EAM / GMAO : Eiffage révolutionne la gestion de son parc matériel

L'origine du projet

LeMagIT : Quel besoin métier a donné lieu à ce projet ? Je suppose que vous avez regardé votre parc de véhicules et que vous vous êtes dit « tiens... j'ai un problème ». Quel était ce problème ?

Mikael GOETA : Il était de trois natures.
Le premier problème était purement informatique. Nous étions sur un système vétuste de gestion du matériel en termes de technologies et nous avions besoin de passer dans « le nouveau monde ». Nous étions sur des systèmes AS400, sur des technos OpenROAD et  sur une base de données Ingres. Nous avions donc un vrai problème de capacité d'évolution et de maintenance de ces systèmes... faute aussi de compétences qui n'existent plus. Une des premières motivations a donc été le besoin de nous renouveler d'un point de vue technologique.

Le deuxième problème, qui là est vraiment métier, est qu'au niveau du groupe Eiffage, nous avons recensé plus d'une douzaine d'applications de gestion du matériel. Et toutes adressaient un périmètre organisationnel incomplet. Il nous était difficile d'avoir une vision globale de notre parc.

Nous avons recensé plus d'une douzaine d'applications de gestion du matériel. Et toutes adressaient un périmètre organisationnel incomplet. Il nous était difficile d'avoir une vision globale de notre parc.

La troisième raison est que la gestion du matériel nous impose des obligations réglementaires fortes - entre autres d'entretien - de la même façon que pour un véhicule personnel vous avez des obligations, comme faire le contrôle technique.

Or avant ce projet, nous n'avions pas de solution centralisée, au niveau du Groupe, qui permettait un archivage systématique de nos contrôles et de nos interventions. C'était le rôle du Groupe de doter nos entités de gestion du matériel d'un outil qui permette de répondre à cette exigence.

En fait, il y a aussi un quatrième élément. Nos processus de gestion du matériel étaient très hétérogènes. Ce projet a aussi permis de faire converger l'ensemble des métiers. Entre l'énergie, la route, le génie civil, le bâtiment et le métal, les métiers d'Eiffage sont très différents. Or ces métiers utilisent et exploitent des matériels et des équipements qui sont eux-aussi très différents. Nous avions des méthodes et des processus de gestion - par exemple de maintenance - qui n'étaient pas harmonisés. Ils étaient propres à chaque métier, voire à chaque entité dans un métier.

Comme nous sommes sur des processus à risque d'un point de vue réglementaire, nous avons voulu harmoniser nos processus et nos modes de fonctionnement, tous métiers confondus. C'est aussi cela qui a motivé ce projet de niveau groupe : faire converger vers des méthodes et des processus communs.

LeMagIT : N'y avait-il pas aussi des problématiques de vol ou d'égarement de matériels ?

Mikael GOETA : Peut-être, mais cela ne faisait pas partie des éléments déterminants dans la prise de décision. L’excellence opérationnelle a été le principal critère.

Remontée des données du parc

LeMagIT : Pouvez-vous me donner des exemples de matériels pour avoir une illustration très concrète de cette diversité ?

Mikael GOETA : Bien sûr. Par exemple dans la route, vous avez beaucoup de tractopelles. Dans la construction, nous avons des grues. Dans l'énergie, nous avons des nacelles. Dans le bâtiment, on a des élingues et des banches - là nous ne sommes plus sur du roulant mais sur du matériel fixe, je dirais même presque sur de l'équipement. Dans les carrières, on trouve des unités industrielles de type concassage et criblages.
En fait avec eMAT, nous gérons tout depuis le petit équipement - des extincteurs - jusqu'aux très gros équipements, les engins roulants (camions-bennes), les grues et les appareils industriels - en passant par les coffrets électriques.

LeMagIT : Comment faites-vous le lien entre vos matériels et l'EAM ? Utilisez-vous des capteurs ? Faîtes-vous de l'IoT ou est-ce de la saisie manuelle ?

Mikael GOETA : C'est un peu des deux. Nous avons deux manières de collecter la donnée : soit par de la saisie, soit par de l'interface avec des tiers.

Je vais vous donner quelques exemples.

Nous avons deux manières de collecter la donnée : soit par de la saisie, soit par de l'interface avec des tiers [et] nous avons la volonté de travailler sur la remontée d'informations directement via des capteurs.

