SIRH : bien comprendre ce qu'est un outil de gestion des talents
Complémentaire du Core RH, le Talent Management a pris son essor dans les années 2000. Il est aujourd’hui central pour les entreprises qui voient les compétences, la motivation et le développement des savoir-faire internes comme un avantage concurrentiel.
La gestion des talents englobe la totalité de la vie des employés dans l’entreprise, depuis l'embauche jusqu'au départ à la retraite, et tout ce qui peut se passer entre les deux. Généralement, la gestion des talents commence par la promotion et la publication des offres d'emploi pour attirer les bons candidats, puis elle se poursuit tout au long du processus de recrutement avant l’intégration. Une fois que les employés ont commencé, il est probable qu'à un moment donné dans les procédures annuelles de bilans et de fixation de la rémunération, ils participeront à l'établissement des objectifs, bien que cela dépende des organisations.
Le développement professionnel et la formation sont des démarches qui varient selon les organisations. Dans le cas des industries réglementées, qu'il s'agisse d'entreprises manufacturières, de la santé ou dans la sécurité, la formation peut faire partie du poste dès le premier jour. Dans d'autres cas, cela peut se faire au besoin ou de manière très occasionnelle. Dans certains cas, la formation peut prendre de l'ampleur lorsqu'un employé commence à « prendre du grade » ou lorsqu'il est considéré comme un successeur pour des postes clés au sein de l'organisation. Une grande partie de cette formation peut être liée à la planification du perfectionnement professionnel.
Les piliers de la Gestion de Talents
La gestion des talents s'inscrit dans l’un, plusieurs ou tous les champs suivants en fonction de l’éditeur :
- Recrutement et intégration
- Apprentissage et perfectionnement
- Gestion de la performance
- Gestion de la rémunération
- Gestion de la succession
Le recrutement donne aux candidats les premières impressions sur une organisation d'un point de vue extérieur, l'intégration leur donne les premières impressions de l'intérieur. Les premières impressions comptent, et les processus de recrutement et d'intégration doivent laisser une bonne image. Une intégration réussie « engage » un collaborateur et a un impact direct sur leur parcours dans les entreprises.
L'apprentissage et le développement s’appuie sur la formation, l'éducation et le développement personnel. Ces processus touche aussi bien la conformité, que le perfectionnement de la main-d'œuvre ou d’étendre les perspectives de progression de tel ou tel employé. Avec ces stratégiques, les organisations peuvent devenir plus efficaces et plus productives et accroître la satisfaction et donc réduire le turnover.
La gestion de la performance comporte deux volets: la définition des objectifs, puis la mesure, l'évaluation et la gestion de la performance des employés. Premièrement, elle définit les buts que les managers et les employés doivent viser pendant la période. En second lieu, elle permet aux organisations de mesurer et d'évaluer les performances annuelles des collaborateurs, d'identifier les meilleurs d'entre eux et de dialoguer en permanence pour favoriser la croissance des performances.
La gestion de la rémunération suit des budgets définis mais vise à motiver et à récompenser financièrement les employés, à améliorer la rétention des talents, et à influencer sur les résultats.
La planification de la relève est axée sur l'identification des successeurs pour le poste ou les rôles clés. Elle mélange une partie d’apprentissage et de perfectionnement avec une partie d’évaluation de facteurs de performance.
Histoire des outils de gestion de talent
Les premières versions des systèmes de gestion des talents ont vu le jour dans les années 1990, mais ces logiciels n'ont véritablement pris leur envol qu'après un article de McKinsey, paru en 1998 sous le titre "War for Talent". Ce document a inventé le terme « gestion des talents » (« talent management ») et a inspiré une myriade d’offres intégrées par les fournisseurs IT. Ces offres voulaient répondre au nouvel engouement des organisations pour qui la meilleure appréhension et le meilleur développement de leurs employés devenait un avantage concurrentiel. Auparavant, les outils de gestion de la performance et de la formation existaient bien, mais sous des formes rudimentaires.
Avec l'essor du cloud, de nouveaux éditeurs de SIRH et de gestion de talents en mode SaaS ont vu le jour. Certains des premiers fournisseurs sont encore actifs aujourd'hui, mais sous des formes beaucoup plus évoluées qu'il y a dix ans.
