Process Mining : comment l’industriel Hager réduit de plusieurs semaines sa migration vers S/4HANA

L’excellence opérationnelle en ligne de mire

La migration vers S/4HANA fait partie du Projet 2030 (P2030) de Hager, une initiative globale de l’entreprise qui vise à s’adapter aux évolutions du marché, notamment grâce à la technologie, explique Frank Helbing.

Dans ce cadre du P2030, l’équipe de projet a dans un premier temps échangé avec la direction de Hager pour s’assurer que S/4 correspondait bien aux besoins du futur modèle opérationnel de l’entreprise.

Frank Helbing, Hager

« Nous avons décidé d’effectuer une conversion de notre ERP vers S/4HANA, qui s’accompagnera de l’implémentation de nouvelles extensions bien spécifiques », dévoile Frank Helbing. « Comme pour des choses comme la planification intégrée des activités ou un nouveau système de consolidation financière ».

En collaboration avec SAP, Hager a mené une étude afin de déterminer quelle approche de migration adopter : brownfield (mise à niveau de son système), greenfield (nouvelle installation de son ERP) ou une combinaison des deux.

L’excellence opérationnelle (et des processus) étant un objectif prioritaire de P2030 et de la migration, SAP a suggéré à Hager de se pencher sur les outils de process mining de Celonis.

Le rayon X des procédures métiers

Celonis, dont le siège social est doublement situé à Munich et à New York, est l’un des spécialistes du process mining (avec Signavio, racheté par SAP ou MyInvenio racheté par IBM). Son logiciel parcourt et compulse tous les processus d’une entreprise pour en analyser le fonctionnement et en repérer les faiblesses et les failles.

« L’idée que nous avons eue il y a dix ans, c’était d’avoir une sorte de radiographie des procédures, un rayon X des processus métiers – et d’être capables d’aller voir n’importe quelle entreprise et de lui montrer comment ses processus fonctionnent », raconte Alex Rinke, cofondateur et co-PDG de Celonis.

Alex Rinke (co-fondateur
de Celonis)

Après qu’un PoC ait prouvé à la direction de Hager que le « rayon X » de Celonis pouvait aider à préparer la migration vers S/4, l’équipe de projet a déployé la solution à grande échelle pour examiner plus en détail ses processus et s’assurer qu’ils étaient bien optimisés pour le nouvel ERP.

« Une migration vers S/4HANA présente de nombreux défis. Par exemple, si vous avez fait beaucoup de personnalisations sur votre ERP, ou si vous avez un master de vos données qui n’est pas nettoyé ou encore si vos processus ne sont pas harmonisés, il faut retravailler tout cela en amont », avertit Franck Helbing. « Cela signifie que vous devez vraiment comprendre votre existant avant de pouvoir commencer à migrer ».

À la recherche des points bloquants

Hager a d’abord mis en œuvre Celonis sur son processus qui allait de l’émission de devis à l’encaissement. Résultat : le logiciel a découvert des inefficacités qui causaient des retards.

« Par exemple, nous avons vu que nous avions des vérifications de crédit inutiles, ce qui bloquait le flux des commandes et qui entraînait des retards de livraison », illustre Helbing. « C’était un domaine dans lequel nous pouvions réduire nos délais et aussi diminuer les actions manuelles – des traitements manuels qui faisaient perdre du temps pour s’occuper des blocages (documents, précommandes, etc.) et pour les valider ».

« Vous devez vraiment bien connaître votre existant avant de pouvoir commencer à migrer vers S/4HANA ».

Ce type d’analyse peut aider toutes les organisations à améliorer leurs processus. Mais Celonis a aussi aidé Hager dans deux phases spécifiques de sa migration : dans l’analyse « Fit-to-standard » (d’adéquation aux standards de S/4) et dans la préparation et l’exécution des tests.

L’analyse « Fit-to-standard » fait partie d’un framework de gestion de l’implémentation baptisé « SAP Activate ». Chez Hager, cette analyse a comparé les processus existants avec environ 280 bonnes pratiques incluses dans S/4. L’approche traditionnelle (sans process mining) consiste à organiser des ateliers avec des consultants qui posent des questions sur le fonctionnement des processus. Un travail fastidieux qui a, en plus, tendance à oublier certaines procédures.

« C’est un exercice assez difficile parce que vous devez vraiment avoir à l’esprit toutes les déclinaisons et toutes les variantes possibles de vos processus. Vous devez expliquer aux [consultants] comment elles fonctionnent toutes, ce qui prend beaucoup de temps », constate Franck Helbing. À l’inverse, « les informations fournies par un outil comme Celonis permettent de réduire les coûts et les efforts nécessaires à l’organisation de ces ateliers d’analyse d’adéquation. Vous pouvez explorer et découvrir beaucoup plus rapidement vos variantes de procédures sur la base d’informations factuelles. Vous pouvez également effectuer des contrôles de conformité ».

Procédures : les risques des variantes

Anticiper les risques est la clé d’une préparation et d’une exécution efficaces des tests, ajoute Franck Helbing. Or connaître ses processus très en détail peut aider à comprendre les déclinaisons des processus les moins courantes – des variantes qui ne sont généralement pas incluses dans ces tests.

« Mais en faisant cela, vous avez un risque énorme, car à un moment ou à un autre, un processus ne fonctionnera pas comme prévu », avertit Franck Helbing. « Le process mining peut aider sur ce point, car il vous montre les variantes les plus courantes de vos processus, mais aussi les moins courantes. Vous pouvez donc également les prendre en compte pour faire vos tests ».

Le temps et l’énergie que Celonis a permis à Hager d’économiser dans la préparation de sa migration vers S/4HANA seraient très significatifs, avance en conclusion Franck Helbing.

« Si nous avions dû discuter avec chaque unité commerciale de leurs processus précis et de leurs workflows, cela aurait demandé une somme de travail phénoménale. Et en plus nous n’aurions jamais eu un tableau complet de ces procédures », souffle Franck Helbing. « Avec le process mining, nous avons immédiatement vu les processus tels qu’ils sont dans la réalité ».

« Bien sûr, vous avez une certaine idée de la façon dont ils devraient fonctionner. Mais vous n’êtes jamais sûr à 100 % de la façon dont les choses se passent dans la vraie vie », concède le responsable allemand. « Avec Celonis, je pense que nous avons gagné de nombreux jours, voire des semaines, dans la découverte et dans l’analyse de la manière dont nos processus fonctionnent réellement dans notre système actuel ».