Environnement de travail numérique (digital workplace)
Le concept d'environnement de travail numérique (digital workplace, en anglais) illustre à quel point la technologie arrive de plus en plus à créer l'équivalent virtuel de l'environnement de travail physique et comment cette tendance permet aux entreprises de repenser les processus classiques et d'augmenter l'efficacité.
Le terme d'environnement de travail numérique, très large, peut techniquement désigner n'importe quelle entreprise faisant usage d'ordinateurs et de logiciels. Mais le concept qualifie avant tout l'usage de la transformation numérique pour allier la technologie, les personnes et les processus métier, aussi bien au bureau qu'en dehors, afin d'améliorer l'efficacité opérationnelle et d'atteindre les objectifs métier.
Objectifs de l'environnement de travail numérique
Parmi les objectifs courants de l'environnement de travail numérique, on peut citer l'usage de la technologie pour améliorer la communication, la collaboration, l'engagement des employés, la productivité, la gestion de contenu et les processus métier.
Le cloud, les appareils mobiles et l'intelligence artificielle sont d'autres aspects importants de cet environnement, car ces technologies permettent de supprimer les barrières géographiques en matière de collaboration et de processus. Elles assurent aussi une disponibilité 24h/24 et 7j/7 des informations de l'entreprise.
En raison de la croissance des stratégies mobiles, à distance et BYOD (littéralement « apportez votre propre appareil »), le concept du lieu de travail numérique continuera à évoluer. Cette initiative peut être attribuée au turn-over des générations, à la croissance exponentielle des données et à la culture de travail rapide et dynamique.
Quelques exemples
Le bureau zéro papier est un exemple d'initiative d'environnement de travail numérique. Là, l'objectif est de remplacer les processus papier par des workflows numériques. Outre les économies d'achat de papier, la communication des informations est améliorée, autant pour le partage de fichiers par mail que sur le cloud, et les contrôles et la conformité sont renforcés.
Plus important encore, la transition du papier au numérique ouvre la voie à des innovations telles que l'automatisation, qui permet de réaliser des économies en main-d'oeuvre, et à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle pour les employés qui peuvent télétravailler.
Un service d'inspection de l'environnement, par exemple, peut tout à fait remplacer les rapports papier par des applications permettant à des inspecteurs de produire et de classer des rapports à distance depuis leurs terminaux mobiles. Ce système mettrait fin à la gestion physique des rapports et permettrait au siège de voir les données en temps réel et de répondre alors que l'inspecteur est encore sur site.
Un logiciel de gestion des enregistrements peut ensuite envoyer le rapport au référentiel approprié, pour remplacer le processus de classement physique. Lorsque le rapport a atteint son objectif, il peut être archivé électroniquement, et non plus sous forme de document papier dans un meuble-classeur encombrant.
Mais aussi :
Réservation d'une salle de conférence ou vidéoconférence.
Calendriers en ligne qui peuvent être synchronisés sur plusieurs comptes ou plates-formes.
Fonctions d'ouverture de session unique (SSO).
Outils de collaboration d'équipe numériques, tels que la messagerie instantanée.
Avantages et inconvénients
Les initiatives d'environnement de travail numérique peuvent également profiter aux efforts en matière d'informatique décisionnelle, car la plupart des processus numériques créent automatiquement un registre des activités qui peut être entré dans des modèles de visualisation et d'analyse des données pour mesurer l'efficacité des opérations.
Les environnements de travail numériques permettent également aux entreprises de réduire leur empreinte physique, donc les coûts, car les processus comme le stockage de documents et la collaboration des employés ont été largement simplifiés par les outils de collaboration numériques tels que la messagerie instantanée.
De plus, des sondages ont démontré qu'un milieu de travail numérique efficace peut attirer plus de talents, accroître la productivité individuelle et accroître la fidélisation des employés.
L'environnement de travail numérique a tout de même des inconvénients. En dépit des plateformes qui facilitent la collaboration virtuelle, l'interaction sociale peut être mise à mal lorsque les employés ne sont pas physiquement dans la même pièce : la collaboration en est moins efficace. En outre, la numérisation des processus et le stockage des informations sur un serveur distant peuvent créer des problèmes de sécurité et de conformité dans certains secteurs, au lieu de les résoudre.
Mise en place d'un environnement de travail numérique
La technologie est un pivot des initiatives d'environnement de travail numérique, mais il faut tout de même planifier la traduction des processus métier en processus numériques.
Pour cela, il faut implémenter des logiciels dotés de fonctions adaptées à la tâche à accomplir et qui proposent une expérience utilisateur que le personnel est prêt à adopter au quotidien dans son travail. Certaines fonctions, telles que l'authentification unique et les applications mobiles, permettent d'augmenter la participation du personnel et l'adoption de l'environnement de travail numérique.
