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Visioconférence : avoir l’air plus « pro » depuis chez soi
Des règles simples peuvent transformer radicalement votre apparence lors de vos réunions vidéo. Et si vous ajoutez quelques équipements peu coûteux, vous aurez un air encore plus professionnel.
Pour beaucoup d’entre nous, le principal élément du travail à domicile – et sans doute le plus essentiel – est de rester en contact avec nos équipes. Aujourd’hui, des millions de personnes utilisent la vidéo pour cela.
Mais cette évolution a aussi transformé nos sanctuaires les plus privés (chambres, salons, arrière-cuisines, etc.) en espaces professionnels. Conséquence, les collaborateurs cherchent des moyens de transformer leurs bureaux (ou une pièce) de leur domicile en studios de streaming professionnels et à améliorer leur image lors des réunions.
La bonne nouvelle, c’est que vous n’aurez pas à dépenser des milliers d’euros pour transformer votre petit chez vous en studio. YouTube a placé la barre bien bas. Nous avons l’habitude des vidéos aux flux de mauvaise qualité, avec des lits défaits en arrière-plan. Si vous appliquez quelques règles simples, vous sortirez immédiatement du lot.
Et si vous décidez d’aller un peu plus loin en investissant quelques euros sur du matériel (ou si votre entreprise accepte de le faire), vous changerez immédiatement de division. Avec une bonne préparation, une installation – même basique et peu coûteuse – vous donnera une allure beaucoup plus professionnelle et vous permettra de communiquer plus efficacement avec vos équipes et vos partenaires externes.
Penchons-nous sur deux aspects distincts, bien que liés : l’équipement et l’apparence.
Un bon équipement améliore la qualité de votre image
Il n’y a pas vraiment « d’équipement à avoir à tout prix ». On peut très bien faire avec ce que l’on a déjà. Néanmoins, quelques appareils peuvent améliorer les choses. Il ne s’agit pas de les acheter tous, mais plutôt de voir celui – ou ceux – dont votre « dispositif » actuel pourra le plus bénéficier.
1 - Vidéo. La webcam de votre laptop fera l’affaire si vous n’en avez pas d’autres. Mais une webcam USB externe est généralement bien supérieure en termes de qualité vidéo. C’est a priori le premier achat à mettre sur votre liste pour débuter votre « home studio ».
2 - Audio. Les oreillettes et le micro fournis avec votre téléphone portable sont probablement suffisants pour que l’on vous entende. Mais l’achat d’un casque décent avec un vrai micro mérite d’être envisagé. Si les gens doivent faire un effort pour vous écouter, cela affectera à coup sûr les réunions et la productivité.
Vous n’entendrez peut-être pas la différence vous-même ; mais avec un meilleur micro, vous remarquerez que les participants à la conférence vous comprennent plus facilement lorsque vous parlez et qu’ils vous écoutent en plus de vous entendre.
3 - Connectivité. Les connexions Wi-Fi sont très efficaces. Certes. Mais les connexions sans fil ont toujours tendance à être moins fiables que les connexions filaires. Si vous constatez des problèmes de réseau, n’hésitez pas à installer un routeur dans votre bureau, cela vous évitera bien des maux de tête.
4 - Productivité. Pour votre productivité, la recommandation la plus forte que je puisse vous faire est d’avoir un deuxième moniteur. Pour être clair, je ne parle pas d’un deuxième ordinateur, avec un deuxième clavier et des périphériques en double. Je vous conseille juste de connecter un second moniteur à votre ordinateur de bureau ou à votre portable actuel.
Le second moniteur fonctionnera comme une extension de votre écran principal ; les fichiers (et autres documents ou fenêtres) sont glissés-déposés dessus selon vos besoins. Cela vous permet d’utiliser un moniteur pour votre réunion et le second pour partager le contenu sur lequel vous travaillez. Tout avoir sur un même écran peut créer de la confusion.
Au-delà de ces appareils « de bases », il existe une série d’autres options, comme les fonds verts, un éclairage plus cinématographique, des caméras de type reflex (avec des objectifs, des mises au point et des profondeurs de champs plus évolués), des murs traités acoustiquement ou encore des tables de mixages audio (physiques ou numériques). Cela peut même devenir un passe-temps sans fin et terriblement coûteux. Mais rien de tout cela n’est vraiment nécessaire. Et une grande partie de ce que ces appareils évolués apportent peut être « fait maison » de manière astucieuse et abordable.
L’éclairage et le cadrage : simples et terriblement efficaces
Indépendamment du matériel (et même si vous n’en achetez pas), prendre quelques minutes pour réfléchir à la façon dont vous apparaissez à l’écran fera toute la différence.
On dirait que 99 % des gens se contentent de cliquer sur le lien d’une réunion, allument leur caméra… et se voient sur leur écran comme si c’était la toute première fois !
Ne faites pas cela. Passez un appel test, et prenez en compte les fondamentaux que sont le cadrage et la lumière.
1 - L’éclairage. Assurez-vous que l’éclairage principal est bien devant vous – et pas derrière – afin que votre visage soit bien éclairé et que vous n’ayez pas l’air d’une ombre.
Vous pouvez avoir des lumières d’appoint, latéral ou en arrière-plan, mais vérifiez qu’elles ne distraient pas le regard et ne polluent pas la lumière qui éclaire votre visage.
2 - Le cadrage. Prenez le temps de bien vous cadrer à l’écran. Ni vous ni vos interlocuteurs n’avez envie de vous voir le dessous du nez, de n’avoir que la moitié de votre tête à l’écran ou de voir votre visage en tout petit dans un coin. Vérifiez aussi votre environnement pour vous assurer que ce qui se trouve en arrière-plan n’est pas déplacé (sous-vêtement, enfants qui jouent, etc.). Si vous occupez l’espace de l’écran comme le font les journalistes de journaux télévisés, vous donnerez l’impression bienvenue d’une personne qui sait ce qu’elle fait et qui, par assimilation, maîtrise ce qu’elle dit.
3 - Logiciels. En parlant de « personne qui sait ce qu’elle fait », prenez le temps d’apprendre à vous servir correctement de votre application de visioconférence. Aujourd’hui, ces applications ne sont plus si compliquées à maîtriser.
Vous aurez par exemple l’air plus « pro » et plus crédible si vous savez partager votre écran en deux secondes, plutôt que de tâtonner pendant deux minutes en vous excusant platement de ne pas trouver la fonctionnalité.
Le dernier conseil concerne plus votre équipe que votre installation de visioconférence. Mais il est absolument indispensable que vos collaborateurs comprennent bien les méthodologies et les outils de travail à distance. Pour beaucoup d’entre nous, les réunions dans des salles, en présentiel, ont été remplacées par les réunions vidéo ; et les discussions de couloir et les apartés entre participants se font aujourd’hui sur les tchats des solutions de collaboration d’équipe. Assurez-vous donc par exemple que tout le monde est à l’aise avec ces tchats d’équipe pendant les vidéoconférences.
Conclusion : laissez le chat tranquille
Avec un équipement technique basique et avec des appels tests pour vérifier cadrage et éclairage, vous et votre équipe pourrez travailler depuis la maison et, malgré tout, garder une image de pros.
N’oubliez juste pas de toujours avoir une belle « tenue vidéo » à portée de main (chemise, cravate si besoin, etc.), accrochée près de la porte et prête à être enfilée lorsque les réunions commencent.
Et n’enfermez pas vos animaux domestiques. Quoi qu’on en dise, la plupart des gens aiment quand votre chien ou votre chat viennent faire un « coucou » à l’écran.
