Comment BlaBlaCar connecte ses collaborateurs avec LifeSize

Unifier pour répondre à un développement international

Avec ce maillage qui se tisse progressivement, et face à une volonté de fluidifier les processus collaboratifs et de communications dans le monde, la société a fait le choix de remettre à plat ses outils en place.  « Il était une volonté de Blablacar depuis plusieurs années de faciliter les communications entre les différents bureaux », constate Andrews Delices, responsable en charge de l’informatique interne de Blablacar.

Les équipes Blablacar collaborent régulièrement  d’un pays à l’autre. Les échanges s’effectuent simultanément et les réunions rassemblent aussi bien les équipes de Londres, Madrid, Paris ou Varsovie par exemple.  La société appuyait jusqu’alors ses communications internes sur de multiples canaux de communications : Google Hangouts, GoToMeeting ou encore Microsoft Skype. Bref des outils lambda, gratuits et surtout peu contrôlés en matière de qualité et d’usage. En résultait alors des coupures de réseau régulières ne permettant de garantir des échanges fiables et la tenue de réunion productives, constate Andrews Delices.  A cela s’ajoutaient des contraintes techniques : « l’utilisateur perdait beaucoup de temps à configurer le système et cela rendait la réunion quelque peu non productives. »

Au-delà des communications vocales, Blablacar souhaitait aussi optimiser le partage de documents, mais également le présentiel (ici virtuel) qui implique aux personnes de dialoguer de visu avec son ou ses interlocuteurs à travers des écrans. Car « il s’agit de rapprocher les utilisateurs distants afin de les placer ensemble dans une vraie salle de réunions », lance Andrew Delices. Mais encore une fois, ce face-à-face demeurait fragile en terme de qualité  - et donc rarement atteignable –, à cause de coupures régulières.

Restait alors à justifier cette décision achat et créer une ligne budgétaire dédiée – alors même que jusqu’alors tout était gratuit. Pour Andrew Delices, cela est venu des équipes techniques de Blablacar, installées à Paris et Varsovie. Pour se synchroniser au quotidien sur leurs projets, ces équipes se reposaient sur Google Hangout, mais « les réunions étaient souvent compromises par des coupures de réseaux. Il était également compliqué d’ouvrir une réunion à d’autres intervenants extérieurs », explique-t-il. Cela a donc servi de catalyseur à la migration, d’autant plus que le groupe avait prévu de déménager. « On ne voulait plus remettre en place un dispositif qui n’était pas professionnel. » 

L’idée a donc été de se mettre à la recherche d’une solution homogène à l’échelle du groupe. Le projet a débuté en juin 2015 et a duré plusieurs mois, le temps de tester plusieurs solutions du marché. Des tests ont donc été réalisés entre Paris et Londres, « les deux villes qui communiquent intensément au quotidien ».

Comparé aux autres solutions testées (dont celles de Polycom), Andrew Delices se dit avoir été surpris par l’aspect praticité de l’utilisation ainsi que la partie déploiement des outils de LifeSize.

Le Cloud, un choix premier pour Blablacar

Blablacar a donc souscrit à l’offre Cloud Enterprise de LifeSize pour une durée de 3 ans. « Les équipes IT n’ont pas à se soucier de la maintenance de cette partie », résume-t-il. Mais au-delà, le spécialiste du co-voiturage fait partie de ces sociétés qui ont fait le choix « de mettre un maximum d’outils dans le Cloud ». D’ailleurs ces capacités d’intégration Cloud ont aussi fait pencher la balance du côté de LifeSize, ajoute encore le responsable.

Par exemple, la solution de LifeSize est connectée à Google Calendar (la société utilise les Google Apps depuis des années). Ceci facilite la mise en place de réunion et des invitations qui en découlent. Toutes les salles LifeSize y sont raccordées : « quand un utilisateur réserve une salle, il dispose automatiquement de toutes les informations LifeSize ainsi que du numéro d’appel de la salle et des numéros internationaux », indique Andrew Delices.

L’annuaire se gère quant à lui directement depuis la console de LifeSize.  Les personnes sont ajoutées au fur et à mesure, pour mieux contrôler les coûts – calculés à l’utilisateur. Pour l’heure, seuls des collaborateurs avec une fréquence élevée de réunions sont intégrés au système.

« Nettoyer les salles de réunions »

Aujourd’hui, 55 salles de réunion de Blablacar sont équipées d’équipements LifeSize -ce qui représente 60 heures en moyenne par jour de conférence en ligne. On y trouve des postes vocaux HD sur lesquels ont été ajoutés des lignes téléphoniques pour unifier les usages – et vider les salles du superflu – et des systèmes de visioconférences.

Aux technologies LifeSize, Blablacar y a adjoint plusieurs outils pour en optimiser l’usage. La société a par exemple investi dans du matériel sans fil qui se connecte à LifeSize. L’utilisateur n’a ainsi pas besoin d’adaptateurs pour, par exemple, brancher un écran. « Chaque salle est équipée d’un système ClickShare, avec des dongles spécifiques, qui sont connectés à LifeSize et permettent de partager le contenu en appuyant sur un simple bouton », commente Andrews Delices.

« Quelques 100 appels sont réalisés par jour avec les outils LifeSize ; la technologie associée au bon matériel est ici clé pour éviter d’avoir à perdre du temps », souligne-t-il. Des écrans ont également été placés à  l’entrée des salles de réunion pour réserver les réunions.

Enfin, Blablacar travaille à intégrer LifeSize à un outil de gestion des identités. A terme, l’idée est  de pouvoir définir des droits et des politiques d’accès en fonction du profil des utilisateurs.