L’Armée de terre s’essaye au Réseau Social d’Entreprise
L’Armée de terre teste la solution de RSE du Français Talkspirit pour favoriser la collaboration et décloisonner ses métiers. Une expérimentation pour l’instant limitée à la sous-direction du recrutement.
Comme bien des entreprises françaises, l’Armée de terre est confrontée aux tensions qui animent le marché du travail sur la main-d’œuvre qualifiée. Elle doit évoluer et moderniser sa façon de recruter et – tout comme le secteur privé – elle s’est lancée dans le digital pour mener à bien cette mission.
« Nous sommes allés vers la Data, une numérisation de notre processus de recrutement afin d’être plus efficients », résume le commandant Bastide, en charge du digital et de la Data au bureau marketing du recrutement de l’armée de terre. « Si le recrutement n’est pas une fonction opérationnelle au sens où nous ne participons pas aux opérations, elle conditionne tout de même l’opérationnel. […] C’est la raison pour laquelle notre commandement consent à des efforts significatifs afin que nous puissions remplir notre mission. »
Depuis 2015, la sous-direction du recrutement s’est lancée dans une transformation digitale. Dans ce cadre, le commandant Laurent Bastide a souhaité déployer un RSE (Réseau Social d’Entreprise). L’objectif était alors de décloisonner le travail sur les projets de communication et de marketing non seulement en interne, mais aussi avec les multiples prestataires extérieurs amenés à intervenir dans ces projets.
« Nous avions d’un côté un besoin de décloisonnement pour fluidifier les échanges entre des gens qui travaillent dans nos entités aux échelons centraux et régionaux, mais aussi avec des partenaires extérieurs – qu’il s’agisse d’ESN, de notre agence média, des agences de communication et de création, et parfois aussi des réservistes. »
Tous ces acteurs travaillaient déjà en mode projet, mais un RSE allait porter ces groupes avec une solution qui permette d’échanger facilement, de conserver l’historique de ces échanges, d’interagir et de dialoguer, de demander des réactions, d’insérer des témoignages, des photos, ou encore d’assigner des tâches.
L’Armée, un utilisateur pas tout à fait comme les autres
Les armées fonctionnent avec un réseau interne évidemment très protégé. Celui-ci ne fonctionne qu’en mode fermé, sans connexion directe à Internet. Et si un projet est en cours pour déployer un outil de partage de document sécurisé à l’échelle de tout le ministère des Armées, actuellement l’échange de fichiers ne fonctionne réellement qu’à l’échelle d’un service.
« Il était compliqué de mettre en place un référentiel de données commun qui soit ouvert à des sites distants, donc nous avions un vrai besoin de décloisonner les échanges relatifs au recrutement. » Avec une centaine de centres d’information et de recrutement (CIRFA) sur le territoire et en outre-mer, il était donc compliqué d’échanger des fichiers… et s’il reste bien évidemment le mail, les inconvénients de ce mode de collaboration sont bien connus.
Il existe sur le marché de multiples solutions capables de répondre à de tels besoins de collaboration. Mais l’armée n’est pas un client comme un autre ; même pour un projet qui n’est pas amené à porter des données classifiées.
« En tant qu’organisme public – et qui plus est militaire –, nous avions l’obligation de choisir une solution qui héberge toutes les données en France et sous stricte juridiction française. Cette contrainte a notablement resserré à deux le nombre de solutions pouvant répondre à notre besoin. »
Comme le RSE que souhaitait déployer le commandant Bastide n’était pas amené à stocker ou échanger des données classifiées, celui-ci a pu opter pour la version SaaS de la plateforme Talkspirit. L’arrivée annoncée d’un cloud souverain de l’État pour les prochaines années verra peut-être ce RSE migrer vers ce cloud, mais pour le chef de projet, il est encore bien trop tôt pour le dire.
Le RSE Talkspirit
Si l’offre SaaS de Talkspirit est accessible via Internet, tous les postes de l’armée de Terre n’ont pas accès au réseau. Une passerelle ISPT (Internet Sur les Postes de Travail) permet néanmoins aux utilisateurs de se connecter à Internet depuis un poste du réseau interne, et un filtrage permet d’empêcher l’envoi de tout document sensible vers l’extérieur ou en dehors des frontières.
