La marque bordelaise de parfums a profité des confinements pour transformer en profondeur ses processus RH, jusque là très manuels. Pour disposer d’un SIRH personnalisé, Adopt’ a fait le choix d’un socle modulable interfacé avec des applications fonctionnelles.
Les crises peuvent être des accélérateurs de transformation. C’est ce qu’a vécu la marque française Adopt’. Établie depuis plus de 30 ans près de Bordeaux, à Cestas, l’entreprise compte 150 points de vente ainsi qu’une boutique en ligne et emploie plus de 900 salariés, en grande partie des conseillers en boutiques.
La marque veut bousculer le marché du parfum en proposant une offre de plus de 150 produits, travaillés avec de grands nez et 100 % made in France.
Mais, jusqu’en 2020, un pan de son activité demeurait peu, voire pas digitalisée : les RH.
Des fichiers Excel et des saisies multiples
Malgré sa taille significative, la PME n’avait pas de SIRH et faisait reposer la plupart de ses processus RH sur des opérations manuelles et une multiplicité de fichiers Excel. Adopt’ ne disposait pas d’une base de données unique des collaborateurs. Et chacun des métiers du service Ressources Humaines (paie, recrutement, formation…) fonctionnait en silo. En résultait un complexe travail d’extraction et de réconciliation des données.
Quelques processus RH étaient cependant outillés. L’existant applicatif de l’entreprise se composait de logiciels de gestion des frais professionnels, de paie et d’une solution de GTA (gestion des temps et des activités) intégrée à son ERP. Ce module du progiciel permettait de produire des plannings en magasin et de collecter les éléments variables de paie.
Néanmoins, comme le souligne Xavier Jonquille, responsable IT domaines ERP et RH, cette GTA était loin de répondre pleinement aux besoins. « Le logiciel embarqué dans notre ERP Cegid fonctionnait en mode dégradé par rapport au fonctionnel que nécessite la gestion d’un réseau de boutiques comme celui d’Adopt’. Les essentiels étaient là, mais sans l’ergonomie requise pour nos usages », se souvient-il.
La GTA constituera d’ailleurs une des briques fonctionnelles critiques de l’expression de nouveaux besoins réalisée par l’IT en « partenariat étroit avec la direction des ressources humaines et ses utilisateurs ».
La parfumothèque d'un magasin Adopt'
C’est donc à l’occasion de la crise que ce chantier de modernisation applicative des RH a pu se concrétiser.
En mars 2020, à l’occasion du premier confinement, l’activité dans les boutiques d’Adopt’ s’arrête net. Les collaborateurs sont placés en chômage partiel, à l’exception de quelques activités support… dont les RH qui, au contraire, ont dû gérer un surcroît de travail en étant peu outillé. « Le Covid a signé la fin des processus manuels », tranche Xavier Jonquille.
Sa finalité : supprimer les saisies multiples et les tâches récurrentes sans valeur ajoutée ; répondre à des enjeux juridiques forts sur la gestion des temps en magasin ; améliorer la marque employeur, y compris en facilitant la vie des salariés grâce à un portail RH et à la dématérialisation.
PME du retail, Adopt’ avait cependant des attentes spécifiques en termes fonctionnels auxquels ne répondent pas nécessairement, et sur l’ensemble du périmètre, des solutions généralistes.
Entre outils spécialisés et généralistes, l’entreprise fait finalement le choix d’un modèle hybride avec PeopleSpheres.
« [Lors de la démo], tous nos utilisateurs clés étaient présents. La réussite d’un tel projet se joue là. »
Xavier JonquilleAdopt'
Cet éditeur propose un « Core RH », c’est-à-dire un noyau applicatif RH comprenant en particulier une base de données RH unifiée. Fonctionnant en mode plateforme, le progiciel s’interface avec des applications spécialisées de partenaires. Cette approche permet à Adopt’ de composer son SIRH de manière progressive, en sélectionnant les modules fonctionnels les plus adaptés à ses exigences.
Parmi ses partenaires, PeopleSpheres comptait en particulier Asys, éditeur d’une application de GTA (So’Horsys). « L’appel d’offres et les démonstrations lors du processus de sélection ont été très axés sur la GTA, à 80 %, et sur le socle », souligne le responsable IT RH de l’enseigne.
La seconde série de démos, à laquelle participaient les derniers candidats, a même porté exclusivement sur la GTA.
« Tous nos utilisateurs clés étaient présents. La réussite d’un tel projet se joue là. Participaient notamment une des huit directrices régionales, des responsables de magasins et la DRH », détaille Xavier Jonquille.
Après avoir passé l’étape du choix du bon SIRH, l’entreprise a ensuite lancé un pilote auprès d’une douzaine de magasins en mars 2021. En octobre, 150 boutiques étaient équipées de la nouvelle GTA.
Coordination et bonne entente DSI/RH de rigueur
En parallèle, le système était déployé au siège, permettant de dématérialiser la gestion des absences et des congés. Quelques interactions depuis un portail RH permettent aux collaborateurs de saisir leurs absences, et à leurs managers de les valider.
Dès 2021, Adopt’ met en œuvre quelques modules supplémentaires pour les processus de recrutement et d’onboarding (ce dernier est finalisé sur le siège et en cours d’achèvement sur le réseau). La signature électronique des contrats a également été activée. Elle sera adossée à un outil de génération de contrat de travail, en cours de déploiement, qui puisera les données dans le socle RH.
La PME a eu par ailleurs recours aux services de PeopleSpheres afin d’interfacer son logiciel de paie, qui ne bénéficiait pas d’une interconnexion native avec le socle.
Xavier Jonquille,
Responsable IT ERP/RH/Finances
chez Adopt'
Aujourd’hui, grâce à la digitalisation de ces RH, le retailer se félicite de faciliter les tâches pour être en conformité avec les obligations légales, dont la BDES (la base de données économiques et sociales). Ce chantier sera achevé d’ici la fin d’année.
Conformément à sa volonté de déploiement progressif et grâce au temps libéré par l’automatisation, Adopt’ prévoit désormais de consacrer des efforts au profit de la marque employeur. Comment ? En se dotant d’une application couvrant la gestion des talents, des compétences et de la formation.
Dans un but de simplification, l’entreprise devrait aussi intégrer la gestion des frais à son SIRH au travers de l’implémentation d’un module de l’écosystème PeopleSpheres.
Au terme de cette série de projets, Adopt’ relève plusieurs bénéfices métier, dont une simplification de la paie, en particulier sur le traitement des éléments variables. Les professionnels des RH ont pu en outre s’affranchir des doubles saisies et dégager des gains de productivité grâce au socle commun de données, mis à jour en temps réel.
Mais Xavier Jonquille insiste, le retour sur investissement est conditionné à « la coordination et à la bonne entente DSI/RH ».
Xavier Jonquille,
