AP-HP mise sur Watson pour faire avaler la pilule ORBIS à son personnel

Avec ses 22 modules fonctionnels, Orbis est, en quelque sorte, l’ERP d’AP-HP pour tout ce qui concerne les 10 millions de patients qui fréquentent chaque année les 39 hôpitaux du groupe. Depuis les prises de rendez-vous jusqu’aux analyses biologiques, en passant par les résultats d’imagerie médicale, les soins prodigués et les interventions chirurgicales, tout est stocké dans le DPI, le Dossier Patient Informatisé. 

« C’est une solution qui assure la traçabilité de tout ce qui est relatif au patient et commun à nos 39 hôpitaux » explique Philippe Bourhis, Directeur des Systèmes d’Information Patient d’AP-HP Hôpitaux de Paris depuis un peu plus de 3 ans maintenant. « Un patient peut être soigné dans un établissement, mais faire des examens complémentaires dans un autre. Le DPI a donc un rôle transverse majeur à tenir et il a été reconnu que notre DPI est le plus gros déployé au monde à ce jour.  Les dossiers des 10 millions de patients, accueillis chaque année par nos hôpitaux, viennent enrichir ce DPI et la durée de vie de ces dossiers a été fixée à 100 ans. Il était important de mettre en place un outil performant et innovant afin d’aider les utilisateurs à utiliser cet outil. »

Si la numérisation de toutes les données patient présente des avantages manifestes, l’adoption d’un tel outil n’a rien d’évident. Car si le DPI est un pas en avant pour la gestion des hôpitaux et des données sur les patients, cette informatisation de l’ensemble des informations patient représente un surcroît de travail significatif pour les équipes hospitalières. Dans la mise en œuvre d’un DPI, une enquête a montré que le temps de saisie supplémentaire représentait en moyenne 40 minutes de travail par utilisateur. 

Objectif : simplifier une interface utilisateur trop complexe 

Avec un budget de 130 millions d’euros sur la période 2008/2019, la mise en place d’Orbis fut un projet pharaonique pour AP-HP qui a eu bien du mal à déployer le logiciel d’Agfa Healthcare dans ses hôpitaux. Ces difficultés ont notamment été pointées par la Cour des comptes et, comme bien souvent dans ces projets-fleuves, le résultat obtenu est finalement décevant pour les utilisateurs. AP-HP a fait face à des taux de satisfaction des premiers utilisateurs faibles.

« Le cahier des charges était simple : nous voulions une technologie “Apple-isante”. »

Afin de moderniser une interface utilisateur jugée fruste, lourde et peu ergonomique par le DSI lui-même, celui-ci a lancé un appel d’offres afin de mettre en place une solution qui devait rendre Orbis un peu plus sexy aux yeux du personnel soignant : « Le cahier des charges était simple : nous voulions une technologie “Apple-isante”, c’est-à-dire intuitive, simple, nécessitant peu de clics pour les utilisateurs et capable de délivrer l’information directement à ces derniers ».  

C’est IBM et son partenaire Assima qui ont remporté le marché public d’AP-HP avec une proposition pour le moins originale : utiliser l’IA Watson pour aider le personnel d’AP-HP à utiliser Orbis au quotidien. L’éditeur Assima a en effet développé une technologie qui vient se superposer à un ERP ou une application quelconque afin de fournir une aide directe à l’utilisateur sous forme de chatbot. Sa technologie met notamment en œuvre le portefeuille de modèles d’IA d’IBM Watson. « Assima est une plateforme cloud qui vient se placer en surcouche au-dessus du système d’information » explique Germain Bourgeois, Chief Operating Officer d’Assima.

« La solution analyse ce qui se passe à l’écran de l’utilisateur. On sait ce que fait l’agent, où il se trouve dans le système d’information et, via de l’intelligence artificielle, lui faire des recommandations, établir un dialogue où l’on va poser des questions à l’utilisateur pour lui apporter la bonne information au bon moment. Le but est d’aider et libérer le médecin dans ses tâches administratives pour lui libérer du temps au profit des patients. » 

« Ce n’est pas seulement un coach. C’est aussi un outil de communication entre hospitaliers. »

La solution déployée par Assima et IBM consiste en un chatbot qui vient se greffer aux écrans d’Orbis afin d’aider l’utilisateur en fonction de son profil et du contexte. « Ce n’est pas seulement un coach », précise Philippe Bourhis. « C’est aussi un outil de communication entre hospitaliers, un réseau social évolué et des contenus de formation en ligne via des vidéos qu’il est possible de trouver via des outils de recherche. » L’agent intelligent peut être appelé à l’écran par l’utilisateur s’il a besoin d’assistance sur un écran ou le guider dans une procédure d’Orbis. L’agent va alors littéralement guider l’utilisateur champ après champ et écran après écran pour aller au bout de sa procédure. 

