La Tour Eiffel rénove (aussi) son IT avant les JO 2024

La refonte du système d’information est initiée par le premier DAF

Ingénieur de formation, Michel Balsan fut, en 2015, le premier DAF nommé à la SETE. « Lorsque j’ai fait l’état des lieux à ma nomination, la SETE ne disposait pas d’outils de pilotage pour la fonction financière. J’ai donc commencé par structurer le contrôle de gestion, notamment afin de nous préparer au renouvellement de la délégation de service public. J’ai alors réfléchi aussi à la rénovation de notre système d’information. »

La comptabilité de l’entreprise était jusqu’alors réalisée sur Sage 100, un système bien adapté aux PME, mais qui, compte tenu des engagements de dépenses de la nouvelle délégation de service public, allait s’avérer quelque peu limité.

« Nous n’avions pas encore de direction des achats à l’époque. Chacun pouvait demander à des entreprises de lui envoyer un devis… qui était assez rarement discuté », se souvient Michel Balsan. « Les factures arrivaient directement dans les services. La comptabilité ne savait pas à l’instant T où nous en étions dans nos engagements de dépenses ; elle ne maîtrisait pas notre temps de réponse vis-à-vis des factures, avec parfois des relances qui nous parvenaient alors que la facture était encore dans le service concerné ».

Michel Balsan commence donc un chantier de modernisation en interne. « Nous avons commencé par digitaliser la facturation en passant sur le système Yooz, puis recentralisé les commandes et la facturation au sein de la direction financière », raconte-t-il. « J’ai ensuite voulu migrer vers un “mini ERP” (en fait un ERP financier). Nous avons choisi Sage FRP 1000. L’idée était d’automatiser les échanges entre systèmes, entre Yooz et l’ERP, mais aussi avec notre direction technique qui est le plus gros poste de dépense ».

La direction technique utilisait son système de GMAO, CARL Master, pour passer ses commandes. Mais la direction financière n’avait aucune visibilité sur ces factures. « Sage FRP 1000 devait nous apporter des interfaces automatisées pour reprendre le contrôle de toute la chaîne de commande. »

Un appel d’offres lancé auprès des intégrateurs d’ERP

La SETE étant une entreprise soumise au code des marchés publics, son choix d’ERP (ou de mini ERP) est le résultat d’un appel d’offres public. Cinq intégrateurs d’ERP ont répondu à cet appel et c’est la proposition de Parthena Consultant qui a été retenue.

Sa proposition s’appuyait sur la solution Sage FRP 1000. « Leurs références clients, leurs capacités techniques et bien évidemment le prix ont fait la différence » justifie le DAF. « La liste des clients était un critère important pour nous. Je voulais connaître les références qu’avait le chef de projet qui allait nous être affecté sur Sage, voir la personne qui allait gérer notre projet lors des entretiens. L’aspect humain est vital si on veut tenir les objectifs en termes de calendrier et de budget. »

En revanche, le fait que l’ERP proposé par Parthena Consultant soit hébergé dans le cloud n’a pas été un critère clé. « Je voulais absolument privilégier l’interopérabilité des systèmes. Sage FRP 1000 a pu être interfacé avec CARL Master ainsi qu’avec Yooz sans souci. Parthena maîtrisait bien la plateforme technique Sage et les API ont rendu cela possible sans que cette intégration soit un sujet majeur dans le projet. »

L’intégration de Sage FRP 1000 s’est déroulée sur l’année 2018, à partir du mois de décembre 2017 – un projet mené tambour battant.

« Parthena jouait le rôle de maître d’œuvre et je me suis fait assister par EY qui nous a apporté un très bon support, avec un consultant qui nous a assistés de bout en bout. Nous avons tenu les délais et le budget. Ce fut réellement un succès à trois. »

La conduite du changement, point critique de la refonte

La bascule sur le nouvel ERP a été progressive. D’abord, la comptabilité. Celle-ci a migré de Sage 100 vers Sage FRP 1000, un passage jugé assez simple par Michel Balsan.

