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Pourquoi Harmonie Services Mutualistes s'est doté d'un DataLab
Poids lourd de la santé en France, Harmonie Services Mutualistes (HSM) s'est appuyé sur Micropole afin de lancer un vaste projet décisionnel en 2015. Un projet qui s'appuie à la fois sur les méthodes agiles et où un DataLab joue un rôle clé.
C'est en 2015 que le projet SPI est lancé par la direction d'Harmonie Services Mutualistes. L'idée est de donner à son activité Harmonie Services Mutualistes une plateforme décisionnelle moderne. Un véritable défi quand on sait que cette activité fédère 18 structures mutualistes en France et dont les activités sont diversifiées à l'extrême. Les structures gérées par HSM vont des crèches jusqu'aux établissements d'hébergement des personnes âgées dépendantes en passant par des centres de santé dentaires, des services infirmiers à domicile, des hôpitaux, des magasins Les Opticiens Mutualistes, des ambulances, etc.. En tout, HSM compte 18 000 salariés, ce qui fait de cette structure l'une des plus importantes en France dans le secteur privé.
Concilier ces besoins métiers très différents était donc l'enjeu d'un grand projet mené non pas comme un projet informatique traditionnel mais véritablement comme le lancement d'un nouveau produit auprès des métiers, comme le souligne Richard Vasseur, Responsable du programme décisionnel chez Harmonie Services Mutualistes : "Nous avons pensé SPI non pas dans une logique de projet, mais véritablement comme un produit. Nous ne comptons pas nous arrêter de faire évoluer notre système décisionnel après la livraison de la première version. Le décisionnel, c'est un peu une nouvelle direction et qui doit pouvoir vivre sur la durée."
Autre originalité de la démarche projet, celui-ci n'est pas confié à la DSI composée d'une soixantaine d'informaticiens localisés à Angers. Mais il constitue un programme indépendant directement rattaché à la direction générale : "La direction ne souhaitait pas que le décisionnel soit vu par les métiers comme un simple projet informatique, mais bien comme un projet stratégique", ajoute Richard Vasseur. "Mon poste dépend directement de la direction générale, même si je sollicite des ressources à notre DSI."
Un plan directeur cadre très précisément le déroulement du programme SPI
Le projet a été initié au début de l'année 2015 avec le choix de Micropole comme partenaire. Au vu de la complexité et des enjeux du projet, Micropole propose alors à la direction d'Harmonie Services Mutualistes de mettre en place un plan directeur validé par les plus hautes instances afin de cadrer ce projet sur la longueur. De nombreux ateliers ont été animés par Micropole afin de rédiger ce plan directeur et plus d'une centaine de participants provenant de l'ensemble des unions territoriales du groupe HSM ont participé à ces réunions. Cette consultation très large au sein d'HSM a permis aux deux partenaires de se doter d'une feuille de route, d'une méthode de travail avec les rôles et les responsabilités de chacun, d'un calendrier et d’un budget proche de 2 millions d'euros. "C'est un document opposable qui permet de garder le cap dans la tourmente que déclenche tout démarrage de projet d’une telle ampleur. Ce plan nous donne une réelle force exécutoire au projet."
Le travail est mené dans le cadre d'un DataLab
Forte de ces nombreuses réunions et devant la difficulté de spécifier par cahiers des charges classiques autant de besoins différents, l'équipe projet Micropole propose d'adopter les méthodes agiles et de mettre en place un DataLab. "La méthode de travail proposée par Micropole était assez révolutionnaire pour nous", reconnait Richard Vasseur. "Elle s'appuie très largement sur la méthode agile Scrum dont nous appliquons tous les grands principes. En parallèle, un DataLab a été mis en place afin de matérialiser l'organisation projet et la méthode. "
Ce DataLab est situé dans des locaux dédiés à Nantes où cohabitent les développeurs Micropole, ceux de la DSI d'HSM et où sont organisées les réunions. "Bien évidemment, comme le groupe HSM est réparti sur de multiples sites, il n'est pas possible pour tous les experts métiers de se rendre quotidiennement au DataLab, si bien que nous avons énormément recours aux outils de collaboration comme GoToMeeting ou encore Trello, de nouveaux outils que nous n'utilisions pas du tout avant, mais qui nous permettent de nous affranchir des contraintes géographiques. Cela nous a poussés à nous interroger sur nos pratiques internes en termes de collaboration et d'outils collaboratifs. Ce fut une véritable révolution culturelle pour nous !"
