Fleury Michon modernise son SIRH pour attirer de nouveaux talents

Fleury Michon mise sur le Saas pour son nouveau SIRH

L’entreprise mène aujourd’hui une vaste rénovation de son SIRH devenu obsolescent.  « Nous souhaitions disposer d’un outil plus collaboratif que l’application Pléiades [Sopra] déployée voici plus de 18 ans maintenant » explique Ludovic Grolleau, responsable Projet SIRH de Fleury Michon. « Nous voulions un outil qui soit plus ouvert vis-à-vis des managers et de nos salariés dans l’objectif de décentraliser nos processus. Nous souhaitions que les managers aient directement accès aux informations relatives à leurs équipiers, de même que nous avions un besoin impératif de renouveler notre solution. »

Un gros travail d’études amont est alors lancé afin de bien identifier et rédiger dans le cahier des charges la cible que veut atteindre Fleuri-Michon en termes de SIRH. L’équipe projet est alors accompagnée par les consultants d’Altéa conseil. « A l’issue de cette phase d’études, nous nous sommes posés une question importante en termes d’infrastructure et de stratégie pour la DOSI [Direction de l'Organisation et des Systèmes d'Information], à savoir garder en interne les solutions ou aller vers le Saas. Pléiades avait été implémenté en interne à l’époque et nous avons décidé d’aller vers le cloud. Tous les 5 ans nous devions mener un projet afin de remettre à jour notre outil de paie interne vis-à-vis des nouvelles obligations réglementaires, des projets lourds et récurrents à l’image de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), le prélèvement à la source. Cela nécessitait un accompagnement, avec une solution Saas, nous serons plus à l’aise sur ces montées de versions. »

Deux appels d'offres initiés en 2016

L'équipe projet décide de mener deux appels d’offres en parallèle, distinguant le Core RH de la gestion de la paie. Ces appels d'offres sont lancés en septembre 2016. Le premier couvre le périmètre de la paie tandis que le second concerne la gestion des talents. Le périmètre Paie inclut le volet gestion des temps, un point très important pour l’industriel puisque certains salariés postés sont en CDI, d’autres en CDD, mais aussi des saisonniers, des temps pleins, des temps partiels aménagés, des commerciaux de terrain, etc.

Autre point-clé pour Fleury Michon, la solution devait intégrer un portail collaborateur offrant une bonne ergonomie afin de faciliter son adoption par le personnel car l’idée est bien d’en ouvrir l’accès aux managers comme à tous les employés de l’entreprise.

Pour le volet gestion des talents, l’appel d’offre incluait la formation, le recrutement externe mais aussi interne, les entretiens annuels ainsi que la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences). « Nous voulions déployer ces fonctionnalités par étapes, l’objectif étant bien d’avoir un seul outil capable de gérer dans l’intégralité de la gestion des talents, de manière à ce que les entretiens se déversent dans les besoins de formation directement, que l’on puisse identifier les bons profils au niveau des plans de succession, etc. » Mireille Bonnet, chargée de la relation client de la DOSI de Fleury Michon ajoute : « Nous avons souhaité privilégier des éditeurs capables de mener le projet d’intégration eux-mêmes afin d’avoir un interlocuteur unique face à nous. Le choix des acteurs a été dicté par le fait que la solution devait être Saas et avoir une couverture fonctionnelle correspondant à nos besoins. Les présentations ont fait la différence. »

3 éditeurs sont sélectionnés pour chacun des 2 appels d’offres et ceux-ci sont invités à une soutenance de leurs dossiers en janvier 2017. Des démonstrations sont alors demandées sur certains points fonctionnels que l'équipe projet souhaite vérifier sur ses propres jeux de tests. Le choix des solutions est finalisé en février 2017 pour un démarrage des projets en avril/mai 2017.

Deux solutions Saas constituent l'ossature du nouveau SIRH

De ce processus de sélection, c’est Cegedim SRH qui ressort gagnant pour le volet Paie et Talentsoft pour celui relatif à la Gestion des Talents. Dans un cas comme dans l'autre, ces solutions répondaient aux exigences de Fleury Michon en termes fonctionnels mais surtout Ludovic Grolleau a pu entrer en contact avec des références clients de ces éditeurs pour bénéficier du retour d'expérience d'entreprises comparables.

« La couverture fonctionnelle de Talentsoft nous a fait choisir cette offre, de même que les retours d’expérience sur leur plateforme, mais aussi la reconnaissance que l’éditeur avait en termes de retombées presse. De plus, la dimension internationale de l’outil nous intéressait, car nous devions notamment accompagner notre filiale canadienne. Enfin, la démonstration de l’ergonomie du portail a montré sa supériorité sur ceux des offres concurrentes. »

La couverture fonctionnelle de Talentsoft nous a fait choisir cette offre, de même que les retours d’expérience sur leur plateforme, mais aussi la reconnaissance que l’éditeur avait en termes de retombées presse.

