Transformation digitale : construire une feuille de route en 6 étapes

Qu’est-ce réellement qu’une transformation numérique ?

Voyez la transformation digitale comme le fait d’infuser des technologies numériques – comme l’IA – dans tous les domaines d’une entreprise. De nombreux processus métiers, si ce n’est tous, devront changer et s’adapter à ces nouvelles technologies. La culture d’entreprise devra aussi probablement évoluer. Il faudra donc modifier – voire éliminer – les procédures établies, en expérimenter de nouvelles et se préparer à la fois à rencontrer des succès et des échecs. En bref, pour réussir une transformation numérique, il faudra créer et accepter de nouvelles règles du jeu.

La réponse courte à la question « pourquoi donc faire une transformation numérique ? » est : « pour survivre ». Au fur et à mesure que les organisations de toutes tailles – vos concurrents (directs ou nouveaux entrants) – se transforment, ils montent en compétences et concrétisent les avantages de leurs transformations digitales. Résultat, ces organisations seront bien mieux équipées pour saisir les nouvelles opportunités du marché et pour s’adapter plus rapidement que celles qui n’ont pas évolué.

De la nécessité d’une feuille de route dans une transformation numérique

Comme pour tout projet d’entreprise majeur, surtout s’il a un possible impact sur l’ensemble de l’organisation, il faut d’abord effectuer des recherches et des analyses en amont.

Une fois ces recherches terminées, la direction doit s’engager et adhérer au programme – non seulement d’un point de vue financier, mais aussi culturel et opérationnel.

Il faut ensuite établir une vision et une stratégie globales autour de cette transformation, ainsi qu’un plan de projet détaillé qui constituera la base de la feuille de route. Pourquoi ? Parce que garder le bon cap pendant un projet de transformation digitale n’est jamais simple.

Pour vous aider à assurer la réussite de votre plan, voici donc une feuille de route en six étapes majeures. Pour chacune, nous énumérons les actions recommandées et les délais relatifs, ainsi que les principales initiatives à mener. Chaque étape s’appuie sur les résultats de la précédente.

1 – Recherche, documentation et « due diligence »

Commencez par constituer une équipe de transformation numérique (une « TransfoNum Team »). Elle commencera le processus en rassemblant des données pour comprendre comment votre entreprise fonctionne et avec quelles ressources – par exemple, les personnes, les processus, la technologie, les équipements, les locaux, etc.

L’équipe doit examiner les plans stratégiques actuels de l’entreprise, la stratégie IT en cours, les documents qui résument les règles et les procédures en vigueur, les organigrammes, et tout autre document qui décrit le fonctionnement de l’entreprise.

Ensuite, l’équipe doit parler avec les personnes clés qui connaissent le mieux l’entreprise et son mode de fonctionnement – par exemple les cadres supérieurs, les chefs de division, les chefs de service et tous les experts en la matière. Les données de cette étape sont utilisées pour lancer l’étape 2.

2 – Préparation de la stratégie de transformation digitale, présentation à la direction et aux employés

Une stratégie de transformation numérique doit également décrire ses finalités et la manière dont elles seront réalisées. Ces moyens recouvrent les technologies à employer, la façon dont la migration sera faite, les activités connexes qui seront nécessaires – par exemple, la formation des employés et les modifications de l’infrastructure – et toutes autres actions pertinentes en rapport avec le projet.

Une fois ces éléments définis, l’étape suivante consiste à informer la direction et les employés des grandes lignes du programme de transformation. Modifiez la stratégie et les actions d’accompagnement en fonction des commentaires et des suggestions que vous aurez recueillis auprès de la direction, des cadres et des équipes.

3 – Identifier les options technologiques et obtenir l’accord de la direction et les financements

À cette étape, l’équipe du projet doit obtenir l’approbation de la direction et son feu vert pour un financement.

Pour préparer cet accord, elle doit identifier les systèmes et les technologies, les ressources réseau et les actions de migration qui seront nécessaires. Elle doit identifier tous les coûts associés aux contraintes de cette évolution – dont l’achat de nouvelles applications et de nouvelles technologies, les mises à niveau des systèmes existants, le passage à des systèmes évolués (par exemple, pour l’IA), le recours à l’expertise interne et/ou externe, la formation, ou encore les modifications des installations physiques (liste non exhaustive).

Une fois que ces informations ont été examinées et validées par les responsables concernés, l’équipe peut présenter ses conclusions et ses recommandations à la direction générale pour approbation.

4 – Lancement du projet

Au cours de cette étape, toutes les ressources sont mises à contribution. Les fournisseurs et éditeurs sont prêts à commencer leur travail. Les équipes IT sont prêtes à démarrer leurs actions et les employés sont prêts à entamer la transition vers de nouveaux processus.

Cette étape est l’une des plus importantes de la feuille de route, car elle rassemble tous les acteurs impliqués. Elle marque le début de la mise en œuvre du projet. C’est le saut dans le grand bain.

5 – Réalisation de la migration et la transition.

Au cours de la mise en œuvre, de multiples actions devront être menées :

• Installation et test des nouveaux matériels et logiciels ; ajustements et perfectionnements en fonction des expériences et des retours
• Des phases pilotes pour familiariser les employés avec les systèmes et les applications et leur apprendre à les utiliser correctement. Ces pilotes aideront à déterminer des règles, des procédures et des mesures de performance pour l’utilisation de ces nouvelles technologies. Si nécessaire, ils peuvent également être utilisés pour mettre à jour les politiques RH.
• Des programmes de formation pour tout le personnel sur les nouveaux systèmes, en particulier pour les employés qui les utiliseront le plus.
• Des revues régulières des dépenses par rapport aux budgets, avec des ajustements si nécessaire.
• Des briefings réguliers avec la direction sur l’avancement global du programme.
• Des tests pilotes des technologies « avancées » – comme l’IA et le machine learning – pour voir comment leurs potentiels peuvent être utilisés au mieux pour analyser les données créées par les nouveaux systèmes.
• Des évaluations des résultats (outputs) des nouveaux systèmes pour s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences de l’entreprise (et faire des ajustements si nécessaire).
• Des sessions avec les employés qui interagiront avec les clients (par exemple pendant les programmes pilotes) pour s’assurer qu’ils sont à l’aise avec les nouvelles technologies et qu’ils offriront bien un meilleur CX.
• Des mesures pour protéger les nouveaux systèmes, avec par exemple des plans de reprise d’activité (Disaster Recovery) bien en place, bien documentés et testés.
• Des procédures documentées pour la sauvegarde des données et pour se procurer de pièces de rechange pour les nouveaux systèmes.
• Des programmes qui garantissent que les employés qui utilisent les nouvelles technologies disposent des appareils appropriés et d’espaces de travail convenablement équipés, qu’ils soient sur site ou à distance.
• Un plan pour passer en production (le go-live), avec une date initiale et des dates alternatives, et comment réaliser ce processus.
• Du marketing, des sites webs et d’autres actions de promotion pour faire connaître les nouveaux systèmes et encourager les clients et les prospects à les utiliser.

6 – Mise à jour des opérations et nouvelle gestion des performances.

Une fois les nouveaux systèmes et les nouvelles applications en service, la gestion de la transformation numérique commence. Parmi les actions à mener à cette étape, on citera la gestion du personnel, l’évaluation des performances avec les nouveaux KPI, des bilans avec la direction, la gestion du changement, des révisions et des mises à jour technologiques, des contrôles financiers, et des analyses régulières de l’impact des nouveaux systèmes sur les ventes et les revenus, sur la satisfaction client, sur la fidélisation, sur la position concurrentielle et sur la réputation globale de l’entreprise.