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Projet IT

Quadran fait appel à Drooms pour partager ses documents sensibles

Le spécialiste de l’énergie renouvelable s’est appuyé sur ces services de dataroom virtuelle afin de sécuriser le partage de documents dans le cadre d’audits. Granularité des contrôles et des rapports, ainsi que simplicité d’utilisation, l’ont emporté.

Valéry Rieß-Marchive
par
Publié le: 05 janv. 2016

Le groupe Quadran, né de la fusion de JMB Energie et d’Aérowatt, utilise activement les services de dataroom virtuelle sécurisée de Drooms depuis plus de 18 mois. A l’instar d’IntraLinks – qui a racheté le français DocTrackr en avril 2014 – ou encore de l’allemand Brainloop, Drooms propose une solution permettant de mettre à disposition de tiers des documents confidentiels, sans avoir à les faire se déplacer en un lieu précis. Une pratique qui concerne notamment le domaine des fusions et acquisitions, là où l’information doit être mise à disposition, sans en perdre le contrôle.

Une gestion des droits hautement granulaire

Ana de La Mata, chargée de financement projets chez Quadran, explique avoir commencé à utiliser les services de Drooms début 2014, initialement dans le cadre de quelques projets, jusqu’à une levée de fonds de 45 M€ en juin 2015.

Le fait est que le groupe est régulièrement amené à faire auditer des projets, que ce soit sur le plan technique ou juridique, ce qui implique de partager des documents avec des tiers externes à l’entreprise. Comme beaucoup, Quadran s’est initialement penché sur le service Dropbox. Mais celui-ci a rapidement montré ses limites dans ce contexte précis : le groupe avait besoin de pouvoir contrôler les droits des tiers de manière très fine – et souhaitait accessoirement que ses données soient hébergées en Europe.

« Nous avions besoin de pouvoir affecter des droits différents par groupes de personnes, ou même par individu, document par document », explique Ana de La Mata. Et de pouvoir choisir entre simple consultation de document ou téléchargement.

La première opération dans le cadre de laquelle Quadran a utilisé Drooms portait sur 23 projets dans le solaire et l’éolien et a mobilisé rien moins qu’une quinzaine d’avocats.

Un suivi précis des activités

Mais l’intérêt de la dataroom va plus loin. Ana de La Mata précise ainsi que la solution de Drooms permet un suivi bien plus complet et précis des activités des tiers accédant à la dataroom, en temps réel. Un historique peut être exporté sous la forme d’un fichier Excel.

La simplicité d’utilisation du service s’est également avérée très bénéfique. Dans le cadre d’une opération capitalistique, c’est un total de 125 projets qui ont dû être audités, des projets en développement comme en exploitation. Las, Quadran regroupe un grand nombre d’agences et de centres d’exploitation et la consolidation des informations nécessaires peut s’avérer longue et difficile.

« La simplicité d’utilisation de Drooms nous a permis d’intégrer de nouveaux administrateurs de la dataroom en 5 à 10 minutes de formation », explique Ana de La Mata, soulignant que l’alimentation de la data room a ainsi pu être aisément distribuée et déléguée aux différents acteurs impliqués. Un gain de temps considérable.

La réutilisation pour limiter les chargements

Alors, certes, Ana de La Mata a pu rencontrer des difficultés pour alimenter justement la dataroom, du fait de la taille des documents concernés et des limitations des accès à Internet.

Mais « Drooms permet de réutiliser des documents d’une opération antérieure pour une nouvelle opération », sans avoir à les transférer à nouveau dans une dataroom depuis leur support de stockage local. De quoi là encore gagner du temps et fluidifier le processus de partage de documents.

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