En outre, le fait que plusieurs entreprises avaient déjà réalisé le couplage entre Talentsoft et Cegedim SRH a achevé de convaincre l’équipe projet de l’intérêt de la solution. La démarche de choix fut la même pour le volet paie : « L’offre Cegedim SRH correspondait bien à nos exigences, les retours d’expérience se sont avérés très positifs. De plus, l’outil a été conçu pour le Saas, contrairement à plusieurs de ses concurrents. Enfin, nous avons privilégié la proximité géographique avec l’éditeur qui dispose d’une antenne nantaise et a une vraie culture locale. Ça facilite le dialogue et l’organisation des réunions ! »

La paye et la gestion administrative ont été implémentées à partir du mois d'avril 2017 jusqu’au mois de novembre 2017, l’objectif étant de réaliser la première paie de décembre. Mireille Bonnet pointe les enjeux de cette migration : « 3 000 collaborateurs sont passés sur la nouvelle paie, puis le restant en janvier. En outre, nous avons eu à gérer une fusion de sociétés le 1er janvier [la fusion juridique de Fleury Michon Traiteur, Fleury Michon Charcuterie et Fleury Michon Logistique], soit 1800 collaborateurs en plus, ce qui nous a obligés à nous focaliser sur le projet paie et y consacrer toutes nos ressources. Evidemment, il y a eu quelques imprévus, notamment avec des cumuls sociaux qui ont changé 2 semaines avant notre démarrage... mais globalement la migration fut satisfaisante et tout le monde a été payé ! »

Pour le volet Talentsoft, le travail a commencé par le Core RH et le volet formation à partir du mois d’avril 2017, avec un passage en "run" en septembre 2017. L’équipe RH n’a véritablement commencé à utiliser l’outil qu’à partir de février/mars 2018 afin de saisir les besoins en formation du personnel dans l'outil et suivre la réalisation des formations en 2018 sur Talentsoft. Ces saisies n’ont pas encore été décentralisées auprès des managers.

L’étape 2 de ce déploiement portait sur le volet recrutement, elle a démarré en octobre 2017 pour une finalisation en février 2018 : « Nous sommes en "run" du point de vue Talentsoft, mais nous devons encore caler certains points avant de finaliser la mise en production, notamment l'intégration avec notre site d’annonces d’emploi. Nous avons fait le choix de mettre en œuvre des API et c’est plus complexe à mettre en œuvre. » Ce couplage devrait être effectif dans l'été, et la mise en production effective en septembre.

De nouvelles briques RH pour le « Le réseau Fleury-Michon »

Cette rénovation du SIRH Fleury Michon s'inscrit dans un projet global à l’échelle de l’entreprise de portail salarié baptisé "Le réseau Fleury-Michon". Projet commun entre la RH et la DOSI, ce portail vise à cultiver la marque employeur de l’entreprise auprès de ses salariés, faciliter la diffusion d’informations sur l’entreprise au personnel.

Mireille Bonnet souligne l'importance de ce portail : « Nous avons 15 sites de production, principalement en Vendée, avec des agents de production qui ne disposent pas d’ordinateur et qui travaillent en horaires décalés 5h-13h ou 13h-21h.  Ils n’ont pas nécessairement accès à l’information de l'entreprise sur leur lieu de travail et notre objectif est de leur amener l’information chez eux, accéder à l’ensemble des services que leur propose l’entreprise via le portail employeur. »

Déployé depuis un peu plus de 3 ans, le portail compte environ 600 visiteurs par semaine, tant en interne qu’à distance via smartphone ou tablette. La direction y diffuse des vidéos produites pour les salariés Fleury Michon, ceux-ci y ont aussi accès à leur planning, le CE y a aussi son espace, de même qu’une boutique Fleury Michon qui permet aux salariés de commander à distance des plats cuisinés.

D'autres services plus originaux comme le covoiturage ou encore le troc entre salariés à la façon d’un "LeBonCoin privé" y sont disponibles. Avec la mise en production du nouveau SIRH, l'objectif est d'intégrer ces nouveaux services RH au portail, des services accessibles à tous les salariés comme le souligne Ludovic Grolleau : « L’objectif est bien que tous les salariés aient accès à Talentsoft, chacun à son niveau évidemment, notamment pour initier leur entretien annuel, mais aussi demain au volet formation et eLearning, etc. » Le travail sur l'intégration de ces nouvelles fonctionnalités RH sur le portail salariés est en cours, avec pour objectif de démarrage sur juillet.