Comment Rolls-Royce a déployé Workday

Des consultations en amont pour sélectionner l’offre

Pour cela, le groupe s’est mis en relation avec pas moins de 25 entreprises qui avaient déjà déployé de grands projets RH dans le Cloud. « Workday était considéré comme un outsider à cette époque », assure Mark Judd. « Lorsque nous avons alors écouté le marché, et perçu tout cet engouement pour Workday, cela nous a semblé être la bonne solution. »

Rolls-Royce a signé un contrat avec l’éditeur et a recruté des consultants Deloitte pour ce projet à la mi 2014. Cela fut la première implémentation Cloud à l’échelle du groupe.

La société s’adossait jusque-là à un système SAP pour gérer ses RH et la paie de ses employés sur ses 5 plus gros sites – soit 85% de ses effectifs. Les autres emplacements utilisaient une suite de systèmes RH et paie et une kyrielle de fichiers Excel et Powerpoint. Résultat, il était difficile pour les responsables d’avoir une vision précise de l’effectif dans le monde ou de créer des rapports sur les talents et compétences de leurs employées, poursuit Mark Judd.

Limiter les ajustements de l’application

L’équipe en charge du projet a décidé très tôt de travailler à une implémentation standard de Workday. L’idée était qu’il y ait un minimum de variations d’une région à l’autre, à moins que des raisons légales poussent la société à adapter l’application. « Nous avions vraiment un bon responsable du design et nous ne faisions des ajustements uniquement si nous avions son approbation », ajoute-t-il encore. « Cela peut sembler un peu autoritaire, mais je pense que les personnes l’ont bien pris. »

L’équipe RH a travaillé avec d’autres départements métiers pour repenser les processus RH du groupe. Elle a pu finaliser ses travaux et tester de nouveaux processus dans chaque région en l’espace de 5 mois. « Nous aimions l’idée de retour aux sources et de remettre à plat ce que nous souhaitions faire avec les RH. »

Une équipe de plus de 20 personnes RH et IT chez Rolls-Royce et un nombre identique de consultants  Deloitte ont déployé Workday en 15 mois, avec une mise à disposition en octobre 2015.

Les gains des métiers

Même si les déploiements ne datent que de quelques mois, Workday a permis aux responsables de chez Rolls-Royce d’avoir une vision plus claire de l’organisation en place, des compétences, de l’historique et des salaires de leurs équipes, assure aussi le responsable de l’IT RH.

Les responsables peuvent également utiliser l’application pour fixer des objectifs aux employés et établir des bilans de performance – un processus qui jusqu’alors nécessitait d’accéder à plusieurs systèmes, d’effectuer des appels téléphoniques à répétition et d’envoyer des emails.

« C’était quelque chose que nous devions résoudre », affirme Mark Judd. « Il est vraiment impensable de batailler pour avoir cette fonctionnalité. »

Cette nouvelle technologie a aussi permis à Rolls-Royce de libérer ses équipes RH des travaux administratifs pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques. « Une partie de la valeur de Workday a été de mettre en place une technologie pérenne et efficace qui nous donne de la visibilité sur notre organisation ; ce que nous ne pouvions pas faire jusqu’alors. »

Les difficultés du projet

Pour Mark Judd, connecter Workday aux systèmes historiques en place dans la société, puis nettoyer et transférer les données RH vers le Cloud a été l’une des plus grandes difficultés. « Nous devions relier Workday à notre environnement, faire correspondre nos données depuis nos systèmes sur site vers le Cloud. Des erreurs mineures peuvent avoir un impact important », résume-t-il.

Plutôt que d’étaler le projet pays par pays, Mark Judd a pris le risque de déployer le projet, le même  jour, sur chaque site. Selon lui, les entreprises qui choisissent une phase de migration par étape ont dû se battre pour implémenter les mêmes fonctions RH. « Certains de mes collègues qui s’y sont essayés tentent encore d’aligner leurs activités sur les processus deux ou trois ans après. Ils ne peuvent pas déployer toutes les fonctions de Workday », ajoute-t-il.

Dans le futur

Mark Judd envisage de dépenser les prochains 12 mois à creuser le service RH, et à améliorer les processus de gestion des talents et des performances. Rolls-Royce collabore également avec Workday pour développer ensemble un système de Learning Management. La société s’adosse pour le moment à SuccessFactors.

Mobile et analytique

Sur le long terme, le groupe envisage également de s’appuyer sur des analyses de données pour améliorer ses programmes de formations et de développement. « Nous prenons en compte les compétences pour nous aider dans le futur à mieux prendre nos décision. Par exemple,  comprendre là où nous devons améliorer nos capacités via la formation ou le développement interne ou via le rachat d’activités », soutient Mark Judd.

La société prévoit également d’ouvrir un peu plus l’accès à Workday depuis les terminaux mobiles des employés. Cela pourrait particulièrement attirer la prochaine génération d’employés de la société, celle qui mise davantage sur le numérique pour accéder à l’information. « En tant que société d’ingénierie, le papier n’est pas la meilleure façon de se présenter. Le Cloud donne une première bonne impression. »

Quelles leçons tirer

Mark Judd préconise désormais de persuader les responsables de présenter leur projet comme une technologie et non pas comme un concept. « Convaincre que nous achetez une idée, c’est acheter quelque chose qui change dans le temps », explique-t-il. Il recommande aussi d’investir dans une stratégie d’intégration bien pensée pour faciliter le lien entre les services cloud et l’infrastructure en place. «Le parcours a été plus sinueux que prévu mais nous avons beaucoup appris en le faisant. ».

Il est également important de rester intransigeant sur le maintien des configurations standards de Workday. « Workday est certes très flexible, mais nous souhaitions un design simple et unique pour l’ensemble de nos déploiements. Ce que je ne regrette pas », conclut-il enfin.