SIRH : Le Club Med délaisse PeopleSoft au profit de Workday

La DRH au cœur du chantier de transformation numérique

"Cap sur l'incomparable", "Magellan", "Go for change", les plans de transformation se succèdent au Club et, comme le résume Sylvie Brisson, la Directrice des Ressources Humaines de Club Med, l'entreprise est en transformation permanente depuis 15 ans : « Nous sommes massivement passés à un mode projet au niveau de l'entreprise et l'humain est au cœur de cette transformation, à tel point que lorsque nous avons lancé notre projet de transformation numérique, celui-ci a été confié à la DRH. Mon prédécesseur [NDLR: Olivier Sastre] a été à la manœuvre pour lancer ce projet qui devait reconstruire les fondations au niveau produit, commercial, marketing et RH. »

La montée en gamme a poussé la DRH à repenser son recrutement, la formation, les parcours, la mise en place d'une université des talents, d'un campus, etc. « Cette transformation a été essentiellement menée en interne et nous avons aujourd'hui la fierté de pouvoir dire que celle-ci est le fruit du travail de nos équipes qui se sont très fortement mobilisées dans cette transformation. »

Pour mener à bien cette transformation, le Club Med a fait le choix de revoir son organisation interne et le CDG (Comité de Direction Générale) a souhaité regrouper dans une même organisation tout ce qui est relatif à la communication, au produit, au digital (sites web), ainsi qu’à l'IT technique.

« C'était une approche qui n'était pas courante à l'époque », explique la DRH qui précise : « Nous souffrions d'un fonctionnement en mode guichet, avec des IT qui étaient des personnes de 50 ans et face à eux de jeunes "marketeux" avec beaucoup d'idées, qui pensaient client. Ils voulaient faire plein de choses, mais devaient rédiger des piles de spécifications pour le service informatique. Ils n'avaient une réponse que 3 mois plus tard, pour finalement obtenir un résultat déjà obsolète 18 mois plus tard car le marché avait beaucoup évolué depuis. C'est un peu caricatural, mais c'est bien ce qui nous a poussé à mettre en place une nouvelle organisation bâtie sur les méthodes agiles avec le client. Celui-ci est mis au centre des processus et des boucles courtes d'apprentissage afin de basculer dans un Test&Learn continu. »

La DRH a voulu appliquer le principe de symétrie des attentions

En parallèle à cette transformation de l'organisation, la DRH s'est elle-même engagée dans une transformation de ses processus. Elle a initié une réflexion sur les outils proposés aux salariés du Club Med : « En parallèle à ce travail sur le parcours client, il nous est apparu de manière très évidente qu'un même travail devait être mené sur le parcours salarié, dans ce que l'on appelle la fameuse symétrie des attentions. Si on veut que nos salariés donnent le meilleur d'eux-mêmes vis-à-vis de nos clients, il faut que, eux  aussi, se sentent respectés, qu'ils sentent que l'on prend soin d’eux et qu'ils comptent pour l'entreprise. C'était déjà le cas, mais nous étions confrontés, comme les autres entreprises, au  phénomène de l'arrivée des générations X, Y et maintenant Z. Nous recrutons essentiellement des 20, 22, 25 ans et nous avons vécu ce phénomène très tôt et de manière amplifiée. »

La DRH a donc souhaité repenser son parcours salarié, depuis la phase amont, c'est-à-dire le prospect qui entend parler des emplois proposés par le Club Med, le parcours du candidat déclaré à un poste, son onboarding (intégration) dans l'entreprise, puis assurer la gestion de sa carrière et ses différentes affectations.

 En effet, plus d'un village sur deux a une activité purement saisonnière.  La DRH doit ainsi constituer les équipes de chaque village avec des rotations du personnel 2 fois par an. Pas simple quand on sait que de nombreux GO (Gentils Organisateurs) ne travaillent au Club Med que l'espace d'une saison.

La DRH doit donc stimuler ce personnel saisonnier pour qu'il rempile pour une nouvelle saison, notamment avec des propositions d'affectation dans ses différents villages. Pour ceux qui ne souhaitent pas rester, il s’agit de les transformer en ambassadeurs de la marque.

Jusqu'à maintenant, le SIRH du Club Med s'appuyait sur PeopleSoft, un ERP RH déployé voici 16 ans maintenant. Après avoir étudié la possibilité de compléter le progiciel par d'autres briques applicatives pour le recrutement, la formation avec un LMS (Learning Management System), l'équipe RH s'est intéressée à Workday.

Sylvie Brisson explique : « Finalement, nous avons compris que nous pourrions couvrir l'ensemble de nos besoins avec Workday. Avec PeopleSoft, bulletins de paie mis à part, nous étions habitués à disposer d'un outil et d'une base de données uniques, mais PeopleSoft n'était utilisé que par l'équipe RH et les managers, et uniquement pour la saisie des évaluations et les congés. Nous avons estimé qu'il serait judicieux de garder cette approche de plateforme unique, mais de nous appuyer sur un outil réellement ouvert qui puisse être utilisé par les GO, les managers et les RH. »

Workday, l'application la plus largement déployée dans l'entreprise

Le projet est initié il y a un an. Une première version de type MVP (Minimum Viable Product) a pu être déployée en décembre 2017 sur les bureaux et les villages du Club en Chine. Ce premier déploiement limité a permis de roder les processus et Workday a finalement été déployé sur l'ensemble des bureaux de l'entreprise dans le monde le 14 mai 2018. Il le sera auprès de tous les villages le 19 novembre. Ce seront alors entre 22 000 et 23 000 employés qui auront accès à la plateforme ; ce qui en fera la première application de l'entreprise en terme du nombre d'utilisateurs, devant même Workplace, le réseau social d'entreprise Facebook. Celui-ci, déployé au Club Med depuis 3 ans, n'est en effet pas accessible par tous les employés.

« Workday sera le seul outil réellement utilisé par tous dans l'entreprise, y compris par les employés qui n'ont ni PC, ni même de compte de messagerie d'entreprise. Les GO pourront y accéder via leur adresse email personnelle et l'application Workday sur smartphone. En  comparaison, actuellement PeopleSoft n'est accessible qu'aux 350 membres des RH de l'entreprise, ainsi qu'à environ 3 000 managers. Seulement un millier d'employés peuvent s'y connecter pour poser leurs congés. »

Le Club Med a souscrit à l'intégralité des modules de la plateforme Workday. Outre le Core RH, Sylvie Brisson évoque les modules recrutement, gestion de carrière et pilotage de la mobilité, formation, évaluations et feedback employé ainsi que le suivi des rémunérations.

« Pour l'instant, nous n'avons pas connecté Workday à nos systèmes de paie car nous avons le projet de réaliser une évaluation de tous nos outils de paie en production à travers le monde et de faire le ménage et ne connecter que ceux qui seront finalement conservés. Notre vision est de faire de Workday notre outil unique central où le GO pourra avoir demain son bulletin de paie, où il pourra charger ses notes de frais, poser ses congés, postuler pour un autre poste ou consulter ses propositions d'affectation. Nous ne sommes pas encore à ce stade aujourd'hui, mais l'objectif d'avoir un outil unique pour nos employés est bien là », conclut Sylvie Brisson.