ERP : le spécialiste du chocolat bio et équitable, Kaoka refond son socle applicatif

Une filière de près de 5 000 producteurs de cacao

Mais son véritable facteur différenciant repose sur sa maîtrise de l’ensemble de la filière, ce qui implique un travail au plus près des producteurs. « Nous achetons le cacao frais via des structures en propre ou auprès de coopératives que nous avons nous-mêmes mises en place et qui sont des partenaires exclusifs », détaille Guy Deberdt.

Depuis 1999, Kaoka est adossé à l’industriel Cémoi, ce qui étend ses activités de l’achat des matières premières à leur transformation et leur commercialisation. Dans le cadre de ces liens capitalistiques, la PME est à la fois cliente et fournisseur de Cémoi. Elle fournit à Cémoi du cacao et ses chocolats sont produits sur les sites industriels de Cémoi.

Kaoka ne gère pas de processus de production. Ses compétences et ses activités sont axées sur la gestion commerciale, administrative et les filières d’approvisionnement, ainsi que sur la qualité et le marketing. Les tâches sont multiples, tout comme les échanges d’information tout au long de la chaîne.

Or, jusqu’en 2020, l’entreprise ne disposait pas d’ERP. Elle s’appuyait essentiellement sur un outil de gestion commerciale « assez classique » (sic) et avec des tableurs. « Toute la partie comprenant les flux de fèves de cacao, la composition des lots acheminés dans l’usine Cémoi, etc. était gérée manuellement au travers de fichiers Excel », se souvient le PDG.

Dans un écosystème où la digitalisation progresse, et où les flux de données se multiplient, la gestion par les tableurs atteignait ses limites.

En 2020, en décidant de s’équiper d’un progiciel, les objectifs de Kaoka étaient de fiabiliser et de sécuriser les données, mais également d’intégrer la gestion des stocks de fèves de cacao dans ses systèmes.

« Nous avons une particularité. Et cela a été un sujet central lors de la mise en place de l’ERP. Lors de l’importation des fèves, une partie reste propriété de Kaoka. Nous les transformons à l’extérieur du groupe Cémoi. L’autre partie lui est vendue, mais nous gérons ce stock », précise Guy Deberdt.

Priorité à la gestion des stocks

Suivi qualité, assemblage, gestion de l’entrepôt à Amsterdam sont pris en charge par Kaoka. Il était donc essentiel, lors du paramétrage du progiciel, d’intégrer cette spécificité pour permettre à l’entreprise de gérer un stock dont elle n’est pas propriétaire et de lui appliquer tous les processus de traçabilité.

En 2019, ne pas disposer d’un ERP constituait un handicap pour une société comme Kaoka, reconnaît son dirigeant. « Nous avions pris un peu de retard dans ce secteur. Nous avons décidé de le combler », au profit du pilotage de l’entreprise, mais aussi du suivi commercial.

Un appel d’offres est donc lancé. Il aboutira à la sélection – parmi cinq candidats – de l’application Divalto infinity, personnalisée pour l’industrie agroalimentaire. Intégration et déploiement seront pilotés par l’intégrateur PG2i.

Outre la gestion de flux de données complexes, l’ERP de l’éditeur alsacien offre à la PME « un meilleur suivi » de ses clients grâce à la constitution de tableaux de bord exploitant une même source de données.

Le déploiement entamé en 2020 a cependant été progressif. La première étape, la plus prioritaire, a consisté à intégrer la gestion de stocks.

Un suivi commercial amélioré à partir de 2023

En ce qui concerne le suivi commercial, activé en juillet 2021, il ne peut être encore pleinement exploité. L’installation de l’ERP a été couplée à un autre chantier majeur : la remise à jour complète des classifications de produits. Kaoka ne dispose par conséquent pas d’un historique suffisant dans la base de données du progiciel. L’adaptation de l’historique à la nouvelle classification a été jugée trop complexe et coûteuse pour la PME et ses équipes. Pour bénéficier des fonctionnalités d’analyse de données, Kaoka se fixe comme échéance 2023.

