SIRH / HCM : les sept applications qui ont le plus d’impact sur « l’expérience employés »
Les SIRH et les enquêtes pour écouter les retours des employés sont des moyens évidents d'améliorer l'expérience et l'engagement au travail. Mais n'oubliez pas la collaboration, le help desk ou d'autres outils de la vie quotidienne.
En théorie, si vous offrez une expérience optimale à vos employés, ils seront naturellement plus engagés et resteront au sein de l'organisation beaucoup plus longtemps. Mais certaines applications ont-elles plus d'impact que d'autres sur cette expérience ?
La réponse est : « oui ».
Les suites complètes d'applications de gestion du capital humain (HCM / SIRH) d'éditeurs comme SuccessFactors (SAP), le Français TalentSoft ou Workday, jouent certainement un rôle majeur car elles sont conçues pour prendre en charge l'ensemble du cycle de vie des employés. Mais des applications, dites de niche, conçues pour des briques RH ou pour une utilisation plus larges sont également utiles pour offrir une expérience positive aux employés.
Que la stratégie de votre entreprise vise à tirer le meilleur parti d'une suite intégrée HCM de bout en bout, ou d'un ensemble d'applications indépendantes (dans une logique « best of breed ») - ou d'une combinaison des deux - plusieurs applications importantes sont à étudier de près.
HCM
Votre système d'information des ressources humaines (SIRH) reste l'une de vos applications RH les plus importantes.
C'est là que les employés vont pour effectuer leurs tâches RH obligatoires, même si c'est souvent de manière occasionnelle. Le fait de pouvoir faire ces démarches rapidement et facilement, sans avoir à lire un manuel, n'épatera peut-être pas vos employés, mais cela améliorera certainement leur expérience globale.
Les fonctions du SIRH que les employés ont tendance à utiliser le plus sont le libre-service, l'évaluation des performances et les opportunités d'évolutions de carrière. Les activités en libre-service couvrent les fiches d'activités (temps travaillés, etc.), les demandes de vacances ou d'arrêts, la consultation et le choix des avantages sociaux (paiement de l'intéressement ou versement dans un fonds, etc.), la modification des données employés et la consultation des organigrammes.
L'ancienne génération de SIRH peut ne pas inclure toutes ces caractéristiques. Par exemple, les organigrammes sont accessibles de manière courante dans les produits cloud, mais ils ne le sont généralement pas dans les systèmes existants sur site. Dans de ce cas, vous devrez peut-être trouver une application tierce à intégrer dans votre environnement RH pour le moderniser.
Outils de collaboration
Les outils de collaboration de nouvelle génération, comme Slack, Trello ou Workplace (de Facebook), offrent une façon différente de collaborer sur des projets et des initiatives, plus en temps réel, sans avoir besoin d'être au même endroit en même temps.
Dans certains cas, ces outils peuvent s'intégrer à votre système de gestion des formations (LMS, ou Learning Management System) pour y ajouter un aspect de collaboration sociale.
Les outils de collaboration se composent principalement de groupes de discussions, d'espaces de travail partagés, de chats (ou messagerie instantanée, IM), de stockage et de partage de documents et de fichiers (EFSS), de l'édition à plusieurs de documents et de commentaires / like (j'aime).
Ils permettent aux équipes - en particulier celles dispersées géographiquement - de suivre, de gérer et de contribuer à divers projets et initiatives.
En général, lorsque ces types d'applications sont correctement mis en œuvre et qu'ils fonctionnent comme prévu, les employés en ressentent vite les avantages et ont tendance à considérer leur employeur plus favorablement et comme étant plus à la pointe de la technologie (et donc moderne).
Gestion de l'expérience, sondages et feedback
La gestion de l'expérience (ou XM pour eXperience Management) est une catégorie relativement nouvelle dans les applications métiers.
Les outils XM sont destinés à recueillir et à évaluer les commentaires des clients, des revendeurs, des fournisseurs, des employés et de touts les intervenants au sens large. Ils permettent d'utiliser ces retours pour façonner les expériences des divers groupes et optimiser l'engagement et la perception - ce qui, au bout du compte, augmente les ventes et la rentabilité.
Les entreprises peuvent aussi en interne utiliser ces données XM pour optimiser et améliorer le cadre de travail et l'engagement des employés.
Qualtrics, récemment acquis par SAP, est l'un des principaux acteurs du secteur. Mais SurveyMonkey ou SoGoSurvey recueillent également les commentaires des employés. Ces outils fournissent également des rapports, des tableaux de bord et des capacités d'analyses.
Gestion des services RH (HRSD)
La plupart des employés, à un moment ou à un autre, ont déjà ouvert un ticket pour faire une demande ou pour rechercher des informations sur un processus, un problème ou un sujet particulier dans leur travail quotidien.
Bien que la gestion des services soit historiquement une fonction IT (ITSM), ces outils passent de plus en plus dans le domaine des RH, ce qui permet aux employés d'ouvrir des tickets pour des questions liées aux RH. On parle désormais de HRSD (HR Service Delivery) pour ces portails RH et Help Desk RH.
Certaines applications ITSM, comme ServiceNow,s'attaquent désormais aux HRSD. Une gestion efficace des tickets et l'accès à une base de connaissances bien organisée sont des moyens sûrs de maintenir une expérience employés positive. Le Français PeopleDocs, récemment acquis par Ultimate, est l'un des leaders européens des services RH.
Intranet
Bien qu'un peu démodé, votre intranet reste un excellent endroit où trouver de l'information pour compléter les autres systèmes RH. Certaines entreprises peuvent améliorer l'expérience employés en passant d'un intranet traditionnel à des outils de collaboration, comme SAP Jam ou Yammer (Microsoft), ou en mixant les deux.
Santé et bien-être au travail
Les technologies et les stratégies qui visent à améliorer la santé et le bien-être général constituent une autre tendance nouvelle dans le domaine des RH.
Le but est d'améliorer non seulement l'expérience de travail des employés, mais aussi leur santé et leur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. Les applications liées à la santé et au bien-être couvrent un large éventail de questions, comme par exemple le suivi du sommeil, la méditation, la gestion du stress, l'activité physique (fitness, etc.) ou encore l'alimentation.
Les applications spécialisées se multiplient, et certaines suites HCM les incluent désormais en natif (ou via leur marketplace).
Audio-conférence et vidéo-conférence
Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement d'un outil RH, des logiciels d'audio-conférence et de vidéo-conférence qui ne fonctionnent pas correctement auront un effet négatif sur votre personnel et sur sa perception des réunions. Il en va de même si le logiciel a peu de fonctionnalités ou qu'il ne dispose pas de fonctions robustes d'accès à distance - peut-être parce que l'entreprise n'était pas disposée à payer pour cela.
A l'opposé, un logiciel de conférence qui fonctionne, simple et intuitif, est un élément important de collaboration, qui a souvent un impact très positif sur l'expérience employés.
Dans ce domaine, les solutions se multiplient avec de nouveaux entrants comme le duo Zoom / Slack, BlueJeans, Join.me ou encore Amazon (Chime) et des historiques comme Microsoft (Skype / Teams), Cisco (WebEx), Adobe (Connect) et autres GoToMeeting ou, plus spécialisé, TeamViewer.
