Les éditeurs s’attaquent à la fatigue des réunions virtuelles. Ils sortent des fonctionnalités destinées à atténuer le stress causé par la sur-utilisation de leurs produits. Les experts conseillent par ailleurs de varier les moyens de communication.
Malheureusement, la solution à une difficulté immédiate – la généralisation du télétravail – a créé un nouveau problème : l’épuisement lié à la multiplication des sessions de visioconférence (aussi appelé Zoom fatigue). Les entreprises ont découvert, petit à petit, que le simple fait de passer en virtuel des réunions qui auraient dû avoir lieu entre personnes physiques, pouvait engendrer des effets secondaires pour les employés.
Une enquête menée par la société de recrutement Robert Half a ainsi révélé que 44 % des employés interrogés avaient déjà ressenti une lassitude liée aux vidéoconférences depuis le début de la pandémie. Le « Greater Good Science Center » de l’Université de Californie (à Berkeley) a constaté qu’au fil du temps, « ce mode d’échange est tout simplement plus éprouvant que d’avoir des interactions informelles en face à face », dixit Emiliana Simon-Thomas, directrice scientifique du centre. Même le PDG de Zoom, Eric Yuan, a admis s’être senti fatigué après une série de réunions virtuelles.
Bref, l’utilisation massive de la visio a, sur le long terme, affaibli moralement certains employés et réduit leur productivité.
Les éditeurs se saisissent du problème de la Zoom fatigue
Pour remédier à ces conséquences inattendues, les éditeurs introduisent des fonctionnalités qui encouragent les pauses, rendent les conférences plus attrayantes et réduisent la pression sur les participants (qui se sentent obligés d’assister à toutes les réunions).
Microsoft, Zoom et d’autres éditeurs se sont attaqués au problème en faisant de la prévention pour éviter la programmation excessive de réunions et en luttant contre le sentiment de déconnexion et d’isolement que leurs technologies peuvent provoquer (alors qu’elles ont pour but, au contraire, de créer du lien à distance).
Microsoft a imaginé des outils dans Teams pour encourager les collaborateurs à faire des pauses
Teams et Zoom proposent par exemple des modes « immersifs » qui placent tous les participants dans un même espace virtuel (café, salle, etc.) afin de renforcer le sentiment d’appartenance à une organisation. La transcription (verbatim des réunions) et l’enregistrement sont devenus des standards, de sorte que les employés se sentent moins obligés d’assister à chaque session.
Exemple d'immersion virtuelle dans Zoom avec Immersive View
Depuis avril, Microsoft permet aux entreprises de programmer par défaut des réunions plus courtes dans Outlook et de créer des pauses entre les sessions. Irwin Lazar, analyste chez Metrigy, s’attend à ce que d’autres acteurs avertissent les utilisateurs de la nécessité d’éviter les tunnels de réunions qui s’enchaînent de manière continue.
Mais le salut pourrait aussi – voire surtout – venir d’une nouvelle manière d’envisager les communications dans le cadre du travail à distance. Car il n’y a pas que la visio pour rester en contact. Et d’autres outils sont souvent bien mieux adaptés aux situations.
L’enseignement de GitHub : varier les moyens de communication
Pour Emiliana Simon-Thomas de l’Université de Californie, un e-mail ou un coup de téléphone reste souvent le meilleur moyen de joindre un collègue qui n’est pas là. Les entreprises pourraient réserver la visio aux situations qui nécessitent vraiment le temps réel – comme le brainstorming ou les conversations à forte charge émotionnelle, avance-t-elle. Dans ces cas précis, voir le langage corporel et les expressions des visages favorise effectivement la résolution des conflits, la compréhension et la créativité. Mais dans tous les autres cas, la visio ne serait pas indispensable.
« Réserver la visio aux situations qui nécessitent vraiment le temps réel, de voir les visages, et la compréhension du langage corporel. »
Emiliana Simon-ThomasGreater Good Science Center, Université de Californie
GitHub est une bonne illustration des bienfaits de cette approche « diversifiée ». Ses employés étaient déjà à plus de 70 % en télétravail avant la pandémie, et l’entreprise – rachetée 7,5 milliards de dollars par Microsoft en 2018 – a plus d’une décennie d’expérience dans des communications sur un contexte de travail à distance.
Pour Lara Owen, directrice de la « workplace experience » chez GitHub, il est essentiel que les réunions vidéo restent un moyen d’échange parmi beaucoup d’autres.
Aucune forme de communication n’est parfaite, argumente-t-elle. Les mails, les textos, la messagerie instantanée (IM) ou les appels téléphoniques ont tous leurs atouts et leurs inconvénients.
« Les communications écrites peuvent ne pas rendre le ton ou le contexte, ce qui peut parfois conduire à des malentendus », illustre Lara Owen. Cependant, même dans ces cas, il n’y a pas forcément besoin de lancer directement une visio. L’expression de la voix, les digressions d’une conversation et l’humour d’un coup de téléphone « ajoutent un contexte très riche, ce qui renforce la confiance et les rapports entre les membres de l’équipe ».
En résumé, le téléphone n’est peut-être pas une technologie « moderne », mais il reste particulièrement efficace. Idem pour les mails et l’IM.
La flexibilité et la diversité des différents moyens de communication auraient en tout cas aidé les employés de GitHub à bien intégrer le travail dans leur vie quotidienne, se félicite aujourd’hui Lara Owen.
Aussi une question de culture d’entreprise
Reste que la technologie à elle seule ne mettra pas fin à la fatigue des vidéoconférences. Ce qui ne signifie pas non plus qu’elle ne peut rien faire pour l’atténuer. Des fonctionnalités de « bien-être au travail » intégrées aux produits peuvent parfaitement encourager les employés à être plus attentifs à la manière dont ils organisent leurs temps et suggérer des bonnes pratiques (pauses, marche, etc.).
Mais ces fonctionnalités sont largement plus efficaces lorsqu’elles sont accompagnées par l’organisation et qu’elles font écho à la culture de l’entreprise, résume Emiliana Simon-Thomas.
« Avoir conscience [du problème], poser des questions pour avoir des feed-back, y être sensible et se dire que l’on va y trouver des solutions est fondamental », souligne l’experte.
Pour approfondir sur Outils collaboratifs (messagerie, visio, communication unifiée)
