Procure-to-pay (P2P)

Etapes du processus P2P

Si on commence par l'approvisionnement, les principales étapes du processus P2P comprennent tout d'abord une demande d'achat, à savoir une demande interne pour l'achat d'un produit ou service, qui lance la procédure de commande avec notamment la création d'un bon de commande (BC).

Les étapes suivantes impliquent la réception du produit ; les documents habituels créés lors de cette phase incluent l'avis préalable d'expédition (APE) et la confirmation de commande. Enfin, le volet paiement comprend généralement l'édition d'une facture, les modalités de paiement des fournisseurs et la consignation de la transaction dans le système comptable.

En pratique, la plupart des organisations définissent de nombreuses autres étapes à chaque phase du processus. L'approvisionnement peut être conditionné par l'utilisation d'un catalogue approuvé de produits ou par l'émission d'une demande de devis.

La validation d'un supérieur hiérarchique est généralement obligatoire à certains points clés, par exemple avant l'envoi d'un BC au fournisseur ou avant l'approbation du paiement. Il existe souvent des processus pour l'inspection des biens reçus, la confirmation de leur acceptation et leur saisie dans le stock.

Plateformes P2P

Dans la plupart des entreprises, le processus Procure-to-Pay est complexe ; en toute logique, certains éditeurs ont donc tenté de développer des suites complètes qui, assurent-ils, automatisent et intègrent toutes les étapes. Toutefois, en réalité, le processus a d'abord été manuel et sur papier, puis ses composantes ont été progressivement dématérialisées au fil des décennies.

La plupart des éditeurs d'ERP, avec Infor, Microsoft, Oracle et SAP comme leaders du marché, proposent des modules qui gèrent les principales phases du processus P2P. Les suites d'ERP comportent généralement des modules de gestion des approvisionnements et des commandes, avec, pour la partie intermédiaire du processus P2P, des composants de gestion des stocks et des entrepôts, et des fonctionnalités logistiques.

Les modules de gestion financière au cœur des logiciels ERP, notamment les comptes fournisseurs et le grand livre, prennent en charge les phases de facturation, de paiement et de comptabilisation. Certains éditeurs d'ERP se targuent d'avoir intégré le processus P2P transversalement dans leurs différents modules.

De nombreux autres se spécialisent dans un seul de ces processus métier ERP et prennent en charge au moins partiellement le workflow P2P. Les éditeurs de logiciels d'approvisionnement et d'e-sourcing comme SAP Ariba et Coupa Software proposent des fonctionnalités P2P non négligeables.
Quelques éditeurs de niche, dont Basware, BirchStreet Systems, GEP, Jaggaer, Verian et Zycus, affirment automatiser l'ensemble du processus.

Les suites P2P intégrées apportent un gros avantage : leur capacité à consolider les données, étape préalable à un processus de gestion des dépenses que les dirigeants pourront utiliser pour mieux maîtriser les frais.