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Cet article fait partie de notre guide: ERP pour PME : le cloud, l'option idéale ?

Les bateaux du lac du Bourget s’amarrent à l’Open Source

Depuis quelques années, la compagnie des bateaux d'Aix les Bains / Riviera des Alpes exploite l'ERP Open Source Odoo. Après des débuts timides, l'ERP joue maintenant un rôle critique dans le fonctionnement de la PME.

Alain Clapaud
par
Publié le: 16 mai 2017

Les six bateaux de la compagnie des bateaux d'Aix les Bains / Riviera des Alpes accueillent chaque année 70 000 vacanciers, des groupes de touristes et une clientèle d'affaire pour réaliser des croisières promenade ou des croisières restaurants et thématiques sur le lac du Bourget. L'entreprise ne compte qu'une vingtaine d'employés à temps plein. Cet effectif monte à une quarantaine de personnes en pleine saison touristique. Une PME dont toute l'activité est aujourd'hui portée par un ERP Open Source, Odoo, anciennement connu sous le nom de TinyERP puis OpenERP.

Si la comptabilité de l'entreprise est externalisée, l'utilisation d'Odoo dans l'entreprise n'a été que très limitée dans un premier temps. L'ERP n'était utilisé que pour gérer les devis et les bons de commande. Ce n'est qu’à partir de l'embauche de Nicolas Mayeur (fin  2015), le nouveau responsable informatique, que les usages d'Odoo dans l'entreprise ont monté en puissance.

Jusqu'alors, les employés ne pouvaient compter que sur Résalac, un applicatif spécifiquement développé pour la compagnie et qui s'appuyait sur des formulaires Microsoft Access. "Il n'était plus possible de faire évoluer ce logiciel, car la société qui l'avait développé pour nous n'existait plus", explique Nicolas Mayeur. "Ce logiciel avait couté environ 30 000 € et le faire évoluer nous aurait coûté davantage. Stratégiquement, j'ai jugé plus opportun de monter en puissance sur Odoo qui était déjà installé chez nous."

La version Open Source de l'ERP répondait potentiellement déjà à l'ensemble des besoins de la PME et le responsable informatique a demandé à son intégrateur, Captivea, d’évaluer le remplacement de Résalac par Oddo. "Notre besoin a été chiffré à environ 1/5e de ce que nous aurions du dépenser pour redévelopper Résalac. Nous avons choisi cette solution sachant notre besoin était pressant : tout devait être prêt avant le début de la saison, en mai 2016." Le projet est lancé en février 2016. Dès le mois de mars, Captivea livrait les premières évolutions.

Odoo est devenu critique dans l'activité de la PME

Odoo est maintenant au cœur de l'activité de l'entreprise. Parmi les modules mis en œuvre par la Compagnie des Bateaux du Lac figurent la gestion des plannings et des calendriers. Toutes les croisières sont gérées via le module planning, de même que les bateaux et les équipages, ces trois plannings étant étroitement liés les uns avec les autres.

Outre ce module planning, l'entreprise exploite la partie vente du logiciel, que ce soit au niveau des caisses pour les ventes de billets, que pour la génération et la rédemption des bons cadeaux, ainsi que des ventes en ligne. "Odoo présente l'avantage de pouvoir être adapté assez simplement. En outre, l'ERP dispose d'une forte communauté avec de très nombreux modules disponibles. Ainsi, un module Paypal a été créé pour Odoo afin d'encaisser les ventes en ligne et Captivea l'a intégré au site de E-Commerce de la Compagnie des Bateaux du Lac qui fonctionne aujourd'hui comme une billetterie. Cela nous permet de vendre les croisières, les événements ", précise le responsable.

Pour lui, déployer rapidement ce module était stratégique dans le développement commercial de l'entreprise : "Nos concurrents directs n'avaient pas de site de vente en ligne. J'ai suggéré à notre direction d'aller dans cette direction car la vente en ligne est potentiellement un relai de croissance à moyen terme, le temps que les clients s'habituent à utiliser notre site. Mais déjà, les premiers résultats sont encourageants puisque nous avons fait un excellent début d'année alors que la saison d'hiver est réputée moins active."

Le responsable informatique, qui doit aussi assurer des tâches de mécanicien sur les bateaux, d'entretien des bâtiments et de pilotage des bateaux apprécie la souplesse d'Odoo : "Disposer d'un seul logiciel présente de nombreux atouts. Par exemple, en cas d'erreurs, il est très simple de retrouver son origine et de la corriger rapidement. Notre prestataire a un accès direct sécurisé à la VM Linux qui est dédiée à Odoo sur notre serveur. Si une évolution doit être déployée, nous planifions une heure de coupure avec lui, il applique la modification et le serveur est remis en production."

Un carnet de bord sur tablette numérique

Outre la gestion des plannings et des ventes, Captivea a réalisé l'intégration du carnet de bord dans Odoo. La traditionnelle version papier du carnet de bord a fait place à une version conçue pour les tablettes numériques dont sont équipés les bateaux de la compagnie. "Le pilote remplit les informations au fur et à mesure du déroulement de la croisière. Il indique le nombre de personnes qui ont effectivement embarquées, les éventuelles avaries constatées, etc. La direction opérationnelle peut ainsi consulter en temps réel ces informations, éventuellement prévenir les autorités en cas de problème.

"Du point de vue de la sécurité des passagers, il est capital pour la compagnie de pouvoir communiquer rapidement le nombre de personnes réellement à bord aux autorités, s'il faut déclencher les secours. Actuellement, la mise à jour est réalisée en Wifi, mais prochainement nos bateaux vont être équipés de modules 4G qui vont permettre aux tablettes de communiquer avec le serveur Odoo, ce qui permettra de recevoir les informations en temps réel tout au long de la croisière ", souligne encore Nicolas Mayeur.

De nombreuses autres évolutions figurent désormais dans la liste du responsable informatique. Celui-ci travaille notamment à la simplification des plannings dont l'affichage est jugé trop chargé lorsque beaucoup de croisières ont lieu en même temps. La gestion des achats va elle-aussi basculer sur Odoo, de même que les bons de commande fournisseur. "Nous n'en sommes qu'au début de la mise en place, mais l'objectif est de ne plus avoir de bons de commande papier à terme", estime Nicolas Mayeur.

"Cela nous permettra de réaliser des statistiques de nos dépenses mois par mois, semaine par semaine et ne plus avoir à faire ce travail fastidieux avec une feuille Excel ", lance-t-il. Enfin, en 2018, le responsable informatique s'attaquera au volet commercial avec l'intégration du planning commercial actuellement réalisé sur Google Agenda et à la création de fiches clients plus évoluées afin de mieux servir les groupes. Une clientèle particulièrement choyée par les croisiéristes.

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