Six critères pour choisir le bon ERP

Commencer par l’équipe du projet ERP

Avant toute chose, pour lui, le choix d’un ERP a tout à gagner à commencer par la constitution d’une équipe interne dont la mission sera de dessiner les contours de l’entreprise de demain – nouveaux modèles économiques possibles, projets de développement, nouveaux produits ou services, nouvelles implantations, etc. – et de décrire les résultats opérationnels qu’elle souhaite pour le futur – avec le nouvel ERP.

Cette équipe doit également impliquer, autant que faire se peut, les dirigeants et le conseil d’administration pour qu’ils se fassent les promoteurs de l’initiative.

« Si vous n’avez pas en amont toutes ces discussions sur le contexte, vos exigences pour votre ERP louperont les évolutions en cours de votre organisation. Elles risquent de ne plus être adaptées demain », prévient-il. « Vous aurez une liste fouillée de points, très précise, mais elle sera caduque ».

En résumé, il vaut mieux établir les critères de sélection seulement une fois que l’équipe pluridisciplinaire (IT, métiers) aura identifié les résultats souhaités, l’état actuel de l’organisation et son futur.

Une fois ce préambule posé, voici les critères les plus importants sur lesquels l’équipe devra travailler pour déterminer un cahier des charges et bien choisir sa solution ERP.

1 – Couverture fonctionnelle

Les PGI ne sont pas des solutions universelles. Les meilleurs ERP proposent tous les mêmes modules fondamentaux (finance, relation client, gestion commerciale, ressources humaines, etc.). Mais aucun ERP ne peut répondre aux exigences de toutes les entreprises et de tous les secteurs d’activité. Le premier point consiste donc à regarder dans le détail les fonctionnalités que propose un ERP, et voir si celles-ci correspondent aux exigences métiers (présentes et futures) listées en amont.

Par exemple, une PME qui a une visée internationale aura besoin de gérer des devises et d’avoir des interfaces en plusieurs langues. Elle aura des besoins de fonctionnalités radicalement différentes de celles d’une PME concurrente, mais dont la stratégie est de se concentrer sur son marché local.

Les responsables IT et opérationnels doivent particulièrement examiner comment le système gérera la consolidation financière, souligne Marc Caruso, architecte en chef chez Syntax, une ESN de Montréal. Les capacités de reporting et de tableaux de bord méritent également une attention particulière, car elles seront les véritables outils du « cockpit » de pilotage de l’entreprise.

N’hésitez pas non plus à demander des démos, ce qui permettra au passage d’évaluer l’expérience utilisateur.

2 – Capacités d’intégration

Inévitablement, un ERP doit se connecter à des systèmes tiers et à des bases de données, que ce soit dans le système d’information de l’entreprise ou dans le cloud. Il faut donc s’assurer de bien prendre en compte tous ces systèmes tiers pour fixer les exigences d’intégration du futur ERP.

Le service IT devra faire l’inventaire de tous les outils qui consulteront des données, ou qui enverront des données dans l’ERP, insiste Paul Rosner. Idéalement, cet inventaire se fera au début du processus d’évaluation.

L’inventaire doit lui aussi être dynamique et tenir compte des plateformes que l’entreprise pourrait acquérir à l’avenir (et avec lesquelles l’ERP devra échanger). À noter que la couverture fonctionnelle du futur ERP évoquée au point précédent peut induire de nouvelles plateformes (si, par exemple, le nouvel ERP n’a pas de brique pour un processus opérationnel très précis qu’avait l’ancien ERP).

La plupart des ERP SaaS ont des API qui facilitent les intégrations, rassure Marc Caruso, mais, ajoute-t-il, ces API (et connecteurs) ne dispenseront probablement pas d’une plateforme middleware – que ce soit pour l’intégration « hybride » (les processus existants reposant souvent sur des applications « sur site », qui sont développées en interne) ou pour le développement Agile et le CI/CD.

« Une majorité d’entreprises disposent encore d’applications sur site, de sorte que la solution doit également fonctionner avec ces technologies », rappelle l’expert.

3 – Customisation et spécifiques

Un autre critère à prendre en considération est la capacité de personnalisation et d’adaptabilité du logiciel ERP et le degré de développement spécifique dont une entreprise peut avoir besoin.

