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Dans la finance aussi, l’INSEP vise le haut niveau et le travail d’équipe

L’Institut National du Sport a opéré sa révolution dans le domaine de la gestion financière et comptable, en se dotant d’un ERP et en rendant les métiers maîtres de leurs budgets. La finance peut dès lors développer son expertise et fournir du conseil.

Christophe Auffray
par
Publié le: 04 nov. 2021

L’INSEP est la vitrine française du sport de haut niveau. L’Institut National du Sport, de l’Expertise et de la Performance, placé sous la tutelle du ministère des Sports, accueille sur son site sportifs, confirmés et espoirs.

1 000 personnes environ, athlètes, entraîneurs et agents, sont accueillies quotidiennement sur ses infrastructures : un pôle médical, deux laboratoires de recherche, des salles de cours pour la scolarité des sportifs, un internat, de la restauration…

De la gestion papier à la dématérialisation et la transparence

Le centre d’entraînement tient véritablement du « campus », tel que le décrit Nicolas Tourny, responsable de l’unité financière de l’Insep. Son équipe se compose de 7 personnes, auxquelles s’ajoutent 7 autres collaborateurs rattachés à l’agence comptable.

Portrait de Nicolas Tourny, responsable de l'unité financière de l’InsepNicolas Tourny, responsable
de l’unité financière, Insep

Bien que dédié au sport de haut niveau, l’Insep ne gère pas seulement de la performance sportive. Cette performance se doit aussi d’être financière. Avec Bercy et le ministère du Sport, l’Institut gère ainsi un budget et son exécution, soit des dépenses et des recettes, via notamment de l’évènementiel et des formations auprès de tiers.

Bons de commande, facturation, paiements, encaissements… L’Insep traite donc des opérations budgétaires et comptables comme n’importe quelle entreprise. Mais avant 2017, la gestion de ces processus ne relevait pas encore du haut niveau. Les flux papier étaient en effet la norme.

En termes de restitution et de transparence, l’Insep devait monter d’un niveau, constate le responsable financier, arrivé en période de transition, en provenance d’un ministère (où Chorus est le progiciel de référence). L’institut était ainsi en cours de migration vers un ERP (Cegid XRP Ultimate, anciennement Qualiac).

Le déploiement d’une telle solution était rendu indispensable par les besoins de dématérialisation et l’obligation de conformité avec le décret GBCP (gestion budgétaire et comptable publique), que ne permettait pas le précédent logiciel de l’Insep. Mais le déploiement de l’ERP a surtout permis un bond en avant sur le plan de la transparence et de la restitution – mais également de la performance.

Une professionnalisation finance des métiers

C’est sur ces aspects qu’insiste plus particulièrement Nicolas Tourny. En effet, l’accès aux données financières se cantonnait alors à quelques utilisateurs seulement. En matière de restitution des données, le logiciel antérieur ne permettait qu’un export en PDF. Un simple export Excel aurait été bienvenu, sourit l’expert.

À défaut en résulte « un coût de production de la donnée considérable, mais aussi un délai de production qui excluait toute instantanéité. En découlaient d’énormes difficultés à motiver au pilotage les services métiers, puisque l’information était disponible tardivement », précise-t-il.

Il était donc parallèlement nécessaire d’apporter plus de transparence aux différents pôles de l’Insep, support et métier (médical, formation, etc.). Sans accès au logiciel et donc à l’information financière, ils ne disposaient d’aucune visibilité sur le budget disponible, le règlement des factures, etc. En conséquence, les relations avec le service financier reposaient sur des flux papier, avec un coût de transmission de l’information et « une perte d’information, des erreurs et des écarts. »

Le passage sur un ERP a donc constitué une « révolution », surtout pour les métiers eux-mêmes, note Nicolas Tourny. Et la révolution est moins technologique qu’en termes de changements. Les pôles de l’Insep « devenaient vraiment responsables de leur expression de besoins – qui commence par un devis –, de sa qualité, de la relation avec les fournisseurs, à enregistrer au préalable dans la base. »

En résumé, le service métier se transforme en « acteur de sa commande publique et donc de son budget ». Cette implication a nécessité du temps, avec une « conduite du changement assez longue » et des « résistances » internes. La transition est faite à présent et Nicolas Tourny l’assure, « les services ne reviendraient en arrière pour rien au monde » désormais. De plus, la dématérialisation « a insufflé une professionnalisation finance dans les services métiers. »

L’unité financière autonome dans le paramétrage de l’ERP

Devis, commandes, validations, archivage sont dématérialisés grâce à une gestion électronique de documents. Et les métiers peuvent à présent suivre l’ensemble du processus, à tout instant, sans devoir solliciter un agent du département finance. Voilà pour la partie dépenses. Preuve que l’adoption est au rendez-vous, l’ERP compte 277 utilisateurs.

Surtout, des services métiers plébiscitent à présent également la dématérialisation des recettes. Ce chantier fait partie des évolutions à venir dans l’utilisation du progiciel Cegid au sein de l’Institut. Les experts de la finance et de la comptabilité ont eux aussi connu quelques évolutions dans leur quotidien.

Au départ, l’Insep avait opté pour les services d’un intégrateur. Par la suite, la finance a toutefois choisi de réinternaliser l’administration du logiciel, en s’appuyant sur un transfert de compétences par l’éditeur et sur son support. L’unité financière est ainsi co-administratrice de la solution, ce qui lui permet de plus facilement et rapidement l’adapter à ses besoins.

Indicateurs Cegid XRP Ultimate
Indicateurs Cegid XRP Ultimate

« Nous travaillons notamment sur l’ergonomie des écrans en réponse aux demandes des utilisateurs. Cela nous permet d’ajouter des boutons ou des champs d’information, et ainsi de disposer d’une solution souple et à notre main, en quelque sorte, grâce à la liberté de la paramétrer », apprécie Nicolas Tourny.      

La dématérialisation, source de gains d’efficacité, contribue en outre à libérer du temps au sein de la finance, réinvesti pour le développement d’expertises, notamment au niveau du contrôle. Le département tire en particulier profit de la gestion intégrée des immobilisations en flux réel. Enfin, les agents interviennent pour du « conseil proactif » dans le but de parvenir à une « plus grande qualité comptable et à une meilleure expérience de service pour les métiers ».

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