Comment Unibail-Rodamco-Westfield compte transformer sa fonction finance
Ne souhaitant pas subir la migration d’ECC vers S/4HANA Cloud, le géant de l’immobilier en profite pour revoir les processus de sa fonction finance et faire de sa division comptable un allié des métiers.
La réputation d’Unibail-Rodamco-Westfield n’est plus à faire. Le géant français de l’immobilier commercial opère plus de 78 centres commerciaux dans douze pays, 10 centres de congrès et d’exposition à Paris ainsi qu’un lot de bureaux HQE. Fort d’une capitalisation boursière évaluée à 6,5 milliards d’euros, le groupe emploie plus de 2 700 collaborateurs.
Le groupe, issu de la fusion d’Unibail et de Rodamco en 2007, auquel s'est ajouté le rachat de Westfield en décembre 2017, n’a pas acté entièrement l’unification de ses systèmes d’information. « Rodamco avait contractualisé dès 2003 pour déployer l’ERP ECC. Avant la fusion, Unibail considérait les SI comme des soutiens aux opérations métiers, et la priorité n'était pas donnée à la rationalisation du SI via une approche ERP », relate Alexandre Van Welden, IT Director Business Applications chez Unibail-Rodamco-Westfield.
Alexandre Van Welden a justement été engagé à la fin de l’année 2009 afin d'apporter une cohérence globale entre la feuille de route de SAP et les orientations du groupe. « Quand j’ai rejoint le groupe, c’était pour prendre la tête du centre de compétences SAP basé à Amsterdam. « Nous avons déployé ECC 6 sur l’ensemble des régions. Aujourd’hui, en Europe toutes les entités du groupe ont déployé l’ERP de SAP, à l’exception de la France ».
Encore aujourd’hui, la division française d’URW utilise une myriade d’applications, dont l’ERP Coda (unit4). Cette unification des SI financiers prend un nouveau tournant. Le groupe français doit faire face à la fin du support d’ECC prévu en 2027, au plus tard en 2030.
La fin d’ECC, une incitation à revoir en profondeur les processus financiers
« Comme la plupart des clients de SAP, nous avions cette épée de Damoclès au-dessus de la tête datée en 2027, en sachant que nous pouvons prolonger le support », déclare le directeur des études IT.
Même s’il est persuadé que le temps des systèmes hétérogènes est révolu, Alexandre Van Welden aurait bien eu du mal à justifier une pure migration technique auprès de la direction.
« Il ne s’agissait pas d’y aller en reculant et de devoir migrer vers S/4HANA à marche forcée, mais plutôt de consulter ce que propose SAP autour de sa solution et d’y trouver les bénéfices », poursuit-il. « J’ai beaucoup travaillé avec les équipes finances pour convertir cette contrainte en opportunité ».
« Il ne s’agissait pas d’y aller en reculant et de devoir migrer vers S/4HANA à marche forcée, mais plutôt de consulter ce que propose SAP autour de sa solution et d’y trouver les bénéfices ».
Alexandre Van WeldenDirecteur des études IT, Unibail-Rodamco-Westfield
Cette opportunité ? Transformer la fonction finance, selon l’intéressé. L’activité d’UWR évolue, ce qui réclame d’adapter plusieurs aspects des SI consacrés à la finance et à la gestion immobilière.
« Nous devons être plus agiles. Nous avons de nouvelles lignes métier qui apparaissent, nos SI ne sont pas toujours dimensionnés pour les accueillir ; et l’accélération des besoins autour du pilotage RSE ne va faire que renforcer ce diagnostic », explique Alexandre Van Welden. « Nous essayons de déployer des systèmes axés sur la donnée. Tous les systèmes fournissent des données, mais il faut qu’elles soient fiables, non redondantes, exploitables simplement », ajoute-t-il.
Dans certains cas, URW doit « remettre à plat [ses] processus ». « Quand il a fallu donner des visions consolidées au niveau du groupe pendant la crise du COVID, nous nous sommes rendu compte que si ECC était déployé dans la plupart des régions, les pratiques n’étaient pas forcément identiques », illustre-t-il.
