La Polyclinique de l’Atlantique structure sa gestion des contrats avec ContractSide

La Polyclinique de l’Atlantique est une clinique connue pour sa maternité qui accueille plus de 5 000 patientes par an et ses différentes spécialisations en matière de chirurgie. L’établissement de santé fédère quelque 16 000 patients en ambulatoire et 8 000 en hospitalisation.

Dans sa gestion opérationnelle, l’établissement est logiquement amené à gérer une kyrielle de contrats liés exemple à la maintenance, à des prestations de services, de contrôle obligatoire, et ce, de façon transversal et multi-département ; de l’IT au biomédical ou encore des services généraux (entretien des espaces verts et de la climatisation par exemple) aux RH. Autant de métiers avec des contraintes et des contrats différents.  A tel point que jusqu’alors, la Polyclinique de l’Atlantique était incapable de savoir  exactement le nombre de contrats à gérer. Le process dédié était absent.

 « Les contrats étaient recensés dans un fichier Excel, centralisé au service Achats, qu’il fallait alimenter ; ce qui est très contraignant. De plus, les contrats étaient quelque peu éparpillés. Nous disposions bien des données comptables, mais cela ne nous permettait pas d’avoir le nombre de contrats réels», explique Angélique Dreno, responsable achats et logistique de la Polyclinique de l’Atlantique, installée dans la région nantaise.

« Le service Achats traitait le contrat depuis ce tableur Excel pour accompagner les acheteurs dans la démarche de négociations ou dans le suivi des échéances de contrats, mais sans le maîtriser à 100%. Les contrats étaient  généralement entre les mains des acheteurs- métiers », ajoute-t-elle. Une mise en place qui a occasionné l’absence de procédure dans le rappel des échéances de contrats. En clair, le nombre de contrats et leurs échéances n’étaient pas contrôlés par le service Achats. Ces contrats qui n’ont pas pu être renégociés constituent un « manque à gagner » pour la Polyclinique.

Au lieu de reprendre chaque contrat, dans un processus très lourd, la Polyclinique a préféré s’adosser à l’application Saas de la société française ContractSide. Avec les outils de cette société,  la clinique dispose de certaines fonctions clé qui ont fait la différence. Angélique Dreno cite par exemple celle qui envoie automatiquement un email au service Achats et à la personne du service concerné par le contrat lors de l’arrivée d’une échéance. Dans cette procédure, l’échéance de la dénonciation est également prise en compte pour placer le contrat au cœur des débats en interne.