La ville de Megève partage ses fichiers avec un outil open source français

Un EFSS sur site pour garder la main sur les documents

Le service communication était particulièrement demandeur pour la création du magazine de la ville et pour les opérations ponctuelles de promotion pendant la saison touristique.

Pour répondre à ce besoin métier, la ville de Megève avait, dans un premier temps, fait le choix classique – mais daté - d’un serveur FTP open source. Il y a deux ans, la DSI constate que le marché a évolué, tout comme les exigences des utilisateurs et la conformité réglementaire.

L’IT de la ville décide alors de migrer vers un EFSS (ou Dropbox-like) plus « moderne », mais refuse le Cloud public. « Nous ne souhaitions passer au Cloud public en raison de problèmes légaux et des impératifs de sécurité », confirme Jean-Philippe Marin, DSI de la ville. Pas question, donc, d’aller vers les faiseurs américains du marché que sont Dropbox, Box, OneDrive (Microsoft) ou Google Drive.

Au contraire, le responsable veut garder totalement la gestion en interne.

Commence alors un benchmark qui aboutit au choix d’une solution française open source : Pydio. L’outil est une plateforme qui se déploie sur les serveurs des clients. Mais, d’après le DSI de la Ville de Megève, il fournit tout de même les fonctionnalités clefs des outils SaaS : administration par dossiers et/ou profils, gestion fine des droits, partage de fichiers, synchronisation, compatibilité avec les terminaux mobiles. Le tout avec « une simplicité d’usage » équivalente.

La nationalité française de Pydio a été un plus

L’argument clef de la décision semble néanmoins avoir été la capacité de « garder le contrôle des échanges » - un contrôle total. Autre atout de Pydio : « sa nationalité française a été un plus dans cette volonté », ajoute la ville.

Un détail a été très apprécié en interne. Le service a pu être personnalisé aux couleurs de Megève. « Les agents ont ainsi accès au service dans leur espace personnel mis à disposition par la municipalité (NDR : la Megève Box) ».

L’intégration de Pydio s’est déroulée rapidement, après un test sur un environnement de pré-production. « Il n’y a eu aucun souci dans le déploiement », affirme Jean-Philippe Marin. A part quelques « perturbations » facilement résolues par le support de Pydio.

En revanche, la ville a mis en place un accompagnement auprès des agents et des prestataires externes, qui « avaient l’habitude de se servir d’autres solutions connues, mais qui ne répondaient pas à nos contraintes de conformité et de sécurité ».

Les services communication et urbanisme, premiers utilisateurs

Finalement, les réticences se sont dissipées, mais il aura tout de même fallu « une dose de persuasion » en plus de l’accompagnement.

Côté technique, le choix s’est porté sur une licence de 100 postes. « Pour le moment, cela suffit au regard du nombre d’agents qui utilisent la solution », poursuit le responsable. Après 2 ans ce sont en effet une vingtaine d’entre eux qui utilisent Pydio. Dont le service communication.

« Avec une forte orientation touristique, nous produisons beaucoup de contenus destinés au public. Ces contenus comprennent des fichiers volumineux (maquettage, BAT, photothèque) que nous envoyons à nos partenaires imprimeurs par exemple. Pydio a parfaitement su les gérer », se félicite Fabienne Cordet-Evrard, responsable de la communication et des relations presse à la mairie de Megève.

De même, en externe, les partenaires semblent avoir renoncé au Shadow IT et se sont convertis à Pydio. « Nous avons réussi à uniformiser les usages de transferts de dossiers volumineux avec un contrôle accru et une grande fiabilité », se réjouit Jean-Philippe Marin.

Quant au service urbanisme, la crainte de voir l’outil français ne pas tenir la charge est aujourd’hui levée. « Il arrive souvent que les cabinets d’études travaillant sur des plans en 3D transfèrent des dossiers d’environ 40 Go dans le cadre d’appels à projet en matière d’urbanisme ». Or, d’après Jean-Philippe Marin, « aucune limitation de taille de fichiers n’a été constatée ».

Pydio vs Oodrive vs NextCloud & Owncloud

Pour la petite histoire, Pydio a été imaginé par deux fondateurs dont l’un est musicien. Celui-ci voulait partager des morceaux avec son groupe mais ne trouvait de solution qui lui convenait. Depuis, l’offre s’est repositionnée sur le marché B2B des entreprises (Nikon, Crédit Agricole, Dexia) et des organisations (Université de Cambridge, l’ADEME).

Par rapport à son concurrent français Oodrive, l’éditeur explique que sa solution est spécialement conçue pour être déployée par le client qui a besoin d'une infrastructure totalement maîtrisée (en cloud privé ou sur site) là où Oodrive est, principalement en SaaS (même s’il existe des exceptions possibles).

Sur ce marché des EFSS à déployer soi-même, Pydio fait face à deux autres offres open-source bien connues : NextCloud et Owncloud. Le français revendique une UI plus ergonomique, un contrôle des droits d'accès plus granulaire et une fonctionnalité phare (« des espaces de partage indépendants les uns des autres, appelés "Workspaces", adaptés à la collaboration en équipes et aux travaux en mode projet »). Des arguments qui ont, en tout cas, convaincu la luxueuse ville de Megève.