ERP (PGI)

Système de gestion intégré, Best of Breed, ERP composable

Un ERP est donc – historiquement – une solution logicielle de bout en bout pour gérer de manière rationnelle et connectée les différentes fonctions d’une entreprise.

Ce mouvement de convergence des outils est apparu dans les années 70 en réponse à un éparpillement des données et à des outils de gestion d’entreprise qui, précédemment, ne dialoguaient pas, ou difficilement, entre eux.

Depuis les années 2010, un mouvement inverse apparaît. Ne voulant plus être captifs d’un seul éditeur, les clients souhaitent diversifier leurs fournisseurs IT. Il n’est plus rare de voir des modules de finance et de gestion de la production d’un ERP (de SAP ECC par exemple) être complétés par un SIRH et par un CRM, commercialisés par d’autres éditeurs (Workday et Salesforce par exemple). On parle de « best of breed ».

Pour ne pas retomber dans le travers des silos d’informations et d’applications isolées de l’ère « pré-PGI », les éditeurs d’ERP repensent et ouvrent de plus en plus leurs suites (avec des APIs, des connecteurs, etc.). On parle d’ERP composable, une synthèse entre l’ERP historique et le « best of breed ».

Quels sont les éléments d’une solution ERP ?

Une suite ERP est composée de plusieurs « briques » ou « modules » dédiés chacun à des processus métiers spécifiques. Les ERP proposent presque tous les modules suivants pour :

• La Gestion Financière : le « Core Finance » est le cœur de tout PGI (on parle même d’ERP Financier). Il gère la comptabilité, la trésorerie, le reporting de toutes les activités et des départements d’un groupe ainsi que le pilotage financier de l’entreprise.

• La Gestion des Ressources Humaines (HCM/SIRH) : le « Core HR » gère le capital humain au sens large. C’est-à-dire la liste des employés, leurs salaires et les promotions, l’évaluation des performances individuelles, etc.
• La Gestion de la Relation Client (CRM/GRC) et la gestion commerciale : ce module gère les prospects, les prises de contact, le pipeline, mais aussi les contacts clients après la vente.
• La Business Intelligence (BI) : ce module analytique produit des indicateurs de la performance de l’entreprise avec des tableaux de bord ou des données consolidées (CA, progression du CA, parité homme/femme, etc.)
• Gestion des achats et des approvisionnements (procurement & purchasing) : ce module est parfois intégré au Core Finance. Il couvre les achats d’une entreprise (fournitures, etc.) et les approvisionnements pour la production (matières premières, etc.).

Les secteurs d’activité différents ayant des spécificités très différentes – on ne gère pas une chaîne internationale d’hôtels comme on gère la conception d’avions de ligne –, certains éditeurs proposent des modules dédiés pour :

• La Gestion des stocks et de l’inventaire, pour l’industrie manufacturière ou les distributeurs
• La Gestion de la production et MRP (Materials Resources Planning) pour repérer des goulots d’étranglement, optimiser les affectations de mains-d’œuvre, planifier les ressources de production, etc.
• La Gestion de la supply chain (SCM)
• La Gestion des commandes
• La Gestion du cycle de vie des produits
• La Gestion de projet
• Le e-commerce
• Etc.

Quand ces modules – génériques ou spécifiques – sont paramétrés finement et personnalisés pour des secteurs, on parle de « verticaux » : aéronautique, retail, hospitality, industrie de services, secteur public, santé, agroalimentaire, industrie manufacturière, industrie de process, etc.

Qui sont les principaux acteurs du marché de l’ERP ?

Il existe de très nombreux ERP pour répondre aux besoins des nombreux secteurs et des entreprises de différentes tailles. Reste que les « vrais » ERP s’adressent surtout aux grandes entreprises et aux ETI.

Les petites entreprises auront tendance à s’équiper d’un ERP « light » (une ou deux briques : Finance, RH) voire à prendre des solutions moins intégrées, mais plus simples.

Le géant de l’ERP – qui a quasiment créé le marché – est l’Allemand SAP. Son nom est d’ailleurs presque devenu un synonyme de PGI. Son grand concurrent est l’Américain Oracle, qui a racheté JD Edwards, PeopleSoft et plus récemment l’ERP cloud NetSuite.

Parmi les challengers internationaux, on trouve Microsoft (Dynamics), Infor, Sage (X3), ou encore IFS, Epicor, ou Acumatica.

Il existe par ailleurs une multitude d’acteurs locaux – comme en France Cegid et Divalto, l’Anglais Forterro, ou le Hollandais Unit4 – et/ou spécialisés pour des secteurs d’activité (comme le Français DL Software).

Quels sont les avantages des ERP ?

Parmi leurs nombreux avantages, les ERP permettent une gestion plus cohérente et une meilleure coordination entre les différentes fonctions de l’entreprise. Ils réduisent également les risques d’erreur en automatisant des tâches.

Grâce aux données communes, ils permettent une meilleure collaboration entre services, et des prises de décisions plus argumentées et cohérentes pour la direction générale.