La captation de notre consommation de carburant va se faire via une interface que nous sommes en train de mettre en œuvre avec Total. Cette interface - en cours de développement - va collecter tous les mois l'ensemble de notre consommation de carburant, que ce soit celle des véhicules légers ou celle des engins. Le partage de cette donnée avec le pétrolier sera automatisé via un échange de fichiers. Total déposera un fichier sur un NAS d'Eiffage, et Infor ION (NDR : la plateforme sous-jacente des produits d'Infor) l'importera et l'intègrera dans l'EAM.

L'autre méthode, c'est de la saisie sur les écrans de la solution EAM. C'est ce que l'on fait aujourd'hui pour le kilométrage. En tout ce sont plus de 200.000 engins et équipements qui vont être gérés dans eMAT. Chaque équipement ou engin possède une fiche matériel. Sur cette fiche, vous avez plusieurs champs de saisie, dont le kilométrage (quand c'est pertinent). L'idée de base est de saisir la donnée directement sur l'écran transactionnel de l'EAM. Mais pour faciliter la vie à nos utilisateurs, nous avons aussi créé une petite interface, cette fois-ci pour Excel, où ils remplissent un fichier. Et toujours via ION, ils peuvent ensuite remonter en masse les kilomètres collectés sur différents compteurs.

LeMagIT : Pensez-vous aller plus loin dans l'automatisation de la collecte des informations liées aux matériels ?

Mikael GOETA : Oui. Nous avons la volonté de travailler sur la remontée d'informations directement via des capteurs. Donc là, effectivement, nous rentrerons directement dans le monde de l'IoT. C'est au menu de notre feuille de route 2019-2020.

En parallèle, les Directeurs du matériel sont en train de travailler en ce moment même avec les constructeurs. Ils équipent déjà les matériels qu'on leur achète - ou que nous leur louons - avec des capteurs qui leur sont propres. Aujourd'hui, on peut aller sur les sites de Caterpillar - qui est un de nos fournisseurs - ou sur celui de Liebherr ou d'autres, et consulter ces données remontées par les capteurs de nos matériels.
Nous travaillons en ce moment avec eux pour exploiter  ces données et les injecter automatiquement dans eMAT.

LeMagIT : Comment imposez-vous aux métiers de remplir ces fiches dans l'EAM ? Descendez-vous systématiquement jusqu'au suivi des tournevis ou suivez-vous surtout les engins les plus coûteux ?

On n'impose rien aux métiers !

Mikael GOETA : On n'impose rien. Ce n'est pas Mikael GOETA ou Eiffage qui décident de la granularité des équipements et des engins qui seront gérés dans eMAT. C'est le métier lui-même.

Bien évidemment, je ne m'opposerai jamais à un métier qui dit qu'il va en faire un maximum ! S'ils le font c'est que l'outil IT répond bien à leurs attentes... parce c'est vrai qu'il est quand même contraignant en terme de saisie, de transactionnel, de suivi. Donc si eux décident d'aller jusqu'au petit outillage (NDR : et certains le feraient), c'est qu'on a dû bien faire notre travail et que l'outil répond aux attentes du terrain. Cela leur permet aussi de savoir où est l'outillage et d'en faire un inventaire exact.

Là, je pense qu'effectivement que - par rapport à votre question sur le vol ou la perte - cela permet très vite de responsabiliser les gens. Cela permet de dire, directement dans eMAT, « toi Monsieur X, tu avais tel matériel, tel outil, ou telle petite chose ». Il faut savoir qu'en termes financiers, on refacture aux chantiers les hommes avec leurs matériels.

Optimisation de la maintenance et automatisation

LeMagIT : Il y a donc également une dimension financière ?

Mikael GOETA : Oui, bien sûr. eMAT est intégré au SI Finance. Le projet permet, en croisant des données de paye et les données de l'EAM, d'injecter des écritures - qui sont à la fois le coût de la personne et le coût du matériel qu'on lui a associé - dans notre ERP Financier et dans notre comptabilité analytique (PeopleSoft).

LeMagIT : Je suppose qu'une des grandes améliorations visées est l'optimisation de la maintenance ?

Mikael GOETA : Oui. La substantifique moëlle de l'outil, ce ne sont pas les caisses à outils, ça c'est plus un effet d'opportunité. Le vrai scope du projet, ce sont effectivement les engins et l'appareil industriel dans le cadre 1/ de la maintenance corrective et préventive, et 2/ de la mise à disposition et du suivi de ces engins vers les chantiers (la demande du chantier, la réservation, la planification des matériels, l'expédition) et le retour du matériel. On retourne ensuite dans un cycle de maintenance curative ou préventive, sur le chantier ou au niveau du parc. C'est vraiment ça le cœur du sujet.

