Avec le digital, Optic 2000 voit plus clair sur sa facturation

Adieu tâches manuelles, place à un worflow complet

Sa direction financière et administrative, sous l’ERP de SAP, a donc entamé la digitalisation de différents processus plusieurs années plus tôt. La société s’appuie, notamment, sur les solutions SaaS Notilus pour les notes de frais et Cosium pour les magasins. Du cloud est aussi exploité pour la dématérialisation des factures clients (opticiens).

Du SaaS, toujours, permet aux opticiens d’accéder à leurs bilans en ligne. Et l’ambition est que le transfert de ces bilans (liasses fiscales) s’effectue à l’avenir totalement au format numérique. Cet objectif passera par un travail de sensibilisation auprès des comptables des boutiques pour que ceux-ci recourent à l’application pour ces opérations.

Nicolas Queneau,
DAF d’Optic 2000

La conduite du changement a été plus simple en interne pour transformer le processus de digitalisation des factures fournisseurs. Jusqu’en 2019, la gestion de ces tâches était manuelle, avec des factures papier, un enregistrement manuel, des bannettes physiques pour le circuit de validation des factures, et de l’archivage.

« Le process en termes de flux physiques était assez lourd », commente le DAF d’Optic 2000, Nicolas Queneau. À l’occasion d’une réunion en octobre 2018 du Club utilisateurs SAP, l’USF, la direction financière se sensibilise au sujet de la dématérialisation des factures. Des rencontres avec différents éditeurs du marché sont organisées, au terme desquelles sera sélectionnée l’offre SaaS d’Esker, qui se démarque par son ergonomie.

Son fonctionnement en mode cloud et le couplage avec une application mobile (Esker Everywhere) facilitent en outre la validation des factures et la mise en place du télétravail au service comptabilité. Une aubaine puisque quelques mois après le déploiement, fin 2019, intervient la pandémie. La dématérialisation a ainsi ouvert, depuis, le développement du télétravail dans un service où ce mode de travail était jusqu’alors jugé complexe.

Plus de 90 % des factures désormais en numérique

« Malgré le Covid, nous avons pu continuer à enregistrer et valider toutes les factures à distance. Le travail aurait été nettement plus compliqué sans la mise en œuvre de ce projet. La dématérialisation a été un vrai plus. On constate d’ailleurs une accélération de ces démarches dans les entreprises », se réjouit Nicolas Queneau.

À ce jour, c’est donc presque l’intégralité des 24 000 factures fournisseurs qui est dématérialisée. Seules quelques factures spécifiques n’entrent pas dans le workflow de validation standard pour l’ensemble des sociétés du groupe. Sur le plan de l’adoption par les métiers (200 utilisateurs environ au total), l’entreprise s’est appuyée sur les assistantes de direction, référentes auprès des autres utilisateurs.

Si l’ensemble du personnel concerné a été formé, ces professionnelles ont néanmoins contribué à faciliter l’intégration de la solution Esker dans le quotidien. Le projet n’a pas fait l’objet d’une résistance au changement, souligne le DAF d’Optic 2000. Il est vrai que l’introduction de la dématérialisation réduisait les tâches manuelles, permettant de dégager du temps, et aussi plus de « bien-être au travail pour les comptables » – équipés depuis d’un double écran.

Interface Esker

Les contrôleurs de gestion ont eux été les premiers satisfaits du passage sur l’application Esker. Finis en effet, par exemple, les déplacements aux archives pour accéder aux factures. « Aujourd’hui, il leur suffit de cliquer sur une écriture dans SAP pour visualiser une facture précise. L’accès est aussi simplifié pour la compta fournisseurs. Le classement a disparu. C’est là aussi un gain de temps », explique le responsable.

Devis et factures rapprochés automatiquement

Ces résultats ont d’ailleurs encouragé l’entreprise à poursuivre ses initiatives en matière de dématérialisation. Un nouveau projet a été engagé avec Esker, portant cette fois sur les « demandes d’achat », soit l’engagement de dépenses. Depuis juin 2021, en amont de la facture, est ainsi générée une demande d’achat, permettant un rapprochement entre les deux actes.

Ce nouveau chantier introduit cette fois des évolutions dans les habitudes de travail. À la clé, une vue anticipée des dépenses, contre antérieurement un constat a posteriori par le contrôle de gestion. Celui-ci peut ainsi s’assurer que ces dépenses entrent dans le budget, et imposer une validation par la direction générale si celles-ci sont hors budget.

« À présent, tout le process peut être suivi, de la demande d’achat à sa signature électronique. Ensuite, à la réception des factures, un rapprochement se fait de façon plus automatique. »

« Le processus est désormais plus cadré, quand il était plus informel par le passé. À présent, tout le process peut être suivi, de la demande d’achat à sa signature électronique. Ensuite, à la réception des factures, un rapprochement se fait de façon plus automatique, ce qui facilite l’enregistrement à la comptabilité. Le flux, de l’engagement au paiement, est à présent quasiment complet », précise Nicolas Queneau.

Pour cette nouvelle étape, il a été nécessaire d’accompagner les autres métiers dans l’adoption et l’évolution des habitudes de travail. Mais encore une fois, la conduite du changement s’est appuyée sur les assistantes de direction. Ces différentes réalisations permettent à la DAF de revendiquer sa participation active à la transformation digitale d’Optic 2000, via la digitalisation des processus, mais aussi le déploiement du télétravail (2 jours par semaine) au service comptable.

Nicolas Queneau compte d’ailleurs sur d’autres avancées, en particulier sur le front du pilotage de l’entreprise. Comment ? Grâce en particulier à un rapprochement automatique entre demandes d’achats et budget. Cette opération nécessite pour l’heure l’intervention d’un contrôleur de gestion.