Definition

Grand livre (GL, General Ledger)

La Rédaction TechTarget
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Un grand livre (GL, General Ledger) consiste en une série de comptes numérotés qu'une entreprise utilise pour le suivi de ses transactions et la préparation de ses états financiers.

Chaque compte est un registre unique qui récapitule les différents types d'actif, de passif, de capitaux propres, de recettes et de dépenses. Un plan comptable répertorie tous les comptes du grand livre, qui peuvent se monter à plusieurs milliers pour une grande entreprise.

Au cours du processus comptable, d'autres registres que le grand livre, appelés journaux ou livres, servent à enregistrer au quotidien les transactions, par exemple les paiements en espèces en règlement d'une facture, et leurs totaux sont imputés aux comptes correspondants dans le grand livre. Dans les logiciels de comptabilité, les transactions sont généralement enregistrées dans des livres auxiliaires ou modules. 

Les totaux calculés dans le grand livre sont alors saisis dans d'autres états financiers essentiels, en particulier le bilan (parfois appelé « état de la situation financière ») qui enregistre les éléments d'actif et de passif, et le compte de résultat, qui indique les recettes et les dépenses.

Les comptes de résultat, considérés comme temporaires, sont clôturés à la fin de l'exercice comptable. Leurs soldes nets, positifs ou négatifs, sont ajoutés à la composante fonds propres du bilan, c'est-à-dire les parts des propriétaires ou des actionnaires dans une société privée, ou les bénéfices non répartis dans une organisation à but non lucratif, et les montants obtenus en soustrayant le passif de l'actif. En revanche, les comptes qui alimentent le bilan sont des comptes permanents servant à évaluer la santé financière de l'entreprise.

Les comptes du grand livre ne sont pas des comptes budgétaires ; ils présentent les montants réels dépensés ou encaissés, pas seulement les prévisions portées à un budget.

Types de comptes du grand livre

Globalement, le grand livre contient des comptes généraux qui correspondent au compte de résultat et au bilan auxquels ils sont destinés.

La partie recettes du compte de résultat peut inclure des totaux provenant des comptes généraux trésorerie, stocks et créances clients (argent dû à l'entreprise), parfois décomposés en rubriques (ventes, services et dépenses associées, par exemple). La partie dépenses du compte de résultat peut être issue de comptes généraux pour les charges d'intérêt et les frais de publicité.

Ecran général SAP S/4HANA pour le grand livre.
Un écran dans le module du Grand Livre de la suite ERP S/4HANA de SAP vous permet de visualiser un répertoire des entrées du journal qui fournissent les données à un compte GL.

D'autres comptes du GL récapitulent les transactions des catégories d'actif (immobilisations corporelles...) et de passif (dettes fournisseurs et effets à payer, ou emprunts...).

Autres types de comptes du GL

Les comptes cités ci-dessus figurent dans tous les grands livres, mais d'autres peuvent être utilisés pour comptabiliser des catégories spéciales, effectuer des calculs utiles ou synthétiser des groupes de comptes. Dans ce dernier cas, il s'agit de comptes de contrôle.

Par exemple, un comptable peut avoir recours à un compte en T (ou compte schématique) pour enregistrer simplement les débits et les crédits d'un compte particulier du grand livre.

Cycle comptable

Suivant les règles de la comptabilité en partie double, chaque écriture dans le grand livre doit figurer en deux endroits : au débit et au crédit, la somme des deux étant égale à zéro.

Dans ce contexte, les termes débit et crédit ne revêtent pas leur signification courante, de sorte que, selon le type de compte, les sommes correspondantes peuvent être ajoutées au total d'un compte ou en être soustraites. Par exemple, débiter un compte de revenu entraîne son augmentation, tandis que la même opération sur un compte de dépenses se traduit par une diminution.

Rapprochement du grand livre

A la fin de chaque période comptable, on établit une balance générale des comptes en dressant la liste de tous les comptes de débit et de crédit avec leurs totaux respectifs, et en séparant les comptes présentant un solde débiteur de ceux ayant un solde créditeur. Les totaux des comptes de débit et de crédit sont alors calculés pour vérifier qu'ils sont identiques. Si ce n'est pas le cas, le comptable doit rechercher les erreurs dans les comptes et journaux.

Cependant, la balance générale des comptes n'apporte pas la preuve que les autres registres sont exempts de toute erreur. Par exemple, si les écritures de journal d'un débit et du crédit correspondant n'ont jamais été enregistrées, les totaux de la balance générale concorderont quand même.

Les entreprises procèdent à un rapprochement du grand livre pour trouver et corriger les erreurs de ce type dans les documents comptables.

Logiciels de comptabilité générale

Pendant des siècles, les grands livres ont été tenus sur papier, mais les dernières décennies ont vu leur automatisation dans des logiciels de comptabilité d'entreprise et d'ERP (Enterprise Resource Planning), qui rassemblent des fonctions comptables de base et des modules de gestion des processus métier associés, tels que les commandes et les ressources humaines. Le grand livre est également une composante des logiciels de gestion des actifs d'entreprise (EAM, Enterprise Asset Management).

Dans les systèmes de ce type, le grand livre joue le rôle d'un référentiel central des données comptables.

Cette définition a été mise à jour en novembre 2018

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