Intégration et gestion du départ des employés
L'intégration et la gestion du départ des employés (onboarding et offboarding, en anglais) sont deux activités de base des RH qui prennent de l'importance.
L'intégration commence dès qu'un candidat accepte un emploi. Elle englobe toutes les étapes nécessaires pour qu'un nouvel employé soit installé et opérationnel.
La gestion du départ est l'inverse de l'intégration et comprend les étapes qu'une entreprise doit suivre lorsqu'elle se sépare d'un employé. Elle peut comporter un processus de partage de connaissances avec les autres employés.
Le départ à la retraite des baby-boomers et la propension de la génération de l'an 2000 à passer d'un emploi à l'autre font partie des changements du marché du travail qui justifient que l'on prête une plus grande attention aux systèmes d'intégration et de gestion des départs.
Les principaux logiciels de gestion des talents comportent un module d'intégration, et certains fournisseurs sont spécialisés dans les systèmes d'intégration des employés. Ces logiciels gèrent également le départ des employés.
L'intégration et la gestion du départ des employés ont de nombreuses similitudes. Chaque processus comprend des opérations ayant trait à la paie, aux indemnités et aux documents juridiques correspondants, ainsi qu'à la remise ou au retour des clés, des badges, des équipements informatiques et des identifiants d'accès au réseau.
Pourquoi l'intégration des employés est importante
Des deux procédures, l'intégration est clairement celle qui actuellement concentre le plus l'attention des technologies RH. Sur un marché du travail très tendu, le coût du recrutement et de la formation de nouveaux employés incite les employeurs à les fidéliser au maximum.
Les études publiées, ainsi que les données de la Society for Human Resource Management (SHRM), montrent que la moitié des seniors recrutés partent dans les 18 mois, et la moitié des salariés payés à l'heure dans les quatre mois. Ce problème est en partie imputable à une mauvaise intégration des employés.
Imaginons qu'une entreprise qui recrute se présente à un candidat comme une entreprise moderne, à la pointe de la technologie. Le candidat peut être enthousiaste, mais cette image peut, involontairement, être ternie par les RH.
Par exemple, à peine recruté, il reçoit une pile de formulaires à remplir et à signer. Le service informatique n'a pas encore établi ses identifiants de sécurité. La formation dont il a absolument besoin n'a pas encore été planifiée. Bref, le nouvel employé perd du temps et se demande s'il a pris la bonne décision.
Quelques bons et mauvais exemples d'intégration
traités de manière humoristique par PeopleStreme.
Une étude du Human Capital Institute et du fournisseur de services RH Kronos montre que l'intégration des employés dans la culture du lieu de travail, notamment en les formant et en leur permettant d'être productifs le plus rapidement possible, est en tête des objectifs d'intégration pour les employeurs.
Pour la réalisation de cet objectif, un interlocuteur privilégié ou un ambassadeur peut être désigné parmi les collègues du nouvel employé, et des entretiens peuvent être organisés rapidement avec les responsables. Les logiciels d'intégration facilitent cette organisation et cette collaboration.
Le contraire de l'intégration : la gestion du départ
Le départ à la retraite des baby-boomers est parfois appelé tsunami d'argent. Ce terme est utilisé conjointement avec le chiffre souvent cité de 10 000 départs à la retraite de baby-boomers par jour. En d'autres termes : une grande masse de connaissances institutionnelles et de compétences disparaissent avec ces salariés.
La procédure de gestion du départ d'un employé peut commencer bien avant qu'il ait fait sa demande de départ à la retraite. L'entreprise peut demander aux plus anciens de parrainer les plus jeunes employés et de participer à leur formation pour assurer la transition. Ces procédures de formation peuvent être suivies par un logiciel, spécialisé notamment dans l'anticipation des départs.
La gestion des départs vise à faciliter la transition et à encourager les employés qui quittent l'entreprise à partager leur expertise. Les systèmes de gestion organisent tout ce qui concerne le départ d'un employé et, dans la plupart des cas, annulent les mesures prises lors de son arrivée.
Aussi bien pour l'intégration que pour la gestion des départs, le service des RH joue le rôle de coordinateur. Cela signifie que les responsables informatiques, ainsi que les responsables des infrastructures et des départements, sont tenus informés des changements et ont accès aux systèmes d'intégration et de gestion des départs.
Le service informatique, par exemple, doit s'assurer dès le premier jour que le nouvel employé a ses identifiants d'accès au réseau, le matériel et la formation dont il aura besoin, et vérifier par la suite que cet accès sera annulé au moment approprié.
Le responsable des infrastructures devra peut-être lui allouer une place de parking et lui permettre d'accéder au bâtiment. Quant aux responsables des départements, ils devront planifier les formations et les réunions.
Les premières et les dernières impressions comptent
L'intégration est importante, en partie, parce que les premières impressions comptent. Mais un départ bien organisé et positif peut être également important.
Un employé qui quitte l'entreprise peut y revenir comme salarié à plein temps et/ou sous-traitant. Beaucoup d'entreprises considèrent les employés qui les ont quittées comme d'anciens membres, susceptibles de leur apporter de nouvelles relations d'affaires et un capital de sympathie. Elles peuvent également les intégrer dans un réservoir de talents.
Il est probable que les changements démographiques et dans la composition de la main-d’œuvre donneront plus d'importance aux procédures d'intégration et de gestion des départs. Selon l'étude Deloitte Millennial Survey 2018, plus de 40 % des salariés de la génération de l'an 2000 prévoient de quitter leur emploi dans les deux ans, et moins d'un tiers sera encore dans l'entreprise après cinq ans. La génération Z, c'est-à-dire le groupe des personnes nées entre le milieu des années 90 et le milieu des années 2000 qui arrive aujourd'hui sur le marché du travail, a 60 % de chances de quitter son entreprise dans les deux ans. Selon cette étude, seulement 12 % d'entre eux prévoient de garder leur emploi actuel au-delà de cinq ans.