L'essor des suites de gestion des talents a été assez organique pour de nombreux éditeurs qui ont commencé avec une ou deux fonctions, et qui sont devenus une vraie suite intégrée au fil des ans.
Que fait un système de gestion de talents concrètement
Un logiciel de gestion des talents est conçu pour gérer les processus décrits précédemment. Toutefois, il les aborde généralement de manière spécifique.
Le recrutement se décompose généralement en différentes fonctions et processus:
- Branding et marketing de la page « emploi/carrière » du site Web de l’entreprise
- Profiling du poste
- Création de demandes d'emploi
- Publication de l’annonce
- Partage de l'annonce
- Réception des candidatures
- Suivi des candidatures
- Planification des entrevues
- Offre et lettres de refus
L’intégration se décompose généralement en différentes fonctions et processus:
- Recevoir les informations sur les préembauchés depuis l’application de recrutement
- Recueillir les renseignements sur le poste et dématérialiser la paperasserie administrative
- Fournir le matériel les logins nécessaires à l’embauché
- Présenter le pré-embauche à ses coéquipiers
- Fournir au nouveau venu les informations sur les objectifs, le plan de développement et les formations.
- Fournir d'autres renseignements sur le calendrier de l’intégration
Les logiciels d’intégration (onboarding) peuvent aussi gérer, pour certains, le « cross-boarding » (transfert interne) et le licenciement (off-boarding).
La formation se compose en grande partie d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS pour Learning Management System), qui fournit généralement des éléments comme un catalogue de cours et un portefeuille à remplir avec différents types de formations (vidéo, contenu interactif, documents, etc.) et d'évaluation (choix multiple, examens, etc.). Les employés peuvent utiliser le LMS pour structurer leurs programmes de cours, créer et stocker du contenu sur des plateformes externes et évaluer les cours terminés. Le LMS gère aussi la distribution de certificats, et certains logiciels donnent accès à leurs contenus pédagogiques à des élèves externes.
Le développement de carrière se décompose généralement en différentes fonctions et processus:
Intégration avec le LMS, avec l’outil gestion des performances et avec la planification de la succession
- Gestion des plans de carrière avec fixation des objectifs de développement, de compétences et mise en place de plans d'apprentissage
- Évaluation des aptitudes et des compétences
- Comparaison et adéquation avec les postes visés
- Emplois désirés avec évaluation des lacunes de compétences et mise en place des actions de développement pour atteindre le niveau désiré.
La gestion des rémunérations se décompose généralement en différentes fonctions et processus:
- Intégration à la gestion de la performance pour un processus de rémunération au mérite
- Budgétisation
- Évaluation individuelle et en équipe
- Étalonnage de l'équipe
- Indemnités fondées sur les pourcentages ou sur les montants
- Evaluation de différents types de régimes de rémunération (par exemple à base d'actions, de primes, d'intéressement à long terme, etc.)
- Evaluation de plusieurs types de plans de rémunération simultanément
- Fixation de la rémunération variable
La planification de la succession fournit habituellement des organigrammes qui montrent la succession, identifient les successeurs et les affectent aux postes clés. Il définit les compétences requises pour les différents postes et peut également faire un rapprochement entre les postes et les successeurs. Il existe également des matrices qui décrivent le rendement et le potentiel d'un employé. Les cadres peuvent évaluer les risques et organiser des réunions d'évaluation des talents.
Typiquement, tous les systèmes de gestion des talents devraient offrir des capacités de reporting et d'analyse pour tous ces processus.
Talent Management + Core RH
Certains pure player de la gestion des talents se sont développés sur le marché du Core HCM (SIRH). Ils proposent un package en complément de leur offre initiale pour bénéficier d’une suite RH complète. Certains ont même fait ce choix depuis le départ. La logique est simple : elle permet à l’entreprise qui le souhaite de n’avoir qu’un seul socle application pour la gestion de ses effectifs.
Parmi les fonctions clés offertes dans un HCM qui permettent une intégration réussie avec les solutions de gestion des talents, on peut citer un tableau de bord, qui présente les notifications et les workflows de tous les modules ainsi que les communications de l'entreprise et des services. Le HCM permet également des fonctions libre-service pour les employés (et les managers). Enfin, souvent, les suites HCM disposent d'un suivi des documents et de mises à jour automatisées lors des changements organisationnels, ce qui complète parfaitement la gestion de talent.
