SIRH : huit questions à poser avant de choisir son éditeur

Où les données seront-elles stockées ?

Il est important de se demander où seront stockées les données. Cela peut vous aider à rester en conformité avec les législations et réglementation locales et/ou les politiques internes.

Par exemple, les lois sur la protection de la vie privée peuvent restreindre l'endroit où les données peuvent être stockées. De plus, dans certains pays, il est plus facile pour les services de renseignements d'accéder aux données des employés sans en informer les entreprises.

Enfin, chaque organisation peut avoir des politiques particulières sur le traitement et le stockage des données RH dont il faut tenir compte avant d'acheter un logiciel.

Quand la mise en œuvre peut-elle commencer ?

Avant de signer un contrat, il est important de se demander quand le projet démarrera. Bien qu'il soit normal qu'un éditeur ne puisse pas donner une date exacte, il doit pouvoir fournir un calendrier approximatif. C'est important pour plusieurs raisons.

Tout d'abord, vous voudrez vous assurer que vous êtes prêt à cette date. Vous devrez peut-être constituer une équipe et donc vous assurer qu'elle est disponible. Vous pouvez également avoir des tâches à effectuer avant le début du projet, comme l'examen et la mise à jour des politiques et des processus ou nettoyer les données RH.

De plus, d'autres projets internes peuvent être en concurrence pour l'affectation de ressources. Bon nombre d'organisations ne disposent pas du temps et des ressources nécessaires pour mener à bien tous leurs projets de front.

Deuxièmement, l'éditeur peut avoir un carnet de commandes chargé, ce qui peut entraîner des délais plus ou moins longs avant le démarrage de votre projet. Il est raisonnable de s'attendre à un délai d'un mois ou deux entre la signature du contrat et le début de l'implémentation. Mais certains éditeurs ont des délais de huit à dix mois qui pourraient les éliminer de la considération si, par exemple, vous utilisez une application qui ne sera plus supportée dans les six mois.

Qui détermine quand les mises à jours et upgrades sont appliquées ?

Avec le SaaS, l'éditeur contrôle souvent toutes les mises à jour. Cela simplifie la chose pour le fournisseur et facilite sa gestion puisque tous ses clients utilisent un seul code.

L'inconvénient est que les mises à jour logicielles peuvent avoir lieu à des moments critiques pour vous, à des moments où vous ne voulez pas courir le moindre risque. Si l'éditeur a la main mise sur toutes les mises à jour, assurez-vous qu'il publie bien un calendrier pour les six à douze prochains mois afin que vous puissiez planifier votre agenda en fonction.

L'application a-t-elle été développée en interne ou par acquisition ?

Les applications construites entièrement en interne ont souvent une UI commune, une expérience plus conviviale et cohérente, un modèle de sécurité unique et une base de données centralisées. Cela peut aider les employés à apprendre à utiliser l'application, mais aussi rendre le système plus facile à administrer. Par exemple, il est moins probable que vous ayez besoin de faire des intégrations complémentaires  entre les applications ; les moyens pour configurer et maintenir le système seront probablement plus cohérents ; et, avec une seule base de données, les liens entre les modules peuvent être plus faciles.

Lorsque l'application est construite par acquisitions, elle peut d'appuyer sur plusieurs bases de données qui nécessiteront une intégration pour maintenir la cohérence des informations entre modules. De plus, les interfaces utilisateurs seront presque certainement différentes d'un module à l'autre, tout comme le modèle de sécurité, l'administration et les systèmes d'aide. Bien qu'il ne s'agisse pas d'un obstacle en soi, il vaut mieux en tenir compte.

Le contrat comprend-il un environnement d'essai ? Et combien coûte la synchronisation avec la production ?

Il est très important de disposer d'un environnement de test dans lequel vous pouvez essayer les changements sans affecter le système en production. Les fournisseurs de SIRH mettent souvent à jour l'environnement de test avant de mettre à jour le système de production, ce qui vous offre la possibilité de confirmer que la mise à jour n'a pas cassé les fonctions existantes et de passer en revue les nouvelles fonctionnalités que vous souhaitez peut-être mettre en œuvre.

Une autre question à se poser est de savoir comment synchroniser l'environnement de test avec les données de production. Au fil du temps, l'environnement de test deviendra désuet, et pour vraiment tester un changement majeur avant de le mettre en production, vous devrez vous assurer que les deux environnements sont bien similaires.

Lors de l'évaluation des fournisseurs de SIRH, demandez leur s'ils offrent un environnement de test, quel est le processus de mise à jour des données de production et quels sont les coûts associés.

Où se trouve l'équipe en charge de l'implémentation et cela affectera-t-il vos horaires de travail ?

De nombreux éditeurs de SIRH ont des employés partout dans le monde, qui travaillent depuis des bureaux distants ou à domicile. Ce n'est pas un problème du tout. Mais prenez soin de bien comprendre la technologie qu'ils utiliseront pour communiquer avec vous.

Demandez également leurs heures normales de travail. Au minimum, vous voulez un chevauchement suffisant avec vos propres horaires quotidiens pour pouvoir tenir des réunions régulières et ad hoc sans avoir à modifier votre agenda.

Y a-t-il des frais supplémentaires pour accéder à des formations ?

De nombreux éditeurs exigent que vous payiez pour avoir accès à leurs sites de formation - qui peuvent comprendre des manuels détaillés d'utilisation et des vidéos de formation. Toutefois, tous les fournisseurs ne facturent ce type de service. Certains considèrent en effet que pour réussir, il faut apprendre à utiliser le système et être capable de former les autres.

Bien que, idéalement, les supports de formation soient gratuits, ce point sera a priori secondaire, car la prestation reste souvent peu coûteuse - et ne sera normalement plus nécessaire dans un an.

Quels sont les différents supports techniques et les temps de réponse ?

Le support technique sera votre « bouée de sauvetage », tout de suite après la mise en service, lorsque l'équipe en charge de votre implémentation aura fini son travail et passera le relais. Il est important de poser des questions sur le support auquel vous aurez accès : heures de disponibilité, temps de réponse et de mise à jour moyens, options pour soumettre ou modifier un ticket de support, etc.

Vous pouvez également demander si le fournisseur dispose d'un portail (de type forum) qui permet à tous ses clients d'interagir les uns avec les autres. Dans certains cas, un tel outil peut vous apporter une réponse beaucoup plus rapide que l'ouverture d'un ticket auprès d'un support technique.