Transformation digitale : comment moderniser son ERP ?
Faire évoluer un système ERP n’est pas facile. Pour autant, une modernisation de la suite logicielle au cœur de vos métiers n’est pas impossible. Voici 5 manières de la faire évoluer.
La décision de continuer à gérer ses processus avec un logiciel ERP vieillissant, mais robuste, peut être la bonne. Mais elle peut aussi être mauvaise. Et de nombreuses organisations – dont celles qui sont arrivées au bout de la logique précédente – doivent moderniser leur système ERP et sa base de données sous-jacente pour rester compétitives.
Il est alors important de choisir la bonne approche. Car la modernisation d’un ERP va plus loin que quelques mises à niveau mineures. Et il n’existe pas qu’une seule manière de le moderniser.
En fait, il en existe cinq.
Les 5 « R » de la modernisation d’un ERP
Le Gartner a identifié cinq approches de modernisation des ERP traditionnels, regroupées sous le nom des « Cinq R ».
En premier lieu, les entreprises doivent évaluer si une refonte en profondeur de leur suite métier est nécessaire, puis déterminer quels aspects (voire quelles briques de leur logiciel ERP) nécessitent le plus d’améliorations. Il est également important de prendre en compte les coûts de chaque type de modernisation.
Voici un aperçu de ces cinq « R » pour décider de l’approche qui convient le mieux au projet d’évolution de votre ERP.
1. R comme « Rehoster »
Une entreprise dont les besoins commencent à dépasser les ressources de son ERP (à cause d’une montée en puissance de l’activité ou de la croissance du nombre d’employés, par exemple) ou qui voit les performances de son PGI commencer à se dégrader peut envisager de déplacer son système vers une autre infrastructure.
Cette migration est un « rehosting » (en français le « réhébergement »). Elle consiste à prendre le logiciel et à le mettre sur un nouveau serveur ou dans le cloud (IaaS), afin de bénéficier d’une plus grande puissance de traitement, d’un stockage plus rapide et d’un meilleur réseau. On parle également de « Lift & Shift ».
Le « rehost » implique « uniquement » la mise à niveau du matériel et, souvent, de la base de données qui stocke les informations de l’ERP. Si le rehost implique de modifier du code de l’ERP pour l’adapter à la nouvelle plateforme d’exécution (runtime), on parle alors de replatforming. Mais la logique est la même.
2. R comme « Refactoriser »
Le « refactoring » implique l’évaluation et l’optimisation des processus existants ainsi que celles des personnalisations qui ont été et devront être apportées à l’ERP.
Cette approche nécessite la création d’un comité composé d’experts métiers, de l’IT, et des décideurs. Celui-ci passe en revue le logiciel ERP et recommande des changements qui permettront d’accroître son efficacité et d’améliorer l’ensemble des opérations.
Par exemple, si les clients envoient leurs commandes par mail et que les employés doivent ressaisir ces informations dans l’ERP, l’entreprise peut décider d’ajouter un portail Web sous forme d’add-on dans l’ERP (un spécifique) pour que les clients saisissent directement leurs ordres.
3. R comme « Réarchitecturer »
« Réarchitecturer » consiste à revoir l’architecture logicielle, c’est-à-dire à ajouter des applications (ou des modules) tierces à l’ERP pour le compléter avec des fonctionnalités qui lui font défaut.
Par exemple, une entreprise peut vouloir éliminer la saisie de données entre son système et le système de son fournisseur. L’une des solutions peut passer par un EDI pour automatiser l’échange des commandes, des factures et des confirmations de livraison, ce qui évite ainsi les doubles saisies.
4. R comme « Rebuild »
Tout comme le refactoring, l’approche « rebuild » passe par un comité d’évaluation pour faire évoluer les processus existants. Mais à la différence du refactoring, ce groupe envisage la refonte totale des processus, jusqu’à repartir d’une page blanche si nécessaire. Le comité peut recommander d’ajouter de nouveaux outils IT ou de modifier les responsabilités des personnes.
Par exemple, un comité peut modéliser le workflow de facturation, puis analyser chaque étape, puis rechercher les redondances, les domaines à rationaliser et à automatiser.
5. R comme « Remplacer »
Comme son nom l’indique, le remplacement consiste à éliminer les composants du système ERP existant qui sont inefficaces et qui ne répondent plus aux besoins de l’entreprise. La planification des ressources de fabrication, les systèmes de gestion d’entrepôt (Warehouse Management System) et la planification de la production sont quelques-uns des composants ERP que les entreprises trouvent souvent difficiles à utiliser ou inadaptés à leurs besoins.
Les deux principaux risques concernant la modernisation d'un ERP sont le risque opérationnel que vous acceptez de supporter, et le coût.
Certains facteurs sont particulièrement importants à prendre en compte lors du choix du type de modernisation que vous souhaitez apporter à votre ERP. Les deux principaux sont le risque opérationnel que vous acceptez de supporter, et le coût.
Risque métier
Chaque type de modernisation a son niveau de risque. Les entreprises qui ne veulent pas prendre de risque opteront pour le rehosting et le refactoring. Ces deux approches sont celles qui perturbent le moins les opérations et qui se concentrent sur l’optimisation de l’infrastructure et des processus opérationnels existants.
À l’inverse, une entreprise qui rencontre de graves problèmes d’inefficacité de ses processus devra opter pour une approche plus radicale de rebuild (avec de nouveaux processus) ou de remplacement, car ce sont elles qui apportent le plus d’améliorations majeures. Toutefois, ces approches exigent une tolérance au risque beaucoup plus élevée.
Coût
Les différents types de modernisation d’un ERP entraînent différents types de coûts, qu’ils soient humains (comités d’évaluation et de pilotage) ou financiers.
Dans tous les cas, les entreprises doivent déterminer en amont quelles ressources elles sont prêtes à mobiliser, et voir si ces ressources sont en accord avec le type de modernisation envisagée.