Ce redressement des processus passe – a minima – par un triumvirat : l’IT, la finance et les métiers. « Nous avons une culture de la gestion de la performance. Nous voulons insuffler le changement d’état d’esprit des équipes pour que la finance ne soit pas qu’un acteur qui intervient au côté des métiers, mais bien un partenaire clé dans une logique de pilotage de la performance. Cela passe également par une automatisation au sein d’applicatifs performants, de tâches à faible valeur ajoutée ou chronophage », avance le directeur des études.
Le département IT serait alors garant de processus harmonisés au sein d’un SI rationalisé, ce qui permettrait à la DSI d’être pleinement perçue comme un partenaire clé auprès des métiers et de la fonction finance.
Première étape du pari réussie. Alexandre Van Welden et son équipe ont su convaincre le COMEX et l’entité finance de conduire cette transformation. La migration vers S/4 en est un pilier majeur. Un projet qui débutera dès 2025.
URW choisit S/4HANA Private Cloud Edition « pour rester maître des mises à jour »
Au vu de ses contraintes et sa volonté de moderniser sa gestion financière, le groupe mènera un déploiement greenfield dans toutes les entités.
Unibail a choisi d’adopter S/4HANA private cloud édition derrière un VPC d’un fournisseur cloud via le programme RISE with SAP. Cela implique le décommissionnement progressif d’une architecture sur site, en partie infogérée.
En revanche, URW ne souhaitait pas adopter la version cloud publique de l’ERP allemand. « Nous voulons rester maîtres des mises à jour. Dans le cloud public, les mises à jour sont poussées automatiquement par SAP. D’autre part, au vu de notre activité, nous avons certains nombres de spécificités et de points de paramétrage que nous devons continuer à maintenir », explique le directeur des études.
Si le responsable est convaincu par l’approche clean core, consistant à respecter le standard dicté par l’éditeur, et par le mode de déploiement greenfield, son employeur ne peut se passer de certaines briques logicielles déjà en place. « Nous sommes de gros utilisateurs du module de gestion immobilière RE-FX. Or, SAP ne localise pas ce module dans l’ensemble des pays où nous sommes présents », justifie-t-il.
Dans le cadre de la migration, Unibail aurait pu basculer sur le remplaçant en devenir de RE-FX, SAP Intelligent Real estate, mais Alexandre van Welden ne le juge « pas assez mature à ce stade » par rapport à l’activité du groupe immobilier. « Nous savons que nous devrions y aller un jour », admet-il.
Convaincre les métiers et la direction
Un long voyage attend le gérant immobilier. Pour cause, l’équipe d’Alexandre Van Welden a entamé la phase de design en janvier 2023.
« Nous avons 120 ateliers avec les métiers jusqu’en septembre. Puis nous allons démarrer la phase de build avec pour ambition de déployer une région entière », anticipe le directeur des études. L’entreprise débutera par la France et l’Espagne en vue d’un « go live en 2024 – début 2025 ».
Ce voyage nécessite, entre autres, de convaincre les métiers du bien-fondé de leur présence pendant les ateliers. « Parfois, il faut convaincre les métiers de se rendre aux ateliers surtout quand ils sont habitués à SAP », relate-t-il. « Nous avons un argument clé : l’ERP de demain ne ressemble pas du tout à celui d’aujourd’hui. Nous avons convaincu de l’apport des tuiles Fiori, la possibilité de créer des environnements spécifiques à une activité. C’est très vendeur chez nous en termes d'UX ».
Les équipes françaises et espagnoles ne sont pas les seules à participer à ces ateliers. « À chaque fois, les représentants de trois ou quatre régions participent aux ateliers et nous envoyons un compte rendu à toutes les divisions », note Alexandre Van Welden. « Parfois, ce sont mes équipes qui prennent le relais, car elles connaissent très bien les processus ».
Pour autant, les enjeux en France et en Espagne sont sensiblement différents. Dans les deux pays, il s’agit idéalement de démarrer l’exercice financier 2025 sur le nouvel environnement, mais là où en France URW doit reprendre les données depuis les outils hétérogènes, en Espagne, la migration d’ECC vers S/4HANA Private Cloud Edition fera office de maître étalon pour toutes les autres régions.
