PSA dépoussière la gestion budgétaire de ses usines en passant au SaaS

En 2016 Athena, le système de contrôle de gestion, n'est plus pertinent.

Il y a 2 ans, le responsable du contrôle de gestion du domaine industriel, service qui pilote les dépenses des 20 sites de production du groupe décide donc de tout remettre à plat afin de simplifier les processus d'élaboration budgétaire, le reporting et remettre à niveau ses équipes. En tout, ce sont 150 personnes qui élaborent le planning, les budgets et le reporting des sites industriels du groupe, aussi bien les usines qui assemblent les véhicules, mais aussi les fonderies, les sites de production des moteurs, des boites de vitesse, soit un large panel d'activités diverses. Chaque site dispose de son équipe de contrôle de gestion, une équipe au siège accompagne leur travail et consolide les données pour le groupe.

Anaplan Hub Paris 2018 - Equipe projet PSA

A l'issue de ce premier travail de réflexion, une conclusion s'impose, Athena, le système en place ne correspond plus aux besoins de PSA. « Notre système de consolidation en central n'était plus complètement pertinent et le foisonnement de feuilles Excel utilisées par nos sites pour échanger des données était difficilement gérable » constate alors Laurent Boisset qui déplore que ses contrôleurs de gestion devaient passer plus de temps à faire du couper/coller des données d'un système à un autre que réellement faire de l'analyse.

PSA doit moderniser ses processus, mais aussi son applicatif Athena qui, s'appuyant sur Oracle Essbase, joue le rôle de point central dans l'analyse des données. L'architecture en place nécessitait surtout de multiples échanges de fichiers Excel chaque mois pour collecter les données d'élaboration et consolidation dans un sens, de reporting dans l'autre, le tout multiplié par 20 puisque chaque site industriel conçoit ses propres feuilles Excel pour calculer les données. 

Anaplan devance Tagetik lors de la phase des proof of concept

Apres une étude de marché des solutions d'EPM et de CPM, le groupe PSA a identifié différentes solutions potentiellement intéressantes pour répondre à son besoin. Dans cette première liste figurent Anaplan, Adaptive Insights, Orale PBCS, Tagetik, Tidemark et quelques autres. A l'issue d'une première phase de benchmarking, le constructeur automobile sélectionne Anaplan, Tagetik et Tidemark.

Finalement, des poc (proof of concept) sont lancés avec Anaplan et Tagetik pour valider les capacités réelles de ces solutions. C'est Anaplan qui est finalement retenu avec son intégrateur Nell'Armonia. Fabian Bukraba, chef du projet « Optimisation processus gestion » au contrôle de gestion PSA explique sa démarche : « Un outil ne va pas régler les problèmes sans des processus qui fonctionnent correctement.

Au tout début de l'année 2016 nous avons commencé par un travail sur les processus avec l'ensemble de nos utilisateurs. A partir de ce moment a pu commencer le travail sur le système de gestion lui-même. Nous avons livré un travail sur la définition des besoins, nous avons privilégié les méthodes agiles plutôt que de rédiger le traditionnel cahier des charges. Nous nous sommes livrés à un maquettage Excel tout simplement parce que nous avions déjà beaucoup dans des fichiers Excel, alors pourquoi les refaire ailleurs. » 

Un déploiement express pour préparer le budget 2018

A la fin du premier semestre 2017,  PSA fait le choix de la solution et d'un intégrateur pour assurer le déploiement. Dès lors tout va aller très vite : « Dès le début du projet, PSA nous a mis une grosse pression afin d'être en production le plus rapidement possible » se souvient Alice Thoumyre, chef de projet chez Nell'Armonia. « Nous avons quand même commencé par une phase de conception générale pour bien cerner les enjeux et bien s'organiser dans l'outil.

Nous avons commencé en juillet 2017 et nous sommes entrés directement dans le vif en créant un DataHub pour les métadonnées avec en ligne de mire le budget 2018. » La première mise en production est effective en octobre alors que, en parallèle au volet élaboration budgétaire, l'intégrateur travaille sur le reporting mensuel.

« Nous avons travaillé en sprints successifs entre septembre et octobre 2017 de manière à ce que la partie technique soit rapidement en place et pouvoir former les utilisateurs en décembre sur chacun des sites. Nous avions suffisamment de marge de manœuvre pour faire un double-run en janvier sur quelques sites pilotes. » Anaplan est interfacé avec la base comptable PSA (SAP R3 rebaptisé SIGMA chez PSA) et toutes les 2 heures les informations comptables vont vers Anaplan qui est aussi interfacé au système de gestion du référentiel groupe (RCGF).

Le 1er février, l'application était officiellement ouverte en production pour la première clôture. Une « War Room » est mise en place dans les locaux de PSA pour venir en aide aux contrôleurs le jour de la clôture. « En fait il n'y a pas eu d'appels ! La clôture s'est très bien passée. Ce succès a permis de décommissionner l'ancien système, Anaplan venant remplacer le système Athena et réduire une bonne part des échanges de fichiers Excel » se félicite Alice Thoumyre. Toutefois, pas de dogmatisme au contrôle de gestion PSA, il n'est pas question de tuer Excel : pour chaque feuille Excel, l'équipe projet se pose la question de la pertinence de l'intégrer ou pas dans Anaplan. 

La conduite du changement un point clé dans le succès du projet

Outre cette modernisation des processus et de la plateforme informatique, Laurent Boisset voit dans ce projet un renouveau en termes managérial : « Notre idée était de nous poser des questions sur les processus en place, sur notre mode de fonctionnement, puis aller vers Anaplan. Ce que nous faisons maintenant, c'est partir de la plateforme Anaplan afin d'accompagner notre démarche d'amélioration. On repart sur une approche managériale de notre métier. »

Pour le responsable comme pour son chef de projet Fabian Bukraba l'accompagnement des utilisateurs a été une clé du succès du déploiement d'Anaplan. « L'intérêt de la solution Anaplan, c'est que la maîtrise d'ouvrage prend la main sur son métier, a la capacité de modifier facilement ses formules et son reporting » explique le chef de projet.

« Dans un monde où les contextes sont très changeants, où l'on nous demande de nouveaux axes d'analyse du jour au lendemain, il nous faut cette capacité de pouvoir adapter très rapidement notre système d'information. Pour pouvoir faire cela, il faut avoir une compétence en interne et ne pas devoir passer par un tiers en permanence. Il faut une ressource dédiée que l'on fait monter petit à petit en compétences. »

De même, si le projet de déploiement d'une solution Saas a été mené par le contrôle de gestion, le rôle de la DSI ne peut être négligé : « C'est un projet qui ne peut être mené seul, de même que cela ne se fait pas seul avec les maitrise d'ouvrage, ce n'est pas une solution isolée de l'IT. En termes de sécurité, nous sommes épiés par le monde entier et en particulier nos concurrents. L'IT a la responsabilité de la sécurité des données PSA et quand on opte pour une solution cloud, il faut ouvrir les portes. »

« Mais il faut aussi s'assurer que ce prestataire externe soit suffisamment sûr pour garantir la sécurité de nos propres données. C'est le rôle de l'IT d'être responsable de cette sécurité et seule l'IT a la compétence pour évaluer la capacité d'un éditeur à sécuriser cette donnée, garantir celle des flux de données » précise-t-il.

« Enfin pour les données qui vont vers notre ERP, la maitrise d'ouvrage n'a pas les compétences ni le droit d'intervenir sur les systèmes legacy. C'est en cela que l'implication de l'IT est incontournable dans de tels projets » conclut Fabian Bukraba.