Dans le domaine de l’administration des ventes, les bénéfices sont en revanche déjà tangibles. Les processus avec Cémoi étaient auparavant gérés de manière principalement manuelle avec des saisies multiples dans les systèmes de chacun des partenaires. Un des objectifs du déploiement était de pouvoir s’interfacer avec Cémoi. Cet interfaçage avec l’industriel est pratiquement finalisé.

« Les EDI sont en place. Lorsque Cémoi fabrique un lot de produits Kaoka, un message EDI alimente l’entrée en stock et génère les factures d’achat automatiquement », se réjouit Guy Deberdt.

Ce processus est en cours de déploiement pour les ventes de Kaoka auprès de ses clients. À la clé, se félicite le PDG, des gains en termes de productivité et d’efficacité. « Tout sera automatisé. Nous aurons juste à valider les factures clients ». La PME avance par étape et prévoit ainsi ultérieurement de dématérialiser plus largement la facturation et les ventes auprès de ses clients.

Une conduite du changement importante

Le passage d’une administration sans ERP à l’utilisation d’un tel outil a nécessité, et nécessite encore, une conduite du changement. Dès le démarrage du projet, un groupe de travail ERP intégrant l’ensemble des salariés concernés au quotidien par son usage a été mis en place.

« Formations, ateliers d’analyse, etc., toutes les étapes ont été menées collectivement. Le jour J, toutes les personnes étaient à même de travailler efficacement sur l’ERP », assure Guy Deberdt.

Un ERP qui n’a pas encore livré 100 % de son potentiel

Dans un second temps, une fois les problématiques d’interfaçage traitées, l’utilisation du progiciel sera étendue à de nouveaux utilisateurs, en particulier le commercial et la qualité – déjà utilisatrice cependant des fonctionnalités de suivi de la qualité.

En attendant de disposer d’un historique suffisant, les commerciaux s’appuient sur des outils à base de requêtes Power Query. Le service dispose de cette façon de tableaux de bord construits grâce à des extractions de données.

Guy Deberdt ne cherche pas à enjoliver le bilan du projet. Kaoka a fait des gains d’efficacité certes, mais un ERP peut aussi rimer avec un alourdissement de certains processus, reconnaît-il.

La saisie des données qualité représente ainsi une tâche importante pour les équipes. « Mais cela nous a, dans le même temps, permis de rentrer dans le système toutes les données et d’accéder à tout moment au stock, aux commentaires qualité par lot. C’est un gain en ce qui concerne la sécurisation des flux de données sur les fèves de cacao », apprécie le PDG.

Pour remédier à « cette lourdeur de saisie », des améliorations sont en projet, comme l’interfaçage avec l’entrepôt d’Amsterdam. D’autres gains sont attendus grâce à la réduction des opérations manuelles sur l’administration des ventes. Sur le contrôle de gestion, le fils du fondateur note aussi une amélioration dans le suivi des marges.

Des progrès sont encore possibles néanmoins, notamment sur la gestion des coûts logistiques. « Nous ne sommes pas aujourd’hui à l’optimum de l’utilisation du système », constate Guy Deberdt, optimiste.

ERP on-premise plutôt que cloud

En ce qui concerne l’architecture retenue, Kaoka a opté pour le mode on-premise plutôt que cloud. Un choix motivé par Guy Deberdt par des raisons de disponibilité face à un risque de coupure Internet et aussi écologiques.

L’ERP est donc hébergé en local sur un serveur de l’entreprise et accessible à distance.

Sensibilisée aux risques cyber, Kaoka ne néglige pas les questions de la sécurité. La médiatisation des attaques de ransomware y a contribué. La protection des données et leur sauvegarde sont permises par des sauvegardes multiples, en interne et en externe, y compris sur un support de stockage déconnecté.