Guerlain outille ses initiatives environnementales avec une plateforme Saas

Guerlain, à la fois industriel et distributeur

La production de la maison Guerlain, qui fête cette année ses 190 ans, s’appuie sur deux sites en France. Le site de fabrication de parfum situé à Orphin dans les Yvelines compte 120 collaborateurs et produit 13 millions de flacons chaque année. Un second, basé à Chartres, inauguré en 2015, est classé HQE (Haute Qualité Environnementale). Il est affecté aux produits de soins et de maquillage. Ses 350 collaborateurs produisent 31 millions d'unités par an.

Outre cette activité industrielle, l’entreprise possède un réseau de boutiques en propre : 17 boutiques essentiellement à Paris qui font pleinement partie du système de management environnemental de l'entreprise. Ce réseau a été certifiée ISO 14001 en 2011. « L'ensemble de nos démarches environnementales sont pilotées avec un certain nombre d'outils, dont LIFE (LVMH Initiatives For the Environment), le programme environnemental du groupe LVMH », détaille Marion Oudin. Ce programme, initié au niveau du groupe, coordonne l'ensemble des maisons du groupe au travers de plusieurs objectifs de réduction de son empreinte environnementale. « Notre second outil, c'est notre bilan carbone. Nous faisons ce bilan carbone annuel depuis 2007, avec pour objectif de réduire nos émissions de 50% entre 2007 et 2020, pour atteindre une neutralité carbone en 2028. De plus, nous appliquons le référentiel ISO 14001 et deux référentiels d'Ecocert Environnement : "Engagement biodiversité" et "Climat". »

Appliquer l'intégralité des centaines de règles édictées par ces référentiels n'a rien de simple et la responsable développement durable a fait le choix de s'appuyer sur Preventeo. Ce petit éditeur basé à Sophia Antipolis développe une suite logicielle de gestion des conformités qui propose une large couverture fonctionnelle incluant cette problématique environnementale.

Un outil pour y voir plus clair dans un brouillard réglementaire dense

Marion Oudin souligne qu'au-delà de ces référentiels, la plateforme Preventeo s'est imposée comme un outil indispensable dans le cadre de la démarche développement durable de Guerlain. Le groupe y a notamment recours pour effectuer l'indispensable veille réglementaire et les évaluations de conformité. « L'outil est simple et intuitif, car l'ensemble des exigences, y compris celles liées à la réglementation, sont traduites sous forme de questions. Les textes réglementaires sont bien souvent incompréhensibles et  l'outil les traduit en questions de type : "Est-ce que vous avez des BSD [Bordereau de Suivi des Déchets] pour vos déchets dangereux ? Oui/Non". De même, l'outil écarte toutes les exigences qui ne sont pas applicables grâce à des questions pivot. »

Ainsi, en répondant aux questions posées par le logiciel, le responsable configure pas à pas la plateforme qui va ne présenter que les règles adaptées à chacun de ses établissements : « Nous avions des besoins très spécifiques vis-à-vis de cet outil puisque, outre notre siège social, nous avons d'un côté nos boutiques et de l'autre des sites de production ayant des activités bien particulières. L'un exploite des processus utilisant beaucoup d'alcool alors que le second a des procédés proches de ceux du monde pharmaceutiques. »

 L'outil choisi par Guerlain devait être adapté à la diversité de ces activités, mais aussi intégrer l'ensemble des thèmes du développement durable comme cette protection de la biodiversité, l'éco-conception des produits ou la charte environnementale LVMH, et pas uniquement le volet réglementation.

La mise en place de la plateforme est menée avec l'éditeur qui détache ses experts auprès du client. Le mode question du logiciel permet d'avancer rapidement dans la configuration sachant que 150 thématiques réglementaires liées à la sécurité et un peu plus de 1 000 thématiques environnementales devaient être prises en compte. « Nous avons été accompagnés lors de la mise en place pour définir les thèmes applicables ; ce qui permet de jeter les bases. Il a fallu une journée de paramétrage par site pour le volet conformité, plus une journée pour le siège et une journée pour les boutiques. Je suis très autonome sur l'outil et sur les exigences propres à la maison Guerlain, donc je les ai intégrés moi-même. »

Olivier Philippe, chef de projet fonctionnel chez Preventeo ajoute : « Il faut environ 2 heures de travail avec le client pour définir les thématiques applicables. Ensuite, ce sont les juristes sur le terrain qui font le travail à un rythme d'environ 800 exigences par jour. »

Outre une plateforme, un service de veille réglementaire

Guerlain n'utilise que les modules Environnement, Produit et Immobilier de la solution Saas.  L'éditeur propose également des modules pour la qualité, la sécurité alimentaire ou même le volet cybersécurité. Mais, outre son rôle d'éditeur, Preventeo joue un rôle de veille réglementaire pour le compte de ses clients. Un email est envoyé par la plateforme lorsqu'apparaît une nouvelle exigence réglementaire qui concerne l'entreprise. La plateforme présente les nouveautés à chaque utilisateur en priorisant les actions à entreprendre face aux changements réglementaires.

Actuellement, Guerlain compte une vingtaine d'utilisateurs sur la plateforme, essentiellement dans les services généraux et la direction du développement durable. Sur les sites de production, les responsables santé et sécurité sont les principaux utilisateurs. Les utilisateurs "plans d'action" sont définis dans le logiciel en tant que responsables des actions, mais n'ont pas à manipuler directement le logiciel. Au sein du groupe LVMH, MHCS (Moët Hennessy Champagnes & Services) a aussi fait le choix de Preventeo. Parfums Christian Dior s'apprête à le déployer à son tour.