Zoom Breakout Rooms : comment diviser une réunion Zoom en plusieurs petits groupes de travail ?
Zoom permet de passer d’une grande réunion de groupe à plusieurs petites salles virtuelles, en y répartissant les participants, avant de revenir à la réunion initiale. L’option (Breakout Rooms) est idéale pour créer des parcours. Voici comment faire.
Pouvoir diviser une grande réunion en plusieurs petites salles de travail – les Breakout Rooms (parfois traduit par « salle de répartition ») – figure de plus en plus haut dans la liste des souhaits des décideurs pour leur outil de visioconférence.
Il faut dire que de nombreux scénarios peuvent tirer parti de ce passage d’une large conférence à des groupes plus petits sans quitter la session de l’hôte : parcours personnalisés (onboarding, etc.), événements (plénière, puis des salles dédiées à des thématiques plus précises), etc.
Le passage d’une grande réunion à des groupes plus petits est idéal pour des parcours personnalisés (onboarding, etc.) ou des événements virtuels.
Évidemment, vous pourriez mettre fin à la réunion de groupe et demander à chaque sous-groupe de créer et de rejoindre une nouvelle réunion. Mais cette manière de faire est fastidieuse, aussi bien pour l’organisateur (qui doit gérer des invitations différentes avec différents collaborateurs) que pour les participants (déconnexion/reconnexion).
Garder tout le monde dans la même réunion Zoom, se diviser en petits groupes, puis rassembler à nouveau vos collaborateurs dans la session initiale est bien plus simple.
Comment faire des Breakout Rooms sur Zoom ?
L’idée des petites salles pour répartir les participants en groupe de travail est séduisante, mais elle est souvent source de stress pour celles et ceux qui les utilisent pour la première fois. Pourtant, créer, paramétrer et gérer des Breakout Rooms dans Zoom n’a rien de sorcier ni d’effrayant.
En suivant ces quelques conseils, vous n’aurez aucun risque de perdre accidentellement un participant ou d’affecter une personne dans la mauvaise salle de travail.
Activer l’option Breakout rooms/« salles de petits groupes »
« Au secours, ça commence mal votre truc ! Je suis dans ma réu Zoom, j’ai cliqué sur tous les boutons… mais je ne vois pas d’option pour diviser ma session en plusieurs groupes ! »
Pas de panique. La fonction Breakout Zoom doit être activée en amont dans vos paramètres Zoom. Pour cela, il faut se rendre sur le site de Zoom, vous identifier, puis une fois sur votre compte, vous rendre dans Settings > Meeting > In Meeting (Advanced). Là vous trouverez la fonctionnalité Breakout room. Il ne vous reste qu’à l’activer.
Avec l’interface française : Paramètres > Réunions. Dans la sous-partie « En réunion », activer l’option « Salle de petits groupes ».
N’oubliez pas non plus de cocher la case « Autoriser l’hôte à désigner des participants aux salles de discussion lors de la planification » si elle ne l’est pas. Puis enregistrez ces nouveaux paramètres.
Paramètres à activer sur le site de Zoom pour accéder à l'option de Breakout Room
Il se peut que vous ayez à relancer votre réunion si vous l’avez lancée avant d’activer les salles de répartitions. Mais une fois que vous les aurez activées, les salles de petits groupes seront disponibles pour toutes vos futures réunions. Autrement dit, vous n’aurez qu’à activer une seule fois les Breakout Rooms.
Faire des Breakout rooms
Vous avez maintenant un bouton « Breakout Rooms » dans la barre d’outils en bas de votre application Zoom. En français, ce bouton se nomme « Diviser en groupes ».
L'option pour diviser la réunion en groupe dans la barre d'outils de Zoom
Vous devrez peut-être cliquer sur « Plus » pour voir l’option.
L'option dans le menu Plus de la barre d'outils de Zoom
Une fois que vous cliquez sur ce bouton, un menu s’affiche et vous permet de choisir le nombre de salles à créer. Zoom propose trois options pour remplir les salles et affecter les collaborateurs à chaque salle.
Les premiers paramètres pour créer les salles dans Zoom et décider de la manière de les rejoindre pour les participants
Une fois que vous cliquez sur le bouton « Créer », Zoom ouvre le nombre voulu de salles et affiche un menu pour les gérer (lire ci-après).
Paramétrer et gérer les groupes
Une fois vos Breakout Rooms créées (elles sont en fait provisionnées, mais pas encore effectives), vous pouvez les paramétrer.
Paramètres pour renommer et modifier les salles
Le bouton le plus important est « Commencez toutes les séances » (Zoom aime à multiplier les traductions de Breackout rooms ») qui fait sortir les participants de la réunion principale et démarre les groupes de travail (« Open All Rooms » dans l’interface anglaise).
Avant cela, vous pouvez renommer vos salles en passant le curseur de votre souris sur le nom de chacun des groupes (les options « Renommer » et « Supprimer » apparaissent alors). Vous pouvez également transférer une personne d’une salle à une autre avec l’option « Affecter ». Et il est encore possible d’ajouter (ou de retirer) des salles avant de les ouvrir.
Pendant ce paramétrage, les participants sont toujours dans la réunion principale. Ils ne sont pas dans une salle d’attente ou dans les limbes de Zoom, perdus entre deux salles de réunions. Détendez-vous, prenez votre temps, et assurez-vous que les paramètres de vos Breakout Rooms sont bien ceux que vous voulez avant d’ouvrir vos « séances ».
Une toute dernière chose, regardez bien les Options (bouton en bas à gauche). Elles valent le coup que l’on s’y arrête quelques instants avant de lancer les groupes de travail.
Durées, retour à la session principale, compte à rebours : des paramètres supplémentaires intéressants pour les scéances an petits groupes dans Zoom
Dans ce menu, vous pouvez décider de la durée des ateliers en petits groupes, de la durée du compte à rebours à la fin du « breakout » et de la liberté laissée aux participants pour revenir à la session principale. Une fois que vous ouvrez les salles, ces paramètres sont verrouillés.
Une fois les salles ouvertes, vous pouvez utiliser le menu de gestion pour en rejoindre une en particulier ou revenir à la session principale à tout moment.
Vous pouvez également diffuser un message écrit à toutes les salles à partir de ce menu. Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez fermer toutes les salles de discussion à tout moment, et ramener ainsi tous les participants à la session principale, que vous aurez, évidemment, pris soin de bien sécuriser avec quelques bonnes pratiques tout aussi simples.
Pour approfondir sur Outils collaboratifs (messagerie, visio, communication unifiée)