La logique des éditeurs d’ERP – en particulier d’ERP cloud en mode SaaS – consiste à intégrer de bonnes pratiques sectorielles dans leurs produits, de telle sorte que ce sont les entreprises qui sont amenées à adapter leurs processus à l’ERP et non plus l’inverse.

Ils permettent un certain degré de paramétrage. Néanmoins, si votre entreprise a des besoins spécifiques, il convient de demander à chaque éditeur s’il le permet, et si oui, comment (détail de ce que permet réellement de faire le PaaS, quel langage de programmation utiliser, comment sont gérées les mises à jour automatiques pour la rétrocompatibilité dans le cas du cloud, etc.). Ces points ne sont pas forcément mis en avant par les éditeurs, qui cherchent plutôt à diminuer le recours aux spécifiques.

4 – Feuille de route de l’éditeur

Choisir une solution de gestion aussi structurante qu’un ERP engage sur plusieurs années. Les discussions ne doivent donc pas porter uniquement sur les fonctionnalités et les technologies actuelles de l’ERP, mais aussi sur leur avenir.

Un éditeur doit être capable de partager une vision long terme avec ses clients. Et plus concrètement, de s’engager sur une roadmap, à court et moyen terme, avec des dates pour la sortie de nouvelles versions majeures (et dire ce qu’elles contiendront) et pour la sortie des mises à jour intermédiaires.

Questionnez les éditeurs sur les innovations et les nouvelles technologies qu’ils prévoient d’ajouter à leurs suites ERP, comme l’intelligence artificielle (IA) ou l’internet des objets (IoT). Ces avancées permettent une automatisation accrue, une meilleure gestion des données et une optimisation des processus métiers – parfois même en temps réel. La question des coûts éventuels supplémentaires pour ces fonctionnalités est aussi à aborder en amont.

5 – Coûts supplémentaires

Les coûts supplémentaires justement. L’argent est le nerf de la guerre, dit le dicton. Or le prix d’achat d’un ERP (ou son abonnement) n’est pas le seul coût à prendre en compte pour déterminer le prix réel et le coût total d’une solution de ce type.

Beaucoup d’entreprises sous-estiment les coûts de gestion du programme, de la maintenance et surtout de l’accompagnement du changement, regrette Len Riley d’UpperEdge, un spécialiste américain de la négociation et du sourcing IT.

Même les intégrateurs donneraient, parfois, une estimation financière incomplète de l’implémentation qui ne tient pas toujours compte de toutes les ressources internes nécessaires.

Là encore, une analyse fine et poussée, le plus en amont possible de la sélection, évite d’entrer dans la spirale infernale du dépassement de budget (malheureusement courant dans ce type de projet).

6 – Support(s)

« Le support, c’est aussi fondamental », prévient Dave Luter de Netlogx, une société de conseil en transformation digitale. Il est essentiel pour assurer le succès à long terme du projet.

Les décisionnaires pour l’achat du nouveau système ERP auront à cœur de vérifier si le support de l’éditeur est entièrement téléphonique ou pas ; et s’il existe un support local, continue-t-il. Ils regarderont également le niveau d’expérience de l’écosystème et si un club utilisateurs existe.

La participation à ce type de club – en plus de partager les expériences et les pratiques – peut aussi donner à l’entreprise la possibilité d’influer sur la feuille de route du produit.

Les entreprises doivent également tenir compte de la manière dont leurs propres employés se formeront au nouvel ERP. Sans quoi le projet sera un échec (un bon ERP mal – ou pas utilisé – n’est pas un bon ERP).

Sur ce point, il convient de regarder le type de support et les formations fournis par l’éditeur, précise Dave Luter. De nombreuses entreprises mettent également en ligne des vidéos et des tutoriels maison (voire un parcours dans un LMS). Ces contenus devront certainement être complétés par une formation en groupe de travail, et par un entraînement pratique in situ. Ce qui a aussi un coût.

Penser long terme

En tout état de cause, un projet ERP ne s’arrête pas au déploiement et à la mise en place de la suite logicielle. Un bon choix doit aussi soigneusement prendre en compte et anticiper la partie « post go-live » – dont la maintenance et le support. D’une part pour mieux chiffrer le projet, et d’autre part pour assurer une bonne adoption de la plateforme en interne..