Unibail aura accès à ses premiers environnements S/4HANA Private Cloud au début du mois de juillet 2023. « En attendant, nous faisons appel à SAP services qui nous donne accès à l’environnement EML, un “S/4” préconfiguré pour lancer des prototypes et des tests », renseigne le directeur des études.
« Un déploiement prend plusieurs années : ces horizons longs, liés à des investissements conséquents, nécessitent de bien préparer l’argumentaire auprès des instances dirigeantes [...]. »
Alexandre Van WeldenDirecteur des études IT, Unibail-Rodamco-Westfield
Selon lui, la DSI d’Unibail Rodamco-Westfield fait preuve d’une grande agilité pour un projet majeur ponctué par des déploiements par vagues.
« Un déploiement prend plusieurs années : ces horizons longs, liés à des investissements conséquents, nécessitent de bien préparer l’argumentaire auprès des instances dirigeantes, qui doivent être sensibilisées aux problématiques d’agilité et de pérennité des systèmes informatiques », note-t-il.
Une intégration pilotée en interne
D’ailleurs, Unibail ne s’est pas adossé à un intégrateur. Pour l’instant, une dizaine de consultants externes apportent les premières pierres à l’édifice.
« Nous avons la chance de pouvoir nous appuyer sur des équipes et partenaires expérimentées, avec lesquelles nous avons su déployer plusieurs projets complexes – même si celui-ci est d’une échelle inégalée pour le Groupe », indique Alexandre Van Welden. « Ce choix stratégique de déploiement nous permet une maîtrise totale du projet, et un développement et une responsabilisation des équipes qui apprécient ce type de challenge ».
« Ce choix stratégique de déploiement nous permet une maitrise totale du projet [...]. »
Alexandre Van WeldenDirecteur des études IT, Unibail-Rodamco-Westfield
Le directeur des études trie sur le volet « les bons profils ». « Sur notre sujet principal, RE-FX, je pense que tous les experts du sujet sont passés chez nous ou nous les connaissons déjà. La plupart sont indépendants ».
Pour le reste, URW fait appel (entre autres) à SAP Services pour l’accompagner sur la gestion du standard SAP, sans pour autant se fermer de portes. « Nous avons des développeurs ABAP. Nous restons ouverts. Par exemple, si les outils de migration de données de SAP ne répondent pas à nos besoins, il n’est pas impossible que nous nous tournions vers un outil du marché ».
De manière générale, le centre de compétences SAP d’Unibail Rodamco-Westfield n’a pas l’habitude des grandes équipes. « Je discutais avec une ESN qui déploie S/4HANA en interne en mobilisant une centaine de personnes. Ce n’est pas notre philosophie. Dans un premier temps, nous sommes 10-15 et nous monterons à 30 personnes avant le déploiement. En run, nous serons au maximum 60 », anticipe Alexandre Van Welden.
La RSE et l’analytique prédictive, deux sujets clés pour l’entreprise
Le responsable se projette déjà. Une fois l’ERP déployé, Unibail Rodamco-Westfield compte bien renforcer ses capacités prédictives. « La partie prédictive fait l’objet de beaucoup de demandes dans notre entreprise. Nous essayons d’anticiper des phénomènes qui peuvent avoir un impact sur nos activités ».
Outre la solution de clôture des comptes (Advanced Financial Closing) et de gestion de trésorerie (Cash Management) de SAP, URW a sélectionné l’outil Receivable Management.
« Ce module-là permet d’étaler les paiements, de gérer les échéanciers de paiement, qui n’ont pas vocation à être traités dans les systèmes comptables », décrit le directeur des études IT. Receivable Management est connecté au système comptable. « Cela permet d’assurer le suivi de ces opérations ».
Au-delà de la gestion des comptes et des loyers, le groupe souhaite améliorer sa gestion des données RSE. Le sujet a même été évoqué avec SAP.
« La notion de RSE est un sujet important pour nous », déclare Alexandre Van Welden. « Nous avons une solution qui permet d’avoir des rapports des émissions de nos bâtiments et mesurer notre empreinte carbone, mais dans un contexte de règlementation mouvant nous devons rester agiles avec un SI capable de s’adapter à ces évolutions réglementaires ».