Après, autour de cela, gravitent d'autres modules d'Infor, comme par exemple les achats et les approvisionnements ou la gestion de stocks. Parce que pour faire de la maintenance de matériels, vous avez besoin de pièces et de consommables.

Ceux-ci peuvent être stockés ou pas. Si c'est dans le stock, le module « appro » de eMAT réapprovisionne le stock automatiquement. Et si la pièce n'existe pas dans le stock, je peux la commander directement auprès de mon fournisseur. Dans les deux cas, le coût de la pièce vient s'imputer automatiquement sur le coût global de l'ordre de travail de maintenance de cette opération.

LeMagIT : En revanche, côté ERP vous n'êtes pas Infor. Commence cela s'articule-t-il ?

Mikael GOETA : Non effectivement. Notre avons PeopleSoft. Les choses sont bien délimitées. Le référentiel de données, l'organisation d'Eiffage, les salariés, etc. viennent de l'ERP Finance. Nous ne gérons dans eMAT que le référentiel du matériel.
Après, il y a plusieurs flux qui partent de eMAT vers PeopleSoft.

Le premier concerne les immobilisations. Quand vous mettez en service un nouveau matériel dans eMAT, vous pouvez décider de l'immobiliser. Dans ce cas, nous envoyons les éléments de l'immo (en gros le montant des amortissements et la durée) à l'ERP Finance, et c'est l'ERP qui va gérer l'amortissement.

Le deuxième flux est un flux de commandes et de réceptions. Nous faisons nos commandes et nos réceptions dans le module achat de eMAT. Ces deux éléments sont synchronisés dans l'ERP Finance. Quand l'ERP reçoit la facture du fournisseur, il la rapproche des informations de commande et de réception d'eMAT. De cette manière, lorsque les trois éléments sont égaux, il peut imputer l'opération comptablement et automatiquement.

Dans le cas contraire, l'ERP remonte une alerte sur l'écart constaté - soit à la personne qui a commandé soit à celle qui a réceptionné - pour avoir une justification de correction ou pour refuser l'opération.

Le troisième flux concerne les locations de matériel. Les chantiers louent leur matériel à des entités internes via eMAT. Grâce aux échanges avec l'ERP, le coût d'un matériel loué par une entité interne à un chantier de la même société juridique est écrit automatiquement dans le compte d'exploitation du chantier (à hauteur de la valorisation de la location).

Si, ce qui arrive de temps en temps, une entité loue du matériel à une société d'Eiffage qui n'est pas dans sa société juridique, ou à une société hors Groupe, eMAT envoie à l'ERP des éléments de facturation client. Sur la base de ces éléments de l'EAM, l'ERP va pouvoir émettre une facture client classique.

Choix et déploiement de la solution EAM/GPAO

LeMagIT : Vous avez PeopleSoft, pourquoi et comment en êtes-vous venu à choisir l'EAM/GPAO d'Infor plutôt que celui d'Oracle ?

Mikael GOETA : Ce n'est pas moi qui ai choisi. Ce sont les métiers.

Dans un premier temps, nous avons écrit nos processus et fait un cahier des charges. Puis, nous avons fait une consultation avec huit acteurs du marché.

Dans un deuxième temps, nous en avons retenu quatre pour venir faire une soutenance chez Eiffage, devant une quarantaine de personnes de tous nos métiers (techniciens de maintenance, responsables matériels régionaux, directeurs matériel de branches, chefs d'ateliers, exploitants, etc.).

Chaque éditeur a eu trois heures : une heure et demi pour présenter ce qu'il avait compris du projet et la méthode qu'il comptait appliquer ; et une heure trente pour présenter des maquettes. Nous avions décrit cinq cas d'usages que nous souhaitions voir sous cette forme pour bien saisir l'ergonomie des solutions.

Nous avons fourni au public - notre quarantaine de futurs utilisateurs - un petit outil pour noter en direct la prestation, sur une vingtaine de critères.

Infor a eu, à l'unanimité, les meilleurs résultats. Et de très loin. Après, mon travail a été de valider financièrement la proposition et de m'assurer que fonctionnellement et techniquement ils étaient capables de le faire.

LeMagIT : Quel a été le calendrier du projet après cette sélection ?

Mikael GOETA : La phase d'étude a commencé en février 2016. Le contrat a été signé en juillet 2016. Le lancement du projet est intervenu en septembre.