Talkspirit est hébergé en France, chez OVH. Son service est donc accessible sur les postes de travail. Le RSE n’a en revanche pas été intégré avec les systèmes internes du ministère.
Un déploiement groupe de travail par groupe de travail
Plutôt que l’ouverture du RSE à toute la sous-direction du recrutement, le commandant Bastide a privilégié une approche très pragmatique, qui ouvre les accès au coup par coup, en fonction des opportunités.
« La stratégie mise en œuvre pour le déploiement de Talkspirit n’est pas d’imposer la plateforme à tous les utilisateurs potentiels. »
Commandant Laurent BastideArmée de terre
« La stratégie mise en œuvre pour le déploiement de Talkspirit n’est pas d’imposer la plateforme à tous les utilisateurs potentiels, mais bien de la proposer lorsque son usage semble le plus pertinent pour un besoin précis. Chaque fois que j’identifie un besoin qui peut être satisfait par un RSE et que le contexte semble s’y prêter, alors je propose la solution. Je suis convaincu qu’un RSE ne peut fonctionner que s’il répond véritablement à un besoin de ses utilisateurs. Si ce n’est pas le cas, celui-ci ne sera pas utilisé et cela ne fonctionnera pas. »
Parmi les premiers groupes à collaborer sur Talkspirit, le commandant Bastide cite des projets liés aux opérations de communication de l’Armée de terre ainsi que son projet « Data ».
« Un de nos groupes Talkspirit échange sur notre projet DMP (Data Management Platform) pour améliorer notre ciblage publicitaire et l’efficacité de nos opérations marketing. L’agence Média Dentsu Aegis Network joue le rôle d’AMOA dans ce groupe [où l’on trouve] l’éditeur du service DMP (Commanders Act), l’ESN responsable de notre TMA (Capgemini), nos équipes de support IT en charge des projets digitaux et moi. Cela me permet de rassembler tous les acteurs du projet sur un même groupe. »
Autre projet à bénéficier du RSE, un Proof-of-Concept visant à expérimenter le Machine Learning dans l’optimisation d’un processus. Ce PoC a été lancé à petite échelle auprès de 5 CIRFA, chacun d’eux pouvait communiquer avec le prestataire qui a développé le modèle – une ESN qui intervenait en AMOA pour déployer le PoC – mais aussi un réseau de participants d’origines diverses qui étaient intervenus dans la conception, avec notamment des réservistes et des spécialistes externes.
Un RSE en appui du RGPD
Autre illustration de l’utilisation de Talkspirit par l’Armée de terre : la gestion du RGPD.
Une adresse est publiquement à la disposition de tous les internautes qui veulent envoyer une demande concernant l’utilisation de leurs données personnelles. Les requêtes reçues sur cette adresse atterrissent dans un groupe de travail dédié à la protection des données personnelles. Ce groupe est composé du référent de la protection des données délégué dans la direction, de représentants de la sécurité des systèmes d’information (SSI), et d’experts juridiques.
Le mécanisme permet de rapidement répartir les demandes en fonction de leur nature exacte et va permettre de les traiter dans le délai légal de 30 jours stipulé par le RGPD.
Un déploiement modeste
Avec une centaine de licences Talkspirit seulement, le déploiement du RSE de l’Armée de Terre reste limité par son ampleur.
Il constitue certes une première acculturation à ce type de collaboration, mais le commandant Bastide insiste néanmoins bien sur le fait que le projet reste une expérimentation interne et qu’avant toute forme d’élargissement du RSE, il faudra que la solution passe son homologation par les services de sécurité du ministère des Armées.
Seul l’accord du service responsable de la cybersécurité de l’information de la Défense française permettra de le déployer plus largement, si tant est qu’il réponde à des besoins plus larges que ceux du marketing et de la communication.
Talkspirit est un éditeur français créé en 2004. Son RSE est utilisé par environ 150 000 collaborateurs chez environ 500 clients parmi lesquels on trouve Gîtes de France, 20 Minutes, la SNCF, DHL France, ou encore le Groupe Foncia.
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