Colgate / Palmolive dope ses métiers à la BI avec BO Analysis Office

Comment offrir aux utilisateurs métiers des possibilités avancées de reporting et de Business Intelligence dans un environnement SAP sans nécessiter de lourdes et contraignantes formations, tout en capitalisant sur ses investissements acquis ? Cette équation, le groupe d’envergure internationale, Colgate / Palmolive est parvenu à la résoudre. Le groupe, spécialisé dans les produits d’entretien et d’hygiène, qui réalise plus de 16 milliards de dollars de chiffre d’affaires par an, a entrepris d’optimiser sa très critique infrastructure de décisionnelle full SAP (reposant notamment sur Business Explorer Suite pour la création de reporting), dans le but de doter les utilisateurs métier de plus d’autonomie et de les insérer plus avant dans les processus de reporting. Il s’agit au final de délivrer, même partiellement, le SI des tâches courantes de reporting auquel il doit faire face avec une demande exponentielle des métiers, avait expliqué en substance Srinivas Lakkimsetti, en charge du projet Colgate-Palmolive, à l’occasion d’une conférence donnée lors de l’édition 2012 de TechED 2012 de Las Vegas. Au-delà du SI, l’objectif était surtout de faciliter l’accès au reporting afin d’en multiplier les usages.

Un environnement full SAP Colgate Palmolive, de façon très pragmatique, a donc recherché un moyen de rapprocher les fonctions analytiques et de reporting de l’outil qui, aujourd’hui, sert de base à ce type d’opération : Microsoft Excel. Une façon d’impliquer les métiers en intégrant dans l’équation leur outil de prédilection et de réduire les coûts en matière - d’une part - de formation, et - d’autre part - de développement spécifique lié, par exemple, à des fonctions poussées de personnalisation. Potentiellement, sur une population totale accédant aux outils de BI de 7 000 utilisateurs, entre 3 000 et 4 000 employés réalisent au quotidien plus de 6 000 requêtes sur près de 40 applications essentiellement SAP (issues de R/3 et CRM, notamment) ! Une conjugaison de sources hétérogènes stockées dans des bases de données dont la capacité globale se porte à 14 To, selon Srinivas Lakkimsetti. Si, globalement, Colgate - Palmolive a choisi de placer son architecture liées aux données dans un environnement full SAP, la partie sur laquelle repose la brique décisionnelle est motorisée par Business Information Warehouse (BW), auquel est associée la plate-forme BO, BI 4.0 SP4, qui comprend notamment Business Explorer Suite - à l’origine de la création de rapports analytiques (les « Bex Workbooks »). Business Explorer Suite comprend un outil de définition de requêtes (Bex Query Designer), un autre qui analyse multi-sources les données (Bex Web Analyser), un outil pour développement d’applications web personnalisées (Bex Web Application Designer), un autre pour création de rapports (Report Designer), et un autre pour la diffusion des informations (Bex Broadcasters). Enfin Bex Analyser permet de coupler les données à Excel, l’un des contraintes clé du projet.

Conserver les modèles de requêtes existants « On a estimé que BO Analysis était l’évolution naturelle qui s’insérait le mieux dans l’environnement de Colgate parce qu’il fallait prendre en compte d’un lourd existant, et notamment d’un volume important de rapports et de requêtes [définies notamment par l’outil d’exploration de données Business Explorer, NDLR] », explique Srinivas Lakkimsetti. Le groupe international, pour répondre à sa problématique d’optimisation de son socle décisionnel existant, a donc lancé deux pilotes reposant sur BusinessObject Analysis dans sa version pour Microsoft Office. Un premier pour le pilotage des budgets et un second portant sur les objectifs commerciaux. Cette solution, présentée par SAP comme une alternative Premium à Business Explorer, propose non seulement un support naturel de Hana, la base de données in-Memory du groupe - également déployée chez Colgate -, mais offre une intégration native à Excel, soit sous forme de add-in, soit en version autonome. Ainsi, l’idée est de rapprocher étroitement les fonctions d’analyse et de reporting dans Excel, tout en bénéficiant d’une interface très familière. BusinessObject Analysis s’intègre en effet au « ruban » ainsi qu’aux menus de l’application de Microsoft, à partir desquels les analyses peuvent alors être conduites à partir d’un environnement multi-sources. Surtout, rappelle Srinivas Lakkimsetti, BusinessObject Analysis permet également de conserver les requêtes définies par Business Explorer, sans modification. Autre avantage de la solution, la possibilité d’exporter rapports et analyses dans PowerPoint afin de créer un processus de diffusion des rapports plus fluide et garantir aux métiers cette forme d’autonomie recherchée. Selon Srinivas Lakkimsetti, les déploiements de BO Analysis Office au sein de ces deux projets pilotes ont permis à Colgate - Palmolive de consolider leur outil de BI, qui jusqu’alors n’était pas uniforme à l’ensemble des filiales du groupe. La standardisation du reporting y est ainsi fortement mise en avant. Autre point fort pointé par Colgate, les fonctions de personnalisation des rapports ainsi que son intégration native à Excel, qui permettent aux utilisateurs de s’extraire de l’interface Web qui motorisait les outils de BI du groupe, liés notamment aux objectifs commerciaux.