Ensuite, la phase de conception a duré jusqu'à janvier 2017. Nous sommes partis sur la réalisation et la recette jusqu'à fin juin sur le « core model » et les interfaces. Les deux premiers sites pilote ont été lancés en juillet 2017. Le troisième a été lancé en septembre ; le quatrième en octobre ; le cinquième en novembre ; le sixième en décembre 2017. Ces six sites correspondaient aux six grands métiers d'Eiffage, ce qui nous a permis d'éprouver la solution d'un point de vue technique, robustesse et le plus important, du périmètre fonctionnel (est-ce que l'on répondait bien aux besoins utilisateurs ?).

En mars 2018, nous avons eu le feu vert pour le déploiement général. A partir d'avril, le déploiement à grande échelle a débuté.

Le périmètre ciblé représente 1500 utilisateurs sur plus de 200 sites en France et au Sénégal [et plus de 260.000 engins et équipement].

LeMagIT : Où en êtes-vous aujourd'hui dans ce déploiement ?

Mikael GOETA : Le périmètre ciblé représente 1500 utilisateurs sur plus de 200 sites en France et au Sénégal. Aujourd'hui, nous en sommes à environ 15 %, soit 40.000 engins et équipements gérés dans eMAT, avec 320 utilisateurs, sur une trentaine de sites. Cela représente plus de 3.000 commandes et réceptions effectuées dans l'outil. La totalité du périmètre devrait être équipée en juin 2019.

ROI et conduite du changement

LeMagIT : Avez-vous déjà constaté des premiers ROI ?

Mikael GOETA : Les premiers retours nous montrent que l'outil et les process sont bien acceptés, ce qui est déjà une bonne chose ! Le fait que l'on ait couvert la totalité des processus du métier plait aussi.

La valeur de renouvellement de notre parc est d’environ 3 milliards €. Le coût de sa maintenance varie entre 5 et 7 % de cette valeur, [Avec l'EAM] nous avons vraiment professionnalisé la fonction

Nous avons aussi un inventaire plus précis. Il faut savoir que la valeur de renouvellement de notre parc est d’environ 3 milliards d’euros. Le coût de sa maintenance varie entre 5 et 7 % de cette valeur. Cela pèse ! Mais avec cet outil, nous avons vraiment professionnalisé la fonction, parce que nous avons un vrai « système d'information de gestion du matériel ». Pour moi cela va au-delà de la simple GMAO. eMAT est aussi un outil de budgétisation de nos matériels et de nos investissements, qui sera commun à tout le groupe. C'est un outil pour les opérationnels mais aussi pour les  financiers.

LeMagIT : Avec le recul des premiers déploiements, quel a été le plus gros écueil de ce projet ?

Mikael GOETA : Le revers de la médaille de cette professionnalisation, c'est que l'on impose une démarche, elle-aussi très professionnelle, aux utilisateurs finaux qui n'avaient pas l'habitude de faire des commandes dans un système. Ils le faisaient à l'ancienne, sur un papier qui était faxé, voire au téléphone, en fin de journée. Ils régularisaient après. Le processus était peu informatisé.

Aujourd'hui, ce n'est juste plus possible. Nous avons donc dû expliquer qu'il y avait des actions à faire dans le logiciel. Et que, certes, on a créé en quelque sorte des charges de travail supplémentaires, et que forcément cela prenait du temps... mais qu'en fait ce n’était juste plus du temps caché, comme avant, lorsqu'ils le faisaient sans outil.

LeMagIT : Vous disiez au début de cet échange que vous n'imposiez rien aux usagers. Là, vous dîtes qu'il « n'est plus possible de faire les commandes à l'ancienne » : n'y a-t-il pas une contradiction ?

Mikael GOETA : Non, il n'y a pas de contradiction. On n’impose pas le niveau de granularité des matériels et des équipements que l’on gère dans eMAT. En revanche, certains processus sont obligatoires comme la commande et la réception.

LeMagIT : Quels ont-été les autres défis ?

Mikael GOETA : L'autre défi, c'est que nous avons des utilisateurs qui ont des usages très hétéroclites des systèmes d'information. Certains sont très à l'aise, d'autres pas du tout. En terme de conduite du changement, il a donc fallu que nous sachions gérer un éventail de personnes avec des compétences et des appétences à l'outil informatique extrêmement variées.

LeMagIT : Et côté technique ?

Mikael GOETA : Franchement, il n'y a pas eu de difficultés inhabituelles pour un projet de cette taille. Et surtout, la relation avec Infor a toujours été très bonne. Même dans les moments difficiles, nous avons su nous écouter et trouver des solutions. La preuve, nous continuons à travailler ensemble.