Crédit Agricole dématérialise les notes de frais de 75 000 collaborateurs

Un spécifique qui ne donnait plus satisfaction

« Nous disposions déjà d’une solution [pour] la gestion des notes de frais qui était intégrée à notre logiciel de gestion de paie, HR Access », se souvient le responsable. « Il s’agissait d’un spécifique qui permettait aux collaborateurs de déclarer leurs notes de frais en autonomie. Mais la solution ne permettait pas la dématérialisation des justificatifs ».

Ces pièces justificatives restaient des documents papier qui devaient être remis par chaque collaborateur à leur hiérarchie, « avec des délais de validation parfois un peu longs, avant de pouvoir procéder au remboursement ».

Les écrans de saisie de l’application présentaient également une ergonomie vieillissante. À la demande des DRH, l’équipe projet a alors recherché une nouvelle solution qui devait être à la fois plus innovante et capable de s’interfacer avec HR Access, le logiciel de paie du groupe.

Expensya recueille l’adhésion des experts RH du groupe

L’équipe de Jean-Marc Collot a donc envoyé un RFI à 6 éditeurs du marché : de grands éditeurs, mais aussi des start-up, dont certains avaient leurs solutions déjà déployées dans des filiales du groupe.

« Quatre des offres reçues ont été retenues. Ces éditeurs sont venus présenter leurs solutions à un panel représentatif de nos experts RH. Très vite, ces derniers ont fait ressortir Expensya du lot », raconte Jean-Marc Collot. « Leur solution a produit un effet “Wahoo” lors de la démonstration, notamment la fonction de reconnaissance intelligente de la note de frais à partir d’une photo - avec un gain de temps certain pour les utilisateurs. »

 L’autre atout de la solution était de fournir au Crédit Agricole un archivage à valeur légale, pour dématérialiser et stocker les pièces jointes, et qui soit opposable en cas de contrôle fiscal. Il devenait possible de détruire les justificatifs une fois que ceux-ci sont numérisés.

L’analyse de risque juridique a permis de s’assurer que cette dématérialisation totale était bien possible depuis la parution en mars 2017 de l’article A 102 B-2 du Livre des Procédures Fiscales et surtout depuis la parution de l’arrêté du 23 mai 2019 en application de l’article L. 243-16 du code de la sécurité qui a aligné les exigences de l’Urssaf sur celles du Fisc.

« Il nous fallait un outil qui soit un socle commun mais qui soit aussi souple pour modéliser les accords locaux de chaque caisse régionale. »

Un autre point d’attention du projet portait sur une particularité du groupe Crédit Agricole : le traitement des notes de frais n’est pas réalisé par les services comptables ou finances du groupe, mais par les services RH. En outre, les 39 caisses régionales et CA-TS ont des accords spécifiques et des règles de dépense qui ne sont pas totalement homogènes.

« Il nous fallait un outil qui constitue un socle commun pour les Caisses Régionales afin de traiter les notes de frais, mais qui offre aussi une certaine souplesse dans le paramétrage pour modéliser les accords locaux de chaque caisse régionale. C’est un principe que l’on retrouve dans l’ensemble de notre SIRH. ».

L’écosystème SIRH du groupe comprenait déjà plusieurs solutions cloud, comme PeopleDoc pour la dématérialisation des bulletins de salaire. Le choix d’un nouveau service SaaS n’était donc pas bloquant pour le groupe.

Un projet mené dans les temps en dépit des confinements

Une phase projet a permis de constituer un socle, de définir les paramétrages qui seront communs à l’ensemble des caisses régionales, et de mettre en place du flux de données avec le SIRH et le flux bancaire (les remboursements).

Une fois le projet de développement mené, le déploiement a pu démarrer. Celui-ci a été cadencé en cinq vagues comme l’explique Jean-Marc Collot : « Nous avons initié ce déploiement en avril 2019 auprès des sept caisses qui nous avaient accompagnés dans la démarche de recherche de solutions, dans un premier temps. Notre objectif était d’achever le déploiement auprès des caisses en juillet 2020 ».

Le calendrier initial a été tenu. « Tous les jalons ont été respectés en dépit de la pandémie. Nous sommes habitués à travailler à distance avec les caisses régionales. Les épisodes de confinement n’ont pas trop troublé le déploiement dans les dernières caisses régionales. »

« Une entité a réalisé l'intégration entre son agence de voyage et Expensya […]. D'autres entités activeront sans doute ce module […] c'est à la carte. »

L’ancien système de gestion des notes de frais a été décommissionné au fur et à mesure que les caisses basculaient sous Expensya.

Aujourd’hui, les caisses régionales n’utilisent pas tout le périmètre des solutions offertes par la plateforme SaaS. Plusieurs autres fonctionnalités sont donc à l’étude, chaque DRH pouvant choisir d’activer ou pas un nouveau module.

« Nous allons certainement déployer d’autres modules, mais le contexte actuel fait qu’il y a moins de demandes, car moins de frais professionnels de la part des collaborateurs », constate Jean-Marc Collot. « Une entité a réalisé l’intégration entre son agence de voyages et Expensya, afin de récupérer l’ensemble des dépenses de voyages d’affaires réalisées par ses collaborateurs. D’autres entités activeront sans doute ce module à l’avenir. Nous proposons les solutions aux caisses et celles-ci décident si elles les activent ou pas, c’est à la carte. »

Pour l’heure, l’équipe Crédit Agricole travaille avec Expensya sur le module Business Intelligence, pour créer des rapports correspondant aux besoins de ses DRH. Mais c’est à un autre chantier prioritaire que l’équipe s’attelle : la montée de version d’HR Access et la mise en place du portail collaborateurs Sopra HR 4 You. Une nouvelle étape dans la modernisation des interfaces utilisateur du SIRH de la première banque française en nombre de clients.