L’industriel Socomec saute de la génération GED à la Digital Workplace
Le spécialiste des équipements électriques rénove son architecture de gestion documentaire depuis 2020. Ce projet de modernisation vient de passer un jalon important dans la reprise des données pour devenir une Digital Workplace. Sans trop chambouler les habitudes des utilisateurs.
Groupe industriel dans la conception et la fabrication d’équipements électriques, Socomec s’est lancé en 2022 dans la rénovation de son infrastructure GED, avec objectif de mettre en place une véritable Digital Workplace.
Cette grosse ETI compte 4 000 collaborateurs, répartis sur 30 filiales en France et à l’international et 12 sites industriels. Son écosystème informatique compte environ 2 600 postes de travail bureautiques et 700 postes en usine.
Baptisé Yello, le nouvel intranet vient remplacer une architecture basée sur une GED mise en place en 2004 et un CMS venu se greffer au-dessus en 2010.
« Pendant de nombreuses années, nous avions ces deux plateformes sur notre intranet. Cette architecture n’était pas pleinement satisfaisante » explique Rodrigue Raoul-Minga, IT Project Manager chez Socomec Group. « Les utilisateurs ne savaient pas dans quelle solution ils se trouvaient et le moteur de recherche ne fonctionnait pas très bien ».
« Pendant des années, nous avions deux plateformes sur notre intranet. Les utilisateurs ne savaient pas dans quelle solution ils se trouvaient et le moteur de recherche ne fonctionnait pas très bien. »
Rodrigue Raoul-MingaIT Project Manager chez Socomec Group
Lorsque le groupe lance ce projet de modernisation, son premier objectif était de pouvoir s’appuyer sur une plateforme unique. Le deuxième était la modernisation et le troisième la réduction des coûts IT. Ce nouvel intranet est complété aujourd’hui par Teams et Microsoft 365 pour former une nouvelle Digital Workplace.
Le projet a véritablement été lancé en 2018 avec une étude préalable et un benchmark des solutions.
C’est la solution Jalios JPlatform qui est sélectionnée en 2020 et un PoC est lancé avec l’intégrateur Capcod en 2021. L’issue positive de cette expérimentation a permis de lancer l’implémentation dans la foulée, fin 2021, pour un déploiement à partir de 2022.
« Notre plus grosse ambition était de nous adresser à tous les salariés de Socomec. Or il n’était pas simple d’atteindre tout le monde, notamment les collaborateurs dans les usines qui ne disposent pas de PC. » souligne Rodrigue Raoul-Minga.
Outre un lourd volet de reprise du corpus documentaire de l’ancienne plateforme, le responsable visait aussi une amélioration de la productivité des équipes de communication pour créer des contenus rédactionnels et des newsletters, ou la mise en ligne des aides-utilisateurs par les métiers. Des points où l’ancienne plateforme était clairement défaillante.
Une grosse problématique de reprise de l’existant
La gestion de l’infrastructure a été confiée directement à l’éditeur, tandis que l’intégration et les développements spécifiques ont été menés par Capcod en mode agile.
Deux projets sont menés en parallèle. D’une part la migration des contenus. Et le développement des fonctionnalités d’autre part.
Plutôt qu’un Big Bang, il est décidé de maintenir l’ancienne GED (Opentext Livelink) en production et de migrer progressivement les contenus en fonction des demandes. Mi 2023, une quarantaine d’espaces documentaires avaient été migrés, l’objectif étant d’atteindre la totalité des 100 espaces.
Parmi les personnalisations apportées par Capcod à la demande de Socomec figure notamment l’accès aux applications depuis la page d’accueil. « La partie “Mes Apps” est profilée », explique Rodrigue Raoul-Minga. « Certaines applications comme l’annuaire, le dispositif d’alerte interne ou PeopleSoft sont figées ; les autres correspondent aux applications que l’utilisateur consomme le plus ».
Une fonction simple qui n’est pas native à Jalios, précise Adrien Koenigsecker, consultant chez Capcod : « Nous avons fait un développement spécifique pour ce portlet, car la JPlatform permet de suivre l’activité des utilisateurs. Nous avons créé un historique où nous enregistrons en base de données chaque application consultée pour lui restituer dans une Portlet ». En outre, le lanceur d’application présente les plus de 2 000 applications disponibles dans l’intranet du groupe. »
Le cœur de l’intranet est constitué des espaces collaboratifs qui sont utilisés par tous les comités de gouvernance du groupe. Ces espaces sont construits sur une même structure pour que les utilisateurs conservent leurs repères lorsqu’ils passent de l’un à un autre. Au bout d’un an en production, environ 200 espaces collaboratifs ont été créés.