Grâce à la standardisation des processus métiers, les ERP aident à appliquer les bonnes pratiques de l’industrie (que les éditeurs incluent de plus en plus dans leurs logiciels). Avec à la clef, un meilleur respect des normes et des réglementations, une meilleure efficacité opérationnelle, et une meilleure traçabilité des activités.

Les ERP permettent aussi une meilleure gestion des fournisseurs et des clients. En centralisant toutes ces données, ils facilitent la résolution rapide des problèmes et participent à la satisfaction client.

Couplés à des technologies comme l’IoT, les terminaux mobiles, et des bases de données in memory, les ERP permettent de remonter des informations (stocks, etc.) et de suivre l’activité (ventes, etc.) en temps réel pour une planification plus dynamique et un pilotage proactif de l’entreprise.

Inconvénients des ERP

Un ERP est très complet. Revers de la médaille, sa mise en place, son implémentation, son paramétrage et sa personnalisation sont complexes.

Les projets sont souvent longs et chers. Le coût total se chiffre généralement en millions d’euros et les différentes phases d’un projet ERP – de la préparation à la mise en production – prennent plusieurs mois, voire plusieurs années.

Pour coller aux bonnes pratiques d’une industrie embarquées dans la solution, le déploiement d’un nouveau système ERP peut impliquer une refonte totale des processus métiers.

En règle générale, l’utilisation d’un ERP demande aussi une formation du personnel, même si les éditeurs ont tendance à travailler les interfaces pour les rendre plus intuitives. Voire à travailler sur des assistants digitaux et des chatbots (y compris avec de l’IA générative) pour créer des interactions conversationnelles où l’utilisateur « parle » littéralement à l’ERP.

En résumé, un projet ERP raté (qui ne répond pas ou mal aux besoins, ou qui dépasse le budget) peut tourner à « l’accident industriel ».

Comme dit un proverbe IT : « on ne change pas d’ERP par plaisir, mais parce qu’on y est obligé ». De fait, un ERP dure au minimum 10 ans (et beaucoup plus dans des secteurs où la robustesse compte plus que tout, comme l’industrie nucléaire).

Pour continuer à le faire évoluer malgré tout, les éditeurs sortent des mises à jour fonctionnelles. Mais la mise à jour peut aussi être périlleuse. Pas question d’interrompre toute l’activité de l’entreprise à cause d’un bug dû à un problème de rétrocompatibilité avec un spécifique.

La personnalisation justement. Quand on personnalise des PGI avec des développements maison, on parle de « spécifiques ». Ils sont aujourd’hui considérés comme de mauvaises pratiques, car ils risquent, en cas de code mal conçu, de « casser » l’ERP. Pourtant, ces spécifiques sont indispensables à de nombreuses entreprises qui ne trouvent pas « clef en main » ce dont elles ont besoin dans l’ERP.

Enfin, il existe de nombreux contentieux entre clients et fournisseurs sur les licences. L’utilisation d’un ERP est encadrée par des contrats, souvent très complexes. Les éditeurs ont imposé de nombreux audits à leurs clients qui ont abouti à des pénalités, parfois très conséquentes (plusieurs millions d’euros). Ces pratiques jugées agressives, non commerciales et injustes par les clients, très captifs, ont donné une mauvaise réputation à certains grands noms de l’ERP.

ERP Cloud vs logiciel ERP sur site

Pour simplifier l’ERP, les éditeurs proposent – ou tentent de proposer – des ERP cloud, en mode SaaS.

Dans ce cas, l’infrastructure sous-jacente et le logiciel sont gérés par le prestataire. Les mises à jour sont mises en œuvre par le prestataire et garantissent de ne pas casser le code.

Autre avantage, ces solutions – qualifiées de « modernes » – proposent des interfaces utilisateurs (UI) plus ergonomiques et une expérience plus intuitive.

Elles sont aussi plus facilement augmentées à l’Intelligence artificielle grâce aux services de Machine Learning proposés par les hyperscalers (AWS, GCP, Azure, OCI) sur lesquels reposent les principaux éditeurs d’ERP.

Mais l’ERP cloud pose d’autres problèmes comme celui de la confidentialité des données, et, là encore, de la dépendance à un prestataire.

Une entreprise peut également choisir une approche hybride en gardant une partie de son système ERP sur site et en lui ajoutant des modules d’ERP cloud, dans une optique d’ERP composable.

Entre cloud et sur site : qu’est-ce que le « lift & shift » d’un ERP ?

Une variante du « on prem » est de prendre un ERP conçu initialement pour être sur site et de le déployer sur une infrastructure cloud (IaaS). On parle alors de « lift & shift » par opposition à une migration vers un ERP SaaS, dit « cloud native », c’est-à-dire développé avec des technologies cloud (microservices, APIs, etc.).

Dans le premier cas, il s’agit plus de déplacer un ERP sans trop le modifier. Dans le second, il s’agit d’une véritable migration vers un nouvel ERP.