L’équipe projet s’est ensuite lancée dans le déploiement du module de gestion de commandes, comprenant son interfaçage avec les systèmes de GMAO (ou EAM) et de facturation de la SETE. La mise en production a été effective en février 2019. L’ERP compte actuellement environ 80 utilisateurs dans l’entreprise.

Pour le DAF, ce n’est pas le déploiement technique qui a été le plus critique dans ce projet, mais bien la conduite du changement à mener auprès des utilisateurs. « J’ai conduit pas mal de projets informatiques par le passé et celui-ci s’est très bien passé. Par contre, l’arrivée de cet ERP a été une révolution dans l’entreprise. Plus personne ne peut faire ce qu’il veut au niveau des commandes. Chacun doit se plier à un workflow prédéfini, avec des niveaux d’engagement prédéfinis, avec la définition de délégations dans l’entreprise pour les agents de maîtrise, cadres, directeurs, chefs de département, chaque profil ayant un niveau de délégation qui lui est propre. »

Le système apporte donc de nouvelles contraintes. Il n’est plus possible aux collaborateurs de la SETE de faire réaliser une prestation sans bon de commande. Un point qui a été compliqué à faire saisir, à des collaborateurs habitués à des procédures plus « souples ».

Toujours dans cette optique de consolidation des procédures d’achats, le module de suivi des marchés et des contrats de l’ERP Sage a ensuite été mis en production. Il permet au DAF de s’assurer que chaque achat est dans les clous vis-à-vis du code des marchés publics, un contrôle automatique des niveaux d’engagement et un système d’alerte ayant été mis en place.

« La Business Intelligence de Sage nous a permis de créer nos propres alertes. Ainsi, chaque jour je reçois plusieurs notifications, avec notamment l’état des fournisseurs, les créations de RIB (nous avons mis en place un système pour nous protéger des RIB frauduleux), etc. »

Place à la Business Intelligence et au Big Data

Alors que la crise du Covid-19 impacte fortement le tourisme à Paris et donc la fréquentation de la tour, le DAF se réjouit aujourd’hui du déploiement d’un ERP qui lui permet de suivre la situation financière de la SETE en temps réel.

L’étape suivante de sa refonte du SI se situe au niveau des achats. Il ne s’agit plus de déployer de nouveaux modules, mais de développer les usages de tableaux de bord et du reporting auprès des acheteurs afin de les aider à optimiser leurs coûts.

Michel Balsan veut toutefois déjà aller plus loin que les outils de BI intégré à Sage FRP 1000. Il a d’ailleurs initié un vaste projet Big Data. « Nous avons globalement trois grands systèmes dans notre système d’information : le système finance (avec Sage FRP 1000 et les systèmes périphériques CARL Master et Yooz), le système de billetterie (avec lequel nous réalisons 85 % de notre chiffre d’affaires) et enfin notre SIRH. Notre objectif est de mettre en place une BI qui va pouvoir exploiter les données de l’ensemble de ces systèmes et disposer d’une métabase de données, afin d’effectuer des requêtes sur l’ensemble de ces données. »

Un appel d’offres pour ce projet Big Data a été lancé en 2018. Le marché a été attribué à Umanis, N&C et Actemium. Le déploiement d’un data lake est en cours. Pour le DAF, le module BI de Sage FRP 1000 sera un atout pour récupérer toutes les données de l’ERP qui viendront enrichir ce système Big Data.

Privilégier l’interopérabilité des solutions aurait déjà démontré son utilité lorsque la SETE a voulu mettre en place le Yield Management sur ses ventes de tickets. « Cette fonction n’existait pas dans notre module billetterie et nous avons pu la mettre en place grâce à l’interopérabilité avec le nouveau système ».

Et DAF de conclure : « l’interopérabilité est désormais la base de notre stratégie IT : déployer les meilleurs modules répondant à nos besoins, mais avec des systèmes qui sont avant tout interopérables de manière à pouvoir remplacer des modules au fil du temps, en fonction de l’évolution de nos besoins futurs sans devoir tout refondre ».