SIRH : ICF Habitat (SNCF) migre pas à pas sa plateforme RH vers le cloud

Une migration module par module... avant de passer au Core RH

L’objectif est de migrer la totalité des applications RH sous HCM à l’horizon 2021, notamment le Core RH - hormis la paye qui n’est pas concernée par le cloud. Outre le fait d'offrir une seule interface plus moderne, l’objectif du DRH est de gagner du temps au niveau de la circulation des données en s’appuyant sur une solution intégrée.

« Avec un seul modèle de données, Oracle HCM évite d’avoir à gérer de multiples comptes utilisateurs et nous fait gagner en productivité. Les gens qui sont recrutés sont directement intégrés à notre base PeopleSoft, et le salarié qui arrive est automatiquement notifié pour ses formations en ligne. »

Un calcul de ROI précis a été mené pour évaluer combien allait coûter ce projet de migration vers le cloud, quel serait le gain financier à regrouper les contrats de toutes ses applications RH sur une même plateforme, et combien de temps serait économisé dans la gestion des différentes connexions et paramétrages de ces applications - sans oublier les gains de temps opérationnels sur les échanges de données.

« Un enjeu était de nous projeter sur des outils plus modernes qui incitent à s’adapter au produit plutôt que chercher à faire l’inverse »

« Un autre enjeu pour nous était de nous projeter sur des outils plus modernes, des outils cloud qui incitent à s’adapter au produit plutôt que chercher à faire l’inverse », ajoute François Mélin. « Nous allions éviter d’avoir trop de développements spécifiques à mener. Mais cela nous pousse aussi à adopter des modes de fonctionnement plus modernes, capitaliser sur le savoir-faire d’Oracle basé sur les pratiques de ses clients et faire de l’outil un levier dans la modernisation de nos pratiques RH. »

La connexion et la migration vers les modules cloud ont représenté un budget de près de 300 000 euros, dont 100 000 euros ont été investis dans le volet intégration de données avec la solution PeopleSoft.

ICF Habitat s’est fait accompagner par son intégrateur sur le déploiement des deux premiers modules, menés de front afin de gagner du temps et d’abandonner rapidement les autres produits. « Nous avons déployé Talent base, Performance & Objectifs pour gérer les entretiens individuels et Compensation, et recrutement en 5 mois, en menant ces projets en parallèle. Il ne s’agissait pas d’une équipe DSI, mais de l’intégrateur qui travaillait en support à nos équipes métiers du fait de leur expérience auprès d’autres clients et de leurs compétences plus techniques. »

Sur ce projet, ICF Habitat a travaillé avec HR Path sous la forme d’ateliers rapides avec des cycles de décision très courts. « Nous avions longuement testé l’outil avant le lancement du projet, évalué ses possibilités, ses contraintes afin d’aller très rapidement au moment de la phase d’intégration. Nous savions quelles fonctionnalités activer, comment les paramétrer, mais il ne s’agissait pas véritablement de développements. Nous n’avons pas souhaité impliquer trop de personnes, mais seulement quelques Business Owners qui devaient tirer profit de la plateforme. Aujourd’hui, c’est moi en tant que DRH qui assure la majeure partie des tâches d’administration de la plateforme. »

Dès 2017, 100 % des entretiens individuels sont menés sur la plateforme

Le DRH estime que l’accueil par les utilisateurs fut très positif. Un gros effort a été réalisé en termes de communication auprès du personnel pour que l’outil soit bien accepté, avec des mailings et des tutoriels. « Nous avons utilisé les capacités analytiques de l’outil pour mesurer l’usage des outils, identifier les gens qui ont des difficultés afin de les relancer de manière ciblée, leur envoyer les bons tutoriels, etc. Nous avons été très proactifs et surtout en étant très positifs dans notre approche en donnant des informations de manière très régulière à nos utilisateurs, avec un ton ludique pour faciliter l’adoption ».

En 2017, la première campagne d’entretiens individuels est menée sur l’outil, avec un taux d’utilisation de 100 %.

Le second module déployé fut celui consacré aux rémunérations. Les utilisateurs disposaient déjà d’une solution on-premise sous PeopleSoft, mais la solution cloud leur offrirait une interface plus moderne avec de meilleures capacités de calcul et la possibilité de créer des alertes.

Quelques ateliers ont été organisés afin d’expliquer les bons réflexes RH. Ce module est mis en œuvre par 200 managers, en lien avec l’outil d’évaluation. « C’est tout l’intérêt de disposer d’un outil intégré. Nous avions les évaluations au niveau de l’outil de simulation qui alimentait directement l’outil compensation ».

Taleo pour le recrutement

ICF Habitat a ensuite mis en place Taleo, le volet recrutement de l’offre Cloud Oracle, un outil qui ne fait pas partie d’HCM.

