KTA préfère le collaboratif à l’e-mail

Pour Keolis Transit America (KTA), le courrier électronique ne répond plus aux besoins internes de communication et de partage de contenus. La filiale américaine du spécialiste des transports publics a donc décidé de passer au collaboratif.

Keolis Commuter Services, ce sont rien moins que 55 000 employés dans le monde entier. Son activité est lagement basée sur des appels d’offre et requiert une forte collaboration entre individus et divisions sur plusieurs fuseaux horaires.

Keolis Transit America a désormais adopté le SaaS et des technologies plus orientées grand public, en particulier en raison des évolutions de ses effectifs, relève Dirk Schniedermeier, Directeur technique de Keolis Transit America, la filiale de Keolis aux Etats-Unis : « les consommateurs ont dicté l’adoption de ces technologies dans le monde numérique ».

KTA a compris avoir besoin d’un nouvel outil collaboratif après avoir déterminé que l’e-mail ne suffisait plus. Cette décision a été arrêtée après que le Pdg du groupe a tenté d’envoyer un e-mail avec une pièce jointe liée à un important appel d’offre, courrier électronique rejeté par le serveur du destinataire en raison de la taille de la pièce jointe… : « Se reposer uniquement sur l’e-mail pose de nombreux problèmes. Ce n’est pas interactif et il n’y a pas de contrôle de version. Et ce n’est qu’un exemple de tout ce qui a pu mal se passer dans nos efforts collaboratifs ».

Alors KTA a cherché une plateforme collaborative suffisamment sûre pour ses clients du secteur public, et agréable à l’usage pour ses employés. Une plateforme qui devait être indépendante du navigateur Web et du système d’exploitation. Le groupe s’est alors tourné vers Huddle, un éditeur britannique.

L’an passé, cette plateforme collaborative en mode SaaS a joué un rôle clé pour permettre à KTA de remporté un contrat de plus de 700 M£ pour opérer le réseau ferré Docklands Light Railway au Royaume-Uni, en partenariat avec Amey Plc. Les experts des différents secteurs et pays au sein du groupe, et leurs sous-traitants, ont utilisé Huddle pour constituer l’offre qui l’a emporté.

Selon Schniedermeier, les utilisateurs ont grandement apprécié l’interface : « nous utilisons Huddle comme entrepôt centralisé pour exécuter graduellement ce contrat », explique-t-il, en ajoutant que les agences publiques impliquées ont également rejoint la plateforme.

La contrainte principale du déploiement d’Huddle touchait à son intégration avec l’environnement SharePoint existant. Mais le Britannique fournit une API qui aide à cela.

Le recours à un produit SaaS permet à la DSI et aux divisions métiers de Keolis de travailler plus étroitement, la première étant désormais perçue comme un facilitateur par les secondes, et non pas comme un frein à l’activité.

Pour le directeur technique, la situation est d’ailleurs assez simple : « si, à mon poste, je craignais la progression de l’adoption d’outils Cloud, je serais comme un libraire craignant Internet. Il est impossible de l’arrêter et l’information fait le savoir ».

Adapté de l’anglais.