RPA : 7 applications pour transformer sa logistique et sa supply chain
L’automatisation robotisée des processus peut aider de différentes manières les entreprises dans la gestion de leurs processus d’approvisionnement : voici sept pistes que les métiers et les DSI peuvent explorer pour gagner en résilience.
La RPA (Robotic Process Automation) peut doper l’efficacité de votre chaîne d’approvisionnement. Les améliorations qu’il apporte dans les supply chains accélèrent les tâches chronophages et répétitives qui, une fois automatisées, fluidifient les workflows.
Pour mémoire, la RPA repose sur des robots logiciels – des bots – qui extraient des données d’une application pour les ingérer dans une autre, même (voire surtout) lorsqu’il n’existe pas de moyen classique pour le faire (intégration, API, etc.).
« Dans la plupart des cas, on utilise la RPA avec à d’autres leviers comme l’Internet des objets, le traitement augmenté à l’IA des documents, les chatbots, les applications mobiles et même la blockchain, pour redessiner des workflows et résoudre les défis qui se posent à l’entreprise, comme les goulots d’étranglement », explique Shirley Hung, vice-présidente d’Everest Group, un cabinet de conseil en gestion.
Prenons l’exemple d’un prestataire en logistique, AM Transport.
La RPA peut combler les trous dans l’intégration entre systèmes qui existent chez presque toutes les entreprises qui gèrent des expéditions.
L’entreprise avait construit deux infrastructures : la première sur Boomi qui connectait les intégrations EDI entre ses clients ; et une infrastructure applicative interne (la seconde) sur Salesforce, Google et AWS, rapporte Jason Doris, DSI d’AM Transport. Les APIs pouvaient prendre en charge de nombreux workflows, mais elles ne couvraient pas tout : il fallait encore saisir des données manuellement à intervalles réguliers.
L’équipe de Jason Doris a implémenté Boomi Flow, un service RPA, pour supprimer les tâches répétitives de la saisie manuelle et de l’EDI et étendre le workflow à d’autres domaines.
« Si un enchaînement d’événements a lieu, je peux automatiquement contacter les clients, j’informe la comptabilité et j’envoie [les connaissements, alias les bons de chargement], là où avant j’aurais dû faire chaque chose à la main séparément. », explique Jason Doris.
2. Maintenance prédictive
La maintenance des équipements est un aspect très important de la gestion de la chaîne logistique. Alliée à d’autres technologies, la RPA contribue à faciliter la maintenance prédictive.
Prenons un exemple. Dans une raffinerie d’essence et de gaz, des capteurs IoT peuvent repérer la corrosion et les dégâts sur les oléoducs et les gazoducs, remontent les données à des applications qui peuvent les analyser en local et/ou les envoyer dans le cloud pour les évaluer et en tirer des prévisions.
Déclenchés par ces informations, des bots RPA peuvent automatiser la procédure de planification de maintenance, informer les clients touchés et mettre à jour les aspects financiers, illustre Shirley Hung.
Les retards et les erreurs liés aux actions manuelles sont éliminés, les temps de réponse sont raccourcis, le travail des employés est réduit, et l’efficacité opérationnelle améliorée.
3. Gestion logistique
La RPA peut rendre plus efficaces les phases de livraison.
Dans ce type de cas, les bots de RPA analysent les commandes et mettent à jour les informations dans tous les systèmes, au fur et à mesure du transfert de la commande de service en service et d’entreprise à entreprise, continue Sherley Hung. Alliés à des systèmes de routage intelligent à base d’IA, ils peuvent aussi coordonner plusieurs partenaires logistiques de fret routier, maritime et aérien. Les bots peuvent automatiquement recourir à un prestataire de livraison selon la localisation des produits.
Les bots RPA peuvent aussi envoyer des notifications au client comme des avis de retard : ces mises à jour en temps réel améliorent l’expérience client.
Par essence, cette technologie diminue les erreurs et améliore leurs prises en charge. La RPA s’avère particulièrement utile dans la gestion des expéditions internationales, qui passent par divers processus supplémentaires (douane, stockage, inspection) qu’il faut coordonner.
4. Service après-vente
Le support, après la vente, est de plus en plus important. La RPA, jumelée à d’autres technologies, peut aussi améliorer cette partie de la chaîne logistique.
« La RPA réduit le temps passé à gérer des processus back-end pour mieux s’occuper des clients mécontents. »
Sherley HungEverest Group
Par exemple, quand un client fait une demande dans une application mobile, un assistant virtuel ou un agent conversationnel peut interagir avec lui, puis envoyer la demande dans le bon système, continue Sherley Hung. Les applications de traitement intelligent des documents sont capables de lire les données de différentes demandes, dans différents formats, puis de se coordonner avec des bots RPA pour mettre à jour les informations des tickets de service.
Si un client procède à un retour, une application mobile pour les prestataires de services tiers et pour la prise en charge des retours peut améliorer la visibilité sur la localisation du livreur, l’heure de passage et, le cas échéant, la durée nécessaire à la réparation. Les bots RPA peuvent automatiquement suivre les commandes en temps réel et envoyer des accusés de réception électroniques aux clients.
« La digitalisation réduit le temps passé à gérer des processus back-end et libère du temps pour les employés afin de s’occuper des clients mécontents », conclut Sherley Hung.