« C’est un produit plus tourné vers l’externe, car il vise en premier lieu les candidats. L'enjeu a été d’accompagner les recruteurs, ce qui a été un peu plus difficile qu’avec nos managers car ils ont plus de mal à changer d’outil. Néanmoins, Taleo nous a permis de travailler sur la multidiffusion des annonces, avec une interface candidat revue qui a renforcé nos suivis de recrutements et automatisé l’intégration. Le fait d’avoir des outils modernes aide pour les recrutements difficiles, notamment dans le domaine informatique. »

L’intégration de Taleo avec le Core RH PeopleSoft a également allégé la charge administrative de la gestion des nouveaux embauchés : il n’y a plus de ressaisies de données au moment de l’arrivée du candidat et un outil de suivi permet aux managers qui ont exprimé un besoin de recrutement de suivre à tout moment où en est le processus.

De même, les recruteurs disposent de la capacité de mesurer l’efficacité des supports qu’ils choisissent pour diffuser leurs annonces. L’intégration a été menée entre Taleo et PeopleSoft qui reste la base maître pour alimenter le module Talent Management.

Une nouvelle plateforme pour diffuser des nouvelles pratiques RH

Tous les salariés de l’entreprise ont aujourd’hui accès aux modules HCM, en fonction de leur poste. Un des intérêts du cloud qui a convaincu ICF Habitat est de pouvoir garantir cet accès en toutes circonstances, notamment pour les cadres et les managers qui sont très souvent en déplacement.

De même, la nouvelle plateforme permet de développer les usages du e-Learning auprès d’un personnel très dispersé géographiquement. « L’outil n’est pas bâti selon la logique des entreprises françaises qui fonctionnent par plans de formation un peu rigides. Le catalogue de formation est proposé au collaborateur, lequel va piocher les formations qui correspondent à ses besoins, qu’il s’agisse de formation par module en ligne, de guide écrit, de formation classique en salle, voire par un accompagnateur. Cela correspond bien à notre vision où les salariés doivent être acteurs de leur carrière et doivent pouvoir choisir eux-mêmes les modes de formation qui les intéressent. »

En outre, l’approche "Social Learning" d’Oracle HCM - bientôt activée - privilégie les échanges entre collaborateurs, ce qui correspond également à la volonté du DRH.

François Mélin a aisni pu proposer des formations à la carte en termes de contenus et de format. A terme, le DRH souhaite pousser de petites formations vidéo - microlearning (aussi appelé whisper learning) - sur mobile auprès des employés d’immeuble - 688 personnels de proximité qui constituent une population plutôt isolée.

Une migration complète vers Oracle HCM, mais pas avant 2021

Si PeopleSoft 9.2, actuellement en production chez ICF Habitat, est toujours mis à jour par Oracle, il devient moins stratégique pour l’éditeur. Le DRH, lui, reste fidèle à sa stratégie de maintenir la paye en interne (aspect stratégique dans le métier immobilier), même s'il entend déployer petit à petit des nouveaux modules dans le Cloud Oracle HCM, pour arriver au Core RH.

Certains modules PeopleSoft comme la gestion des congés ou celle des notes de frais pourront migrer facilement vers le HCM. D’autres le seront plus difficilement comme la gestion des comptes épargne temps (qui est un développement spécifique), ou la gestion des salaires des gardiens qui sont récupérables dans les charges locatives.

Comme ICF Habitat gère une affectation des salariés par immeuble, et ainsi une répartition de leurs salaires, un développement spécifique sera nécessaire.

Une autre chantier arrive à plus court terme : la mise en route du module Talent Review pour la gestion des objectifs de carrières. « C’est une mise en place que nous envisageons de mener sans intégrateur. Tout comme pour l’e-Learning, nous estimons que la documentation fournie par Oracle et le support de l’éditeur sont suffisants pour piloter des projets de déploiement en interne hors période de rush. »

Le DRH estime d'ailleurs qu' Oracle a fait de vrais progrès en termes de support. « [Les notes et les guides de Oracle HCM] sont pratiques et pédagogiques sur la façon de mettre en place les nouvelles fonctionnalités. Les commandes sont elles-mêmes assez simples à mettre en œuvre. La plateforme Customer Connect permet aussi de poser des questions, de consulter les réponses des experts d’Oracle aux questions déjà posées par d’autres utilisateurs. On obtient des réponses très rapidement. C’est un vrai complément aux intégrateurs. Il est aussi possible de récupérer des rapports analytiques déjà prêts, très simple à mettre en place dans votre propre univers. C’est un vrai plus pour un DRH. »

Si ICF Habitat travaille toujours avec HR Path qui développe toujours pour son Core RH PeopleSoft, le cloud donne beaucoup plus d’autonomie à François Mélin qui peut ainsi arbitrer entre le temps que va passer son équipe interne à paramétrer la solution Oracle HCM et ce qui sera confié à son intégrateur. « Pour peu qu’on ne cède pas aux sirènes des utilisateurs qui réclament du spécifique, on peut facilement mener des projets en interne », conclut le DRH.