S'il n'était pas nouveau pour les équipes Micropole d'avoir recours aux méthodes agiles dans le cadre d'un projet décisionnel, Julien Dufour, responsable du Pôle BI de l’agence Ouest de Micropole reconnait l'ampleur du projet HSM : "Nous avions déjà mis en place ce type d'approche chez nos clients, c'est vrai, mais pas à une telle échelle. Ce projet touche en effet une population très importante dans beaucoup de métiers extrêmement différents et qui n'a pas encore une culture décisionnelle forte. Le DataLab permet d'aller au-delà de Scrum vers une démarche de Design Thinking et de Test&Learn. Cela permet de co-construire un modèle de données et des indicateurs pertinents lors de l'élaboration ou des expérimentations. C'est en cela que le cycle en V des projets traditionnels n'était pas du tout envisageable pour un projet comme celui d'Harmonie Services Mutualistes."
Aucune plateforme BI ne répondait aux attentes d'HSM
En termes de solutions, Micropole a mené une étude très détaillée des plateformes décisionnelles du marché en parallèle à l'élaboration du plan directeur. Cette étude a abouti à la conclusion qu'il n'existait pas une solution unique capable de répondre aux différents usages envisagés chez HSM.
Plusieurs logiciels ont été sélectionnés : QlikSense pour les utilisateurs amenés à faire des analyses de données ; SAP Business Objects comme outil de diffusion de masse de rapports ; et IBM TM1 pour la partie finance. De plus, l'équipe projet a développé le portail décisionnel SPI qui permet d'accéder à Qlik et prochainement au portail BO. Une interface cartographique, baptisée Maps, permet d’accéder aux informations décisionnelles via une approche géographique. "Ce portail, qui s'appuie sur OpenStreetMap, est aussi alimenté par des données externes, comme par exemple la liste des points de présence de nos concurrents, ou encore la liste de nos prescripteurs dans une zone géographique. C'est un outil très précieux pour le géomarketing et pour affiner nos stratégies territoriales", ajoute Richard Vasseur.
Le Data Lake, fondation de la plateforme décisionnelle
Le système décisionnel SPI imaginé par les architectes d'HSM et Micropole ne s'appuie pas sur un Data Warehouse classique. Ceux-ci ont décidé de stocker toutes les données dans un Data Lake construit sur la base de données NoSQL MongoDB. Un choix qui contraste avec les nombreux projets où une distribution Hadoop est généralement choisie.
"MongoDB est une solution intéressante car totalement scalable et qui permet de stocker à peu près tous types de données", commente Julien Dufour. "Cette scalabilité va permettre à la fois de stocker de grandes volumétries de données, mais aussi de garantir une performance dans le temps. Mais, MongoDB, aussi bien que Hadoop, n'étaient pas, à l'époque, des outils très utilisés dans le monde du décisionnel. C'est la raison pour laquelle nous avons placé une brique SQL Server 2014 au-dessus du Data Lake (lac de données) afin d'offrir, sur les données structurées, un excellent niveau de performances avec les montées en cache, la base vectorielle et l'indexing à la volée. Cela fonctionne très bien, notamment dans les phases exploratoires, et évite d’entrer dans une logique d'agrégats très couteuses, tout en restant dans une logique de calcul à la volée des indicateurs."