Le coach peut réapparaître à l’écran de son propre chef, s’il détecte des erreurs de saisie dans le DPI, une capacité de contrôle des données, particulièrement intéressante dans le secteur médical. « Orbis un système d’information qui est critique pour les patients et qui engage très directement la vie du patient. Si un champ est mal renseigné ou oublié par l’hospitalier et que le patient est allergique à telle ou telle substance, il peut mourir après la prise d’un médicament ou d’une injection, à la suite de cette erreur de saisie », ajoute le DSI. 

Séduire des populations d’utilisateurs très hétérogènes 

Autre défi à relever par l’équipe projet, l’extrême diversité des profils utilisateurs. AP-HP emploie environ 110 000 personnes, dont 23 200 médecins, 5 000 professeurs, 20 000 chercheurs et 56 000 infirmières. Si les jeunes médecins et internes adoptent rapidement les nouvelles technologies, il est bien plus difficile de convaincre les vieux médecins et les mandarins habitués à confier beaucoup de tâches administratives à leurs assistantes médicales et secrétaires. « La mécanique de projet mise en place par IBM et Assima basée sur le “Design Thinking” a embarqué les médecins, et des professeurs s’y sont intéressés aussi, des chercheurs aussi. Aujourd’hui nous avons 160 personnes qui sont embarquées dans ce projet, écrivent des tutos, réalisent des vidéos. L’équipe IBM/Assima les accompagne en mode agile. » 

Le projet de Coach virtuel a démarré le 16 septembre 2018 sous la pression de Martin Hirsch, directeur général d’AP-HP et de la direction générale afin de mettre en place les premiers livrables très rapidement. Trois semaines après le démarrage, les premiers livrables étaient mis en ligne. « Nous venons de déployer la solution Assima pour l’ensemble des hôpitaux, une solution qui va s’enrichir progressivement par la suite. C’est un petit projet, mais qui est hautement visible par tous. Il doit faciliter le travail du personnel hospitalier, doit fiabiliser les informations et, dans le doute, ils savent que l’agent surveille leur saisie. »

« Il y a une énorme attente sur ce système d’information qui est extrêmement complet, mais ils ne savent pas l’utiliser. »

« Il y a une énorme attente sur ce système d’information qui est extrêmement complet, mais ils ne savent pas l’utiliser. » Il ajoute : « Il y a une frustration. Aider l’humain avec une IA qui va le coacher et lui apporter l’information qui lui est réellement utile au moment où il en a besoin, cela permet d’une part d’utiliser correctement le système, mais aussi de gagner du temps. » 

L’IA, un outil pour libérer les soignants de leurs tâches administratives 

Pour Philippe Bourhis, il n’y a pas véritablement de crainte de l’IA de la part des jeunes médecins, qui sollicitent de plus en plus les startups d’IA pour les aider dans leurs diagnostics. « Je suis certain que ce sont eux qui vont venir nous voir afin d’interfacer leurs IA avec nos systèmes. Nous sommes dans une dynamique où nous sommes poussés par les utilisateurs finaux. Ceux-ci ne sont pas inquiets vis-à-vis de l’intelligence artificielle. Ils veulent voir celle-ci comme une aide à leurs tâches quotidiennes. Ils sont pris dans de multiples tâches administratives qui représentent 40 % de leur activité et nous faisons de gros efforts pour réduire cette part, notamment au moyen d’agents intelligents qui vont réaliser pour eux des tâches répétitives à très faible valeur ajoutée. » 

Outre la transcription automatique des comptes rendus des médecins, les outils d’aide au diagnostic, les applications de l’IA sont multiples. Ainsi Philippe Bourhis évoque l’automatisation extrême des chaînes d’analyse biologique, avec le plus gros laboratoire d’AP-HP et une seule personne pour analyser les résultats délivrés par les centaines de machines robotisées dans un laboratoire de 5 000 m². « En fin de chaîne, un professeur relit les comptes rendus générés automatiquement par les machines. Sans IA, il devrait passer sa journée à aller d’une machine à une autre pour contrôler et vérifier les résultats, ce qui n’a aucun intérêt. Ici, une machine lui délivre son analyse. Il peut valider cet avis, demander un complément d’analyse s’il le souhaite, il reste le patron, mais tout le travail rébarbatif, ce sont les machines qui le font. »

L’IA d’Assima/Watson parviendra-t-elle à aider le personnel hospitalier à prendre en main Orbis ? L’enjeu est de taille pour la DSI d’AP-HP… mais aussi pour les 10 millions de patients des Hôpitaux de Paris.