5. Émission de commandes
Un bot de RPA peut aussi surveiller les niveaux de stock et lancer des commandes lorsqu’ils passent en dessous d’un certain seuil. La plupart des entreprises ont, avec leurs fournisseurs, un modèle de commande ou un processus de commande en ligne : la nature structurée de ces informations en fait un candidat idéal à l’automatisation par RPA.
Le RPA peut ne faire gagner que quelques secondes sur une transaction. Mais quand on multiplie ces secondes par les dizaines de milliers d'itérations, ces bots libèrent un temps précieux.
« En automatisant le processus avec la RPA, on garantit la cohérence des infos et on réduit le risque de retard et d’erreur », confirme Kapil Kalokhe, directeur chez Saggezza, un cabinet de conseil IT.
Maintenir l’efficacité du processus d’approvisionnement permet aussi de rater moins de ventes du fait d’un manque de produits, tout en assurant des niveaux de stocks optimaux. En période de pic (ou de creux d’activité), la réactivité est (encore plus) primordiale.
Les unités de production génèrent des rapports sur leurs niveaux de stock de matières premières, les tâches en cours et les produits finis. Le service IT peut configurer un bot RPA qui synchronise ces informations avec un CRM. En fonction des données des rapports, le bot peut déclencher une commande, soit par mail avec le fournisseur concerné, soit sur son portail dédié s’il en existe un. Le responsable des achats n’a plus qu’à surveiller les notifications et approuver la demande. Dans les grosses organisations, qui travaillent avec de très nombreux fournisseurs, ce processus se produit plusieurs centaines de fois par jour.
« Avec la RPA, les gains de temps sont considérables », constate Kapil Kalokhe.
Mais la RPA n’implique pas la disparition de toute intervention humaine. Il faut au contraire penser à une nouvelle forme de supervision des anomalies et créer un processus de validation supplémentaire pour éviter les achats en trop ou les erreurs d’interprétation liée à une trop faible occurrence des événements, avertit-il.
6. Traitement des commandes
L’automatisation de tâches manuelles répétitives et routinières, comme faire correspondre un chargement avec la gestion des commandes et la disponibilité des transporteurs, peut s’avérer difficile à implémenter directement dans un ERP. La RPA peut en revanche assez facilement y arriver.
La RPA peut normaliser ces aspects du processus de gestion des commandes, affirme Prasad Satyavolu, directeur de la transformation numérique des industries manufacturières, logistiques et énergétiques chez Cognizant.
La RPA peut regrouper les données provenant de divers silos comme des modules de gestion opérationnelle, des feuilles de calcul ou des portails Web.
« Dans une organisation, la prise de décision est restreinte lorsque les capacités d’agrégation, de consolidation ou de corrélation des données sont limitées », constate-t-il.
Les employés sur le terrain peuvent ensuite faire appel à ces bots de RPA pour des tâches répétitives (emails, collecte de rapports, etc.).
7. Diversifier la chaîne logistique
Dans le contexte de la Covid-19, la RPA peut rendre la supply chain plus résiliente en mettant plus d’automatisation dans les relations fournisseurs (et diversifier ces sources d’approvisionnement).
Les responsables métiers ont tout intérêt à développer des équipes en charge de trouver les processus, qui gagneront à être automatisés, et à définir une feuille de route pour mettre en place cette automatisation, « ce qui renforce d’autant la résilience », avance Craig Le Clair, vice-président et analyste principal chez Forrester Research.
En associant RPA et apprentissage automatique (machine learning), une entreprise peut regrouper des données fournisseurs et clients, exécuter des simulations et analyser des options alternatives. La chaîne logistique accroît alors sa diversité. L’automatisation intelligente, qui ajoute une couche d’IA à la RPA et que l’on appelle quelquefois IPA, peut par exemple aider à préparer la réponse à une demande de devis et ouvrir l’accès à une plus grande variété de fournisseurs.
Ces mêmes outils peuvent aider à organiser les données des documents de différents fournisseurs – données que les techniciens pourront alors plus facilement comparer. La RPA peut aussi participer aux tâches de vérification obligatoires (informations réglementaires, endettement, etc.) pour faciliter le processus de sélection de (nouveaux) fournisseurs.
Un industriel peut aussi tous les mois lancer un bot, pour collecter et comparer des prévisions de ventes, les capacités de production, et des données d’approvisionnement en provenance de son réseau de fournisseurs pour détecter en amont des difficultés ou des incohérences, détaille Mark Hermans, directeur général chez PwC. D’autres bots peuvent vérifier les données sur les nouveaux produits, pour garantir que la nomenclature (Bill of Materials, cf. vidéo) et d’autres informations associées sont correctes et bien synchronisées entre les systèmes d’ingénierie, d’approvisionnement et de planification.
« Ces tâches sont d’une importance capitale, mais on sous-estime souvent combien elles sont chronophages », remarque Mark Hermans. En gagnant quelques minutes – voire quelques secondes – sur une transaction, multipliés par les dizaines de milliers d’itérations, ces bots arrivent à libérer un temps précieux que les planificateurs, les acheteurs et les ingénieurs mettent à profit pour se recentrer sur des activités à beaucoup plus forte valeur ajoutée.