Ce chiffre continue de croître avec la migration de ceux qui existaient dans l’ancienne GED. Certains peuvent représenter jusqu’à 200 Go de contenus. Deux administrateurs sont nommés pour chaque espace. Ce sont eux qui gèrent l’inscription des nouveaux participants.
La difficile modernisation de l’annuaire
Un gros effort de personnalisation a porté sur l’annuaire d’entreprise, très utilisé en interne.
« Cela a été un gros défi en termes de conduite du changement », explique le responsable. « Le groupe disposait d’un annuaire datant des années 2000. Il fonctionnait très bien. Les gens y étaient habitués et disposaient de fonctionnalités adaptées à leurs besoins. Leur première demande a été de disposer des mêmes fonctionnalités sur le nouvel annuaire. »
En effet, l’ancien annuaire permettait de savoir très simplement qui était le manager d’une personne, et de voir l’ensemble des personnes qui travaillent pour ce manager. Des fonctions simples, mais qui ne sont pas natives sur Jalios. « Ce fut un gros travail », résume le responsable. Ce que confirme Adrien Koenigsecker : « Cela a demandé beaucoup de temps de mettre en place cet annuaire isofonctionnel, notamment pour implémenter les filtres qui peuvent se succéder ».
Avant l’affichage dans l’annuaire, l’équipe projet a dû réaliser le chargement des données des profils sur la plateforme, l’information RH de référence étant stockée dans PeopleSoft. Du fait de la criticité de cette application, les deux annuaires ont cohabité pendant plusieurs mois, car le déploiement initial du nouvel annuaire a déclenché beaucoup de retours des utilisateurs habitués à l’ancien outil.
La communication interne et le marketing, premiers bénéficiaires
Aujourd’hui, la communication interne a beaucoup gagné en efficacité. Plusieurs départements éditent et diffusent leurs propres newsletters. Capcod qui s’est chargé de créer des templates pour compléter l’outil wysiwyg de Jalios. « Ce template a des sections et différents paramètres pour chaque section », explique le consultant « Les paramètres définissent la disposition des articles, avec un contenu original écrit en wysiwyg ou une sélection de news publiée sur la plateforme ».
Le plus gros utilisateur de la plateforme reste la communication (pour alimenter la partie actualité), mais un autre gain se situe au niveau des nouvelles FAQ. « Il est très simple d’écrire une et ce module est très utilisé par les métiers, notamment par les équipes ERP ou digital pour mettre en place des aides-utilisateurs. »
Un module spécifique dédié à la communication commerciale a aussi été développé : la Marketing Library. Elle regroupe environ 35 000 documents partagés par toutes les entités du groupe dans le monde, notamment auprès des 1 600 vendeurs. Le module met à disposition tous les documents marketing, les brochures, les catalogues, les fiches Quick Start, les cas client dont les vendeurs peuvent avoir besoin.
Un système de filtre permet de chercher le document et chacun d’eux est affiché avec une vignette, la liste des langues disponibles. L’utilisateur a la possibilité de partager un fichier ou tout un panier de documents en interne ou en externe.
Si l’outil est bien accueilli par les commerciaux, il sera ouvert à l’ensemble des collaborateurs. Les documents stockés dans la bibliothèque vont aussi alimenter les sites Web du groupe, le CRM (Salesforce.com) et des plateformes de téléchargement externes.
Un workflow de gestion des demandes et une app mobile
« C’est une fonctionnalité critique dans le monde industriel. Tout l’historique de validation d’un document doit être conservé. »
Rodrigue Raoul-MingaIT Project Manager chez Socomec Group
Parmi les projets en cours, l’équipe travaille sur un Workflow de gestion des demandes (en s’appuyant sur Jalios JProcess). D’un clic droit sur un document, l’utilisateur pourra demander l’approbation d’un ou plusieurs valideurs. « Il s’agit d’une fonctionnalité critique dans le monde industriel. Tout l’historique de validation d’un document doit être conservé » rappelle le responsable.
Plusieurs autres projets sont à l’étude, comme la mise en place d’une gestion de vie des espaces afin d’effacer ceux qui ne sont plus utilisés. Une app mobile est aussi à l’étude, mais elle nécessite un renforcement préalable de la sécurité des accès. « Nous avions initialement prévu de déployer l’application mobile, pour atteindre les personnes en usine qui ne disposent pas d’un poste fixe, mais ce projet prend du retard. Nous devons d’abord sécuriser l’accès [avec] une couche MFA », confie Rodrigue Raoul-Minga. Mais la volonté est là.
Pour approfondir sur Digital Workplace, Portails, Réseaux Sociaux d’Entreprise
Dès qu’un collaborateur Socomec lance son navigateur, l’intranet Yello s’affiche sur son écran. Tous les collaborateurs disposant d’un PC utilisent la plateforme chaque jour. Capture d’écran de Yello, la Digital Workplace de Socomec ©Jalios-Socomec
