu partout dans le document (« c'est un cauchemar pour un juriste »). Le service achat y voit, lui, un outil pour dépouiller ses documentations propres en amont.

La dernière étape avant le déploiement chez Thalès est, aujourd'hui, financière. Le budget, d'un montant confidentiel, est en cours de validation.

Côté technique, en revanche, tout est prêt. Le nouveau Digital Junior semble donner entière satisfaction à ses collègues et à ses managers.