Approvisionnement en ligne (bourse de fournisseurs)
L'approvisionnement en ligne, également appelé approvisionnement électronique ou « e-procurement », regroupe la demande d'achat, la commande et l'achat de biens et de services par Internet.
C'est généralement le directeur ou le service des achats qui définit les règles d'approvisionnement, l'objectif étant d'acquérir au meilleur prix un produit ou service de la valeur la plus élevée possible au moment où l'entreprise en a besoin.
Pour atteindre cet objectif, les responsables de l'approvisionnement négocient des contrats, entrent en relation avec des fournisseurs et fixent des directives ou des limites sur les dépenses autorisées en fonction des articles. Des logiciels d'approvisionnement en ligne permettent d'automatiser les procédures dans le respect des règles, des contrats et des relations avec les fournisseurs.
Logiciels d'approvisionnement en ligne
L'approvisionnement en ligne est facilité par des logiciels d'e-procurement. Si les fonctionnalités disponibles varient selon les éditeurs, ces logiciels visent généralement à informatiser de nombreuses activités liées à l'approvisionnement, évitant ainsi le recours à des processus manuels et/ou papier.
L'une des principales utilités de ce type de logiciel consiste à permettre aux employés de faire des recherches dans des catalogues électroniques, ainsi qu'à sélectionner et acheter les articles nécessaires en ligne.
Cependant, l'e-procurement et les logiciels correspondants recouvrent bien plus qu'une simple expérience d'achat en ligne. En particulier, l'e-procurement automatise en grande partie les fonctions, procédures et règles utilisées par une entreprise pour gérer son approvisionnement.
Les applications d'e-procurement permettent aux employés de gérer leurs propres achats. La procédure va du choix des articles parmi une offre préprogrammée répondant aux paramètres définis par le service des achats (coût, qualité, fournisseur) au suivi du statut de livraison, en passant par l'envoi de demandes d'achat.
Cette automatisation rationalise le processus d'approvisionnement, le rendant plus efficace et, par conséquent, plus rapide et moins coûteux. Elle soulage également des tâches secondaires le service des achats, qui peut ainsi consacrer ses ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée, telles que la négociation de contrats.
De plus, de nombreuses applications d'e-procurement comportent des outils permettant aux responsables des achats de personnaliser le parcours d'approvisionnement, en déterminant quels articles seront disponibles en ligne pour quels utilisateurs. De nombreuses plateformes proposent également un accès sur smartphone et tablette.
Avantages et inconvénients de l'approvisionnement en ligne
Comme dans le cas d'autres systèmes électroniques, la mise en oeuvre d'une application d'e-procurement peut se heurter à des difficultés, notamment lorsqu'il s'agit d'installer et d'intégrer le logiciel avec d'autres systèmes centraux d'entreprise, de former les employés à son utilisation et d'assurer une transition progressive vers le nouveau système avec les fournisseurs.
L'approvisionnement en ligne peut cependant apporter des bénéfices considérables aux entreprises qui décident de l'adopter. Il contribue à réduire les coûts de traitement, à améliorer la visibilité des dépenses d'approvisionnement de l'entreprise et, grâce à l'automatisation, à assurer un meilleur suivi des tendances et indicateurs en matière d'achats. Il peut également limiter ou éliminer les dépenses dites imprévisibles, qui ont lieu lorsque les employés achètent des produits « hors contrat », autrement dit sans respecter les paramètres négociés entre le service des achats et les fournisseurs.
Gestion de la chaîne logistique de l'approvisionnement en ligne
Au niveau de la gestion de la chaîne logistique, l'approvisionnement en ligne peut s'avérer particulièrement utile pour se procurer des matières consommables (c'est-à-dire les produits et services qui n'entrent pas directement dans la production des produits finis vendus par l'entreprise). Cette catégorie de biens comprend généralement les fournitures de bureau, les produits d'entretien et autres articles bon marché.
Toutefois, tous les types d'achat ne se prêtent pas nécessairement à un approvisionnement en ligne. C'est notamment le cas des produits stratégiques qui sont uniquement disponibles auprès d'un nombre limité de fournisseurs, de ceux qui risquent de se trouver en rupture de stock, de ceux qui nécessitent des négociations complexes et/ou de ceux pour lesquels la baisse de prix potentielle via une plateforme d'e-procurement s'avère négligeable.
