Fusion de deux startups de la mobilité, Free Now a vu la taille de son effectif augmenter fortement. Pour piloter sa croissance, l’entreprise s’est dotée d’une solution SIRH (Workday), dont elle intègre progressivement les modules.
Trottinettes électriques en libre-service, scooters, autopartage, VTC. Free Now fait feu de tout bois pour s’imposer comme le principal concurrent européen d’Uber. La marque est encore récente et pas forcément connue. Mais sa force de frappe grandit.
Et pour cause. Free Now est le fruit d’une collaboration entre deux acteurs majeurs de l’automobile : Daimler (qui avait racheté le Français Chauffeur Privé avant de le rebaptiser Kapten) et BMW.
En résumé : les « services de mobilité » des deux groupes allemands ont fusionné mi-2020 pour donner naissance à une startup avec une véritable ambition européenne. Loin de n’être que sur le créneau VTC, l’application se définit comme une « marketplace » qui met en relation des utilisateurs, des indépendants (30 000 chauffeurs en France), et des services tiers.
De 250 à 1 200 collaborateurs à gérer
Cette fusion a donné lieu à une réorganisation de l’activité en Europe. Elle s’est aussi traduite par un changement d’envergure. « Il y a trois ans et demi, nous avons commencé à reconstruire notre activité de taxi pour devenir une scale-up et plus seulement une startup », explique Eckart Diepenhorst, directeur des ressources humaines et des communications de Free Now.
L’entreprise est ainsi passée de 250 à 1 200 collaborateurs. Pour accompagner cette croissance, il était nécessaire de mettre en place des processus communs et structurés. « Nous ne pouvions plus travailler avec notre système de gestion des RH. Il nous fallait une solution plus avancée, stable et aussi plus facile à adapter à notre organisation », souligne le DRH.
« Nous avons reconstruit notre activité de taxi pour devenir une scale-up et plus seulement une startup […] Il nous fallait une solution RH stable et plus facile à adapter à notre organisation. »
Eckart DiepenhorstChief People Officer de Free Now
Free Now s’est équipé en 2019 du SIRH cloud de Workday, reconnu par Gartner comme un des plus grands acteurs du secteur deux ans plus tôt. À en croire Eckart Diepenhorst, la solution a été critique dans la réorganisation de la société et dans la gestion de son personnel. Même si l’entreprise technologique n’exploite pas tous les modules disponibles du progiciel.
L’implémentation, débutée il y a trois ans, continue de s’opérer graduellement avec l’ajout de nouvelles fonctionnalités. Récemment, Free Now a ainsi intégré l’ensemble du cycle de management de la performance dans Workday.
« Nous travaillons sur les modules dont nous disposons pour les rendre plus adaptés à nos besoins », précise par ailleurs Eckart Diepenhorst. Chez Free Now, Workday est par exemple interconnecté à la solution de recrutement Greenhouse pour automatiser les échanges de données et de tâches dans ce domaine.
L’onboarding automatisé grâce à la connexion au recrutement
L’interconnexion contribue à rendre l’ensemble du processus de recrutement plus « intelligent et efficace », assure le DRH. Elle participe également à l’automatisation de l’onboarding (et des départs) des collaborateurs, les données de Greehouse étant ensuite injectées dans Workday.
Eckart Diepenhorst, Chief People Officer et Chief Communication Officer de Free Now
L’apport du progiciel de ressources humaines réside aussi – voire surtout – dans la standardisation et l’automatisation des processus RH. Le dirigeant insiste à ce titre sur la nécessité de consacrer des efforts suffisants au design des processus à exécuter dans le système.
Cette démarche s’est donc accompagnée d’une intégration progressive. « L’intégration complète en une fois aurait été trop difficile à mener. Il était plus adapté pour notre organisation de procéder à un déploiement étape par étape », insiste le cadre de Free Now.
Le système est aujourd’hui utilisé par les 1 200 collaborateurs de l’entreprise, qui accèdent à différentes fonctionnalités RH en self-service (comme déclarer leurs congés et absences). Ces usages à distance se sont avérés particulièrement utiles lors du confinement et du passage au 100 % distanciel.
Un tableau de bord RH pour les managers
Ces fonctionnalités trouvent encore leur application dans le mode hybride qui constitue désormais le quotidien de Free Now et de ses salariés.
La solution SaaS intervient également pour prendre le pouls des collaborateurs et identifier les motifs de satisfaction et d’insatisfaction. « Plutôt que d’avoir à embaucher un nouvel employé, je préfère évidemment en fidéliser un », souligne le DRH.
Les directions business font par ailleurs un usage intensif (plusieurs heures au quotidien) des services fournis par le progiciel pour leur pilotage opérationnel. La solution contribue à la centralisation des données et à leur accessibilité par les managers, destinataires depuis quelques semaines d’un tableau de bord listant les principales données utiles à l’analyse et à la prise de décision.
« Nous pouvons [les] analyser de manière plus pertinente grâce à une vue, par exemple, sur le niveau d’attrition dans les équipes. Les données salariales nous permettent plus globalement une meilleure gestion des performances de l’entreprise », note Eckart Diepenhorst.
Workday intervient en outre dans le suivi des stratégies RH, comme en matière de diversité et d’inclusion. Ces informations sont organisées afin d’être partagées avec l’ensemble du personnel.
Enfin, l’administration de la solution est assurée par quatre personnes. Quant à l’intégration de modules, elle fonctionne en mode projet avec le concours d’un partenaire externe : Kainos.
