ECM (Gestion de contenu d'entreprise )
La gestion de contenu d'entreprise (ECM, Enterprise Content Management) regroupe les processus, stratégies et outils spécifiques qui permettent à une entreprise d'obtenir, d'organiser et de stocker des informations essentielles pour les diffuser auprès de ses employés, partenaires et clients.
Pour se différencier de leurs concurrents, certains fournisseurs d'ECM commencent à commercialiser leurs produits en tant que services de gestion de contenu ou plateformes de gestion de contenu.
L'ECM contribue à rationaliser le cycle de vie des informations par le biais de la gestion des documents et automatise les flux de travail des processus. Elle est compatible avec la plupart des types de fichiers, notamment ceux des suites bureautiques, les fichiers image, les e-mails, les fichiers issus de la conception assistée par ordinateur (CAO), etc.
Les organisations brassant de grands volumes de contenu ont tout intérêt à disposer d'un plan ECM pour remédier au manque d'efficacité opérationnelle, réduire les coûts et se conformer à leurs obligations réglementaires.
Composants de l'ECM
La gestion de contenu d'entreprise peut être décomposée en cinq composants principaux : saisir, gérer, stocker, conserver et livrer. Selon l'Association for Information and Image Management (AIIM), chaque composant sert les objectifs suivants :
- La saisie consiste à créer des données en convertissant des documents papier au format électronique, en se procurant et en regroupant des fichiers électroniques sous une structure homogène et en organisant les informations. Ces dernières peuvent inclure des factures, des contrats, des rapports de recherche, etc.
- La gestion permet de rapprocher, modifier et exploiter les informations par des moyens tels que la gestion des documents, les logiciels collaboratifs, la gestion des contenus Web et la gestion des enregistrements (supervision et administration des documents numériques ou papier, leur format important peu).
- Le stockage consiste à sauvegarder temporairement les informations qui changent fréquemment dans des arborescences de dossiers souples, afin de permettre aux utilisateurs de consulter et modifier ces informations.
- La conservation s'attache à sauvegarder à moyen et à long termes les informations qui changent peu fréquemment, le plus souvent via des fonctions de gestion des enregistrements. Les entreprises y ont souvent recours pour se conformer aux dispositions réglementaires nationales et autres.
- La livraison sert à diffuser les informations demandées auprès des clients et utilisateurs.
Avantages et importance de l'ECM
L'ECM constitue une plateforme centralisée sur laquelle les contenus peuvent être conservés et distribués en respectant les obligations réglementaires et les directives de gestion des risques. Pour assurer ces deux avantages, l'ECM élimine les processus ad hoc susceptibles d'exposer une entreprise à certains problèmes, comme les risques liés à la conformité réglementaire.
Les systèmes ECM complets intègrent des fonctions de taxonomie de contenu, d'audit, de réservation/libération (check-in/check-out) et autres contrôles des flux de travail et mécanismes de sécurité.
Un ECM efficace rationalise les accès et les processus métier, élimine les goulets d'étranglement en réduisant les besoins en espace de stockage, documents papier et e-mails, optimise la sécurité, assure l'intégrité et limite les frais supplémentaires. Toutes ces fonctionnalités concourent à améliorer la productivité. La première étape consiste à recenser tous les types de contenu traités par l'entreprise, les processus métier dont ils dépendent et les personnes responsables de leur gestion. Un logiciel ECM permettra d'identifier les doublons ou quasi-doublons, de sorte que l'organisation ne conserve que quelques copies d'un contenu donné et non des centaines.
Depuis quelques années, l'ECM gagne en importance et en complexité, et ce pour diverses raisons. La fraude financière et les atteintes aux données, de même que les lois visant à combattre ces fléaux, rendent indispensable une gouvernance des informations efficace, non seulement pour des raisons de conformité, mais aussi pour protéger la réputation des entreprises. Les entreprises ont également besoin de gérer efficacement leurs contenus en vue d'une intégration avec les applications d'informatique décisionnelle/d’analytique métier (BI/BA, Business Intelligence/Business Analytics) qui les aident à utiliser les informations disponibles pour orienter les décisions métier.
Avenir de l'ECM
Les stratégies et outils de gestion de contenu d'entreprise changent pour s'adapter aux besoins des entreprises pour plus d'agilité et d'intégration. Avec l'évolution des technologies, les plateformes ECM incorporent plus de fonctionnalités, comme pour la gestion des actifs numériques.
Les systèmes ECM proposent de nombreuses fonctions, mais les entreprises qui souhaitent maîtriser leurs choix en matière de gestion de contenu ou qui n'ont pas besoin de tous les composants d'une suite ECM peuvent acheter des applications à usage unique auprès des éditeurs de logiciels. Cette approche modulaire de la gestion du contenu d'entreprise, qui inclut des applications, des plateformes et des composants a été baptisée « services de contenu » par Gartner Inc. en 2016.
