NGE troque son AS/400 pour un ERP dans le Cloud

Objectif n°1 : remplacer le système de comptabilité analytique en fin de vie

L’idée de lancer un projet de renouvellement de l’ERP a germé chez NGE car les outils comptables mis en œuvre par le groupe arrivaient en fin de vie. Bien que jugée encore performante, la plateforme AS/400 mise en œuvre depuis plus d’une quinzaine d’années était devenue bien peu attractive pour les utilisateurs en termes d’ergonomie. Les processus s’étaient peu à peu alourdis dans le temps et les traitements étaient bien loin du temps réel aujourd’hui requis par les métiers. « A l’heure où chacun fait l’expérience du numérique dans sa vie personnelle à tout instant, nous devions à notre tour initier notre transformation digitale », explique le responsable. « Par exemple, nous avons mis en place une application de saisie sur tablette numérique pour nos chefs de chantier, afin de saisir le pointage des hommes, des matériels ainsi que l’avancement de leur chantier. De cela découle toute une cascade de processus qui demandent beaucoup de temps de traitement avant de produire des résultats. Or s’ils saisissent les données, eux-mêmes souhaiteraient avoir l’avancement du chantier, le suivi de leurs coûts à J+1 sur leur tablette. Nos outils informatiques ne nous permettaient pas de le faire. »

Cette conjonction entre l’arrivée en fin de vie des outils comptables et le besoin de digitalisation et d’information temps réel ont poussé les dirigeants de NGE à élargir leur réflexion à un outil qui devait aller au-delà de la seule comptabilité : vers de la gestion à l’affaire. Jean-Sébastien Leoni souligne : « C’était pour nous un pari plus important qu’initialement prévu mais notre système précédent avait 15 ans d’âge et c’était le moment de sauter directement vers le XXI^e siècle avec des données disponibles en temps réel, sur tous types de supports, et plus seulement à destination des seuls contrôleurs de gestion. »

Passer de la génération AS/400 au Cloud directement

L’idée de Jean-Sébastien Leoni est bien de sauter une génération d’ERP et d’être en mode Saas avec le moins de développements spécifiques possibles afin de pouvoir progresser à chaque mise à jour de l’application. Bref, bénéficier de la mise à jour permanente d’une plateforme Cloud. « C’est un beau challenge, mais au-delà de ce que l’on nomme digitalisation, cela répond à un vrai besoin de nos exploitants à qui on demande de rendre des comptes en temps réel, de pouvoir faire la facturation le plus rapidement possible, du suivi des créances, du suivi budgétaire etc. Aujourd’hui, on clôture les comptes à J+20, J+25 alors que certains chantiers ne durent qu’une semaine… Nous devons leur fournir les outils adéquats, leur fournir une information plus fiable et plus rapidement. »

NGE s’est livré à une évaluation de toutes les solutions clés du marché comme SAP, Oracle, Microsoft Dynamics, Sage, etc. « Nous avons choisi IFS pour 2 raisons principales. D’une part, c’est une société qui nous ressemble. Ce sont des challengers sur leur secteur et ils avaient vraiment envie d’apprendre notre métier de la construction qui est l’un de leurs secteurs cibles. Ils ont été très volontaires pour apprendre nos règles de gestion afin de pouvoir les déployer auprès d’autres futurs clients. »

En outre, la plateforme IFS a été jugée plus souple que ses concurrentes. Un point clé pour NGE, car le groupe mène des chantiers d’une semaine de quelques milliers d’euros à des chantiers de 4 ans à 400 millions d’euros. En outre, l’éditeur est très impliqué dans l’intégration de son produit. « Nous ne sommes pas passés par un intégrateur. IFS nous a mis à disposition des ressources afin d’utiliser au maximum les capacités de l’outil sans devoir passer par des développements spécifiques. Ainsi, nous avons l’assurance de profiter de chaque évolution de l’application Saas sans contraintes liées à ces spécifiques. Enfin, aller vers le Saas était un véritable souhait de notre part, notamment vis-à-vis de la sécurité physique des serveurs, comme bénéficier de réplication des données, d’un plan de continuité d’activité, etc. »

Outre cette implication directe de l’éditeur dans l’intégration de son ERP, l’équipe projet NGE a pu rencontrer deux clients IFS dont les besoins étaient comparables à ceux de NGE : l’Italien Ponticelli ainsi que Technip, une société d’engineering qui, elle aussi, travaille en mode gestion de projet - ce qui a rassuré NGE quant à la capacité d’IFS à pouvoir répondre à ses exigences.

Le basculement ne sera véritablement achevé qu’en 2020

La phase d’intégration proprement dite a commencé en avril 2017. Le premier site pilote qui représente un périmètre de 15% du groupe devrait démarrer au deuxième trimestre 2018. L’objectif étant d’avoir basculé l’ensemble du groupe d’ici fin 2020.

Afin de mener ce grand chantier à son terme sans accumuler les retards, Jean-Sébastien Leoni a souhaité limiter au maximum la complexité du projet. Ainsi, si un projet BIM est mené en parallèle au sein de l’une des activités du groupe, les deux projets n’ont pas été liés l’un à l’autre pour éviter l’effet tunnel. De même, le périmètre d’IFS Applications a été limité à la comptabilité, aux achats et à la gestion de chantier dans un premier temps. Les volets gestion des matériels et RH ne viendront que dans un deuxième temps.

Autre soucis pour l’équipe projet, ne pas perturber les chantiers en cours. « Nous allons essayer de réduire l’impact que cela aura sur notre application de saisie pour les chefs de chantier, mais l’idée est bien d’éviter les doubles saisies que nous avons aujourd’hui. En revanche, nous n’avons pas encore décidé de déployer la gestion de projet IFS auprès des opérationnels. Nous le réaliserons sans doute de manière progressive, en commençant par les grands projets, les autres suivront par la suite. Nous avons des groupes de travail issus de différents univers afin de nous assurer que ce qu’ils font aujourd’hui dans Excel pourra bien être transposé dans IFS. »

Le projet est actuellement en phase de conception, avec des ateliers qui vont être menés jusqu’en fin d’année. Chaque atelier est composé d’une ou plusieurs personnes de la DSI, de gens des métiers et d’IFS chaque semaine. « Nous travaillons sur un mode agile dans lequel IFS restitue assez rapidement les écrans qui permettent à tous de voir concrètement la transcription informatique de ce dont il a été évoqué lors de la dernière session. C’est une approche efficace qui rend les ateliers très vivants. Une quinzaine de personnes par entité ont été choisies afin de participer à ces ateliers à raison de 2 jours au siège plus un troisième jour de réflexion/rédaction. Pour l’instant, le calendrier est tenu » conclut Jean-Sébastien Leoni.