Schneider Electric partage et sécurise ses documents avec Box

« Nous n'avions pas de système fédéré pour la gestion de contenus. Pour échanger et partager les documents, les salariés du groupe utilisaient beaucoup les emails et, de plus en plus, des outils du commerce tels Google, DropBox, etc », raconte Hervé Coureil, directeur du système d'information (DSI) de Schneider Electric. Cette situation était paradoxale alors que le groupe, qui emploie 100 000 personnes dans le monde, avait décidé de globaliser sa DSI pour simplifier la transformation digitale et améliorer la qualité de services. « Au moment où nous cherchions une cohérence à l'échelle mondiale, les îlots étaient de plus en plus nombreux. Cela posait des problèmes très simples comme, par exemple, comment gérer le départ d'un salarié qui avait un compte DropBox et qui accédait également aux comptes d'autres salariés ? », poursuit-il.

La DSI a cherché à concilier, d'une part, la facilité d'utilisation et, d'autre part, l'organisation, la structuration et la sécurisation du partage de documents. « En résumé, comment améliorer l'expérience utilisateur tout en gérant la consumérisation de l'informatique », synthétise Hervé Coureil. Plutôt que d'imposer un outil, Schneider Electric a opté pour une démarche virale. La DSI a mis à disposition de 2000 utilisateurs des services informatique et communication, la solution de Box, autrement dit des espaces de travail collaboratif réservés dans le Cloud, auxquels les utilisateurs peuvent convier d'autres personnes, internes ou externes à l'entreprise. Ensemble, ils partagent ainsi des documents de toutes tailles et de toutes natures, depuis le terminal qu'ils préfèrent, smartphone, tablette ou ordinateur.

80 000 utilisateurs de la solution

De 2000 il y a à peine deux ans, le nombre d'utilisateurs de Box est passé à 80 000 aujourd'hui, faisant de Schneider Electric un client majeur pour Box en Europe. « Ca a explosé au-delà de nos attentes », reconnaît Hervé Coureil. « Et nous n'avons forcé personne ! ». Une petite équipe de la DSI administre la solution, gère les droits d'accès et sécurise les données. Elle a travaillé à l'éducation des utilisateurs en diffusant les bonnes pratiques. L'adoption a été rapide car les utilisateurs gèrent très simplement leurs espaces et créent eux-mêmes leurs profils. « L'idée de génie de Box, c'est la plate-forme, s'enthousiasme Hervé Coureil, car les utilisateurs peuvent définir eux-mêmes leurs modes d'utilisation de l'outil. » Contrairement aux emails, dont on ne sait jamais dans lequel a été envoyée la dernière version d'un document, Box fournit un espace commun et sécurisé de partage. Les participants sont sûrs de travailler sur la dernière version disponible et ils retrouvent facilement les versions antérieures.

Schneider Electric a retenu Box car la solution proposée répondait aux deux critères de choix du projet : « l'expérience utilisateur est très simple et la solution offre un bon niveau de sécurité et de contrôle », détaille Hervé Coureil, qui ajoute : « de plus, Box est aussi simple et convivial à utiliser depuis un mobile ». Pas négligeable pour Schneider Electric qui a lancé son programme BYOD (Bring your own device) il y a déjà deux ans. Certes, Box représente un budget supplémentaire, car la plate-forme pour les entreprises est payante, « mais vu les retours des utilisateurs, cela en vaut vraiment la peine ! », affirme le DSI. D'ailleurs, des utilisations inattendues de la solution apparaissent ici et là. Après la réalisation de ses catalogues, Schneider Electric va réaliser son premier appel d'offres sur Box. Les répondants trouveront toutes les informations utiles sur la plate-forme et y déposeront leurs offres.