Sur ce plan, Richard Vasseur est très attaché à ce que l'ensemble des données stockées dans le Data Lake soient des données non agrégées, des données atomiques - le rôle du Data Warehouse étant de réaliser les agrégations de données selon les besoins métiers.
Pour le volet intégration de données, la DSI a choisi la solution Talend, avec les modules ESB et ETL ce qui a permis notamment d'aller chercher dans le Data Lake directement des données temps réel, ce qui offre la plus grande souplesse possible aux concepteurs des tableaux de bord décisionnels.
Un premier lot pilote lancé en mai 2016
Si l'année 2015 a été consacrée à l'élaboration du plan directeur, le premier semestre 2016 a vu la constitution des équipes de travail, la mise en place de l'organisation, la constitution du DataLab et enfin la mise en place de l'architecture technique.
Un premier lot pilote a été lancé en mai 2016. Le premier volet de ce pilote a consisté en la création d'un premier produit viable pour le domaine "Santé auditive". Il a été livré en mars 2016. Ce déploiement a été considéré comme un succès par ses utilisateurs, validant non seulement l'approche basée sur le DataLab, mais aussi toute la chaine de développement, de recette et de mise en production de l'application décisionnelle.
Le deuxième volet du pilote concernait le volet finance. Il mettait en œuvre IBM TM1 afin de produire un compte de résultat standard, qui inclut un dispositif de benchmark interne. Celui-ci a été livré en janvier 2017 avec, là encore, la satisfaction des utilisateurs finaux.
Actuellement, le lot suivant est en cours de finalisation. Celui-ci est dédié à la filière dentaire. Un premier prototype va être livré par le DataLab dans les prochains jours pour un déploiement qui est planifié entre mi-mars et mi-mai 2017. Dès que ce lot aura été mis en production, l'équipe projet va enchainer avec un lot intermédiaire dédié à la consolidation du socle technique. "C'est une limite de la démarche DataLab", estime Richard Vasseur. "Nous nous sommes rendus compte que lorsque les utilisateurs-clé sont impliqués, tout l'effort est consacré à leurs problématiques métiers et on laisse de côté le volet infrastructure qui doit pourtant évoluer en parallèle. C'est pour cette raison que nous avons intercalé ce mini-lot Socle pour renforcer notre infrastructure entre deux lots métiers."
Cette consolidation achevée, démarrera ensuite un lot "santé visuelle" à partir du mois d'avril. "L'enjeu métier est ici considérable car nous avons de nombreux magasins d'optique et c'est une filière qui génère beaucoup d'activité pour nous. Il y a un enjeu décisionnel fort pour cette activité. Ce lot démarrera en avril pour un déploiement auprès des premiers utilisateurs à partir du mois de septembre. Nous enchainerons ensuite avec un lot dédié à la petite enfance, la gestion des crèches."
Toute l'année 2017 sera donc consacrée à la mise en place des outils décisionnels identifiés et définis par les métiers lors des nombreuses réunions de cadrage du plan directeur. "Nous avons aussi besoin de commencer à réfléchir au futur, notamment le décisionnel de prochaine génération, autour du prédictif, et de l'intégration de dispositifs Big Data", estime Richard Vasseur. En effet, le groupe commence à travailler sérieusement sur les objets connectés et a déjà lancé un service de téléassistance en partenariat avec Orange.
L'arrivée de multiples objets de santé connectés pose la question des données qu'il va falloir stocker puis exploiter. Une extension "Big Data" de l'architecture mise en place par Harmonie Services Mutualistes et Micropole est déjà dans les esprits. "Nous sommes encore très tournés vers le reporting, donc vers nos activités passées. C'était indispensable, mais nous allons aussi avoir besoin de regarder devant nous, c'est-à-dire ce qui va arriver. Nous avons commencé à travailler ce sujet avec le top management des métiers, mais nous avons encore besoin d'affiner notre réflexion sur ce volet, tant du point de vue de nos process métiers que de celui de notre architecture."
