Synchronisation et partage de fichiers : il est temps d’y passer

Les pour et les contre

Un système EFSS typique comprend une console de management pour l'IT et une interface utilisateur qui donne accès à un dépôt de données de l’entreprise, comme Microsoft Sharepoint. Le principal avantage tient au fait que l’IT ouvre un accès aux utilisateurs pour qu’ils puissent accéder à leurs fichiers depuis n’importe où, favorisant alors la mise en place d’un effectif nomade. Il faut toutefois se préparer à une réaction mitigée. Les plaintes les plus souvent entendues : il est difficile de s’approprier le nouveau logiciel, et les écrans réduits des terminaux mobiles compliquent la réalisation des tâches.

Surtout, les services EFSS finissent par proposer quelque chose de très proche de ce que souhaitent à la fois l’IT et les utilisateurs finaux lorsqu’il s’agit de sécuriser les accès aux données mobiles. Le marché voit apparaître de nouveaux acteurs, offrant plusieurs niveaux de contrôle des fichiers, ainsi que des méthodes de partage, d’accès, de visualisation et d’édition de fichiers multi-terminal.

Comment les outils de partage et de synchronisation de fichiers transforment les entreprises

Pour que les entreprises puissent vraiment exploiter les avantages du EFSS, il est nécessaire que leurs fournisseurs traditionnels pensent en premier à la mobilité. Microsoft a fait des progrès dans ce domaine, sortant des versions mobiles d’Office et intégrant ses outils à Dropbox. ll reste toutefois encore beaucoup de chemin à parcourir.

Les départements IT des entreprises doivent également revoir l’espace où sont sauvegardés les fichiers. La plupart des entreprises suivent le même procédé depuis des années, mettant à jour leur technologie de façon incrémentale. Les entreprises plus anciennes ont commencé par sauvegarder leurs fichiers sur les disques durs de leurs PCs puis les ont migré vers des serveurs. Ensuite, il se peut qu’ils aient créé un environnement Sharepoint. Si les entreprises pouvaient redémarrer from scratch et déployer un EFSS, elles augmenteraient la capacité de collaboration ainsi que la productivité des employés.

Même avec la complexité que cela engendre, il est essentiel que vous proposiez à vos employés un système EFSS pour optimiser les accès à distance et renforcer les possibilités de collaboration. Même si les coûts d’un EFSS ne sont pas insignifiants, les gains en matière de productivité devraient largement les compenser.