Politique d'utilisation des e-mails en entreprise
Une politique d'utilisation des e-mails en entreprise est un document officiel qui décrit la façon dont les employés peuvent utiliser les outils de communication électronique. Cette politique énonce les pratiques jugées acceptables ou non.
Toute entreprise a intérêt à mettre en place ce type de politique afin d'avertir les employés et de les informer des menaces pesant sur les systèmes de messagerie, comme les attaques par phishing (ou hameçonnage). Il est possible d'imposer des limites quant aux types de fichiers que les employés sont autorisés à ouvrir, à télécharger ou à échanger. La politique doit en outre mettre en évidence la marche à suivre lorsqu'un employé reçoit un e-mail offensant, pour assurer une protection en matière de responsabilité légale.
Le document officiel peut également comporter un paragraphe sur l'utilisation des systèmes de communication de l'entreprise à des fins personnelles : il sera précisé si les e-mails personnels sont autorisés, si les employés peuvent en envoyer à certaines heures de la journée seulement et s'ils sont tenus de les enregistrer dans un dossier distinct.
Il peut être judicieux d'ajouter des conseils précis sur les contenus interdits et le traitement des données confidentielles. Des informations relatives à la conformité et à la conservation des e-mails peuvent aussi figurer dans le texte.
Il existe des outils logiciels capables de surveiller les e-mails et de signaler les contenus risquant de violer les politiques établies.
Pour appliquer les consignes énoncées, l'entreprise doit mettre en place des formations régulières afin de rappeler les meilleures pratiques en matière d'e-mails et les conséquences d'un manquement